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关于档案编研工作信息技术应用 　　【摘 要】信息时代，传统的档案管理和手工检索已不适应档案事业发展的要求，更不适应电子文件归档和电子档案管理。本文在分析档案编研工作现状基础上提出应用现代信息技术提高档案编研工作。 　　【关键词】档案编研 电子化 信息技术 　　中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）35-202-01 　　随着计算机和网络的日益普及，计算机管理档案是已成为档案事业的发展必然趋势，档案管理工作的重点逐渐由单纯纸质保管型向电子保管和利用型转变，通过档案的现代化管理，为利用者提供更方便、更快捷的服务，提高档案利用效率。 　　1.档案编研工作现状及存在问题 　　在新的历史时期，随着社会经济的不断发展，档案工作也越来越发挥出其独有作用，在这之中档案编研工作尤其突出。它是档案工作的一项重要内容，是提高档案部门工作水平的一个重要途径，对于发展档案事业，具有重要作用。目前档案编研工作存在着三方面问题：一是各个单位对此项工作的认识停留在较为原始状态，缺乏革新意识。如工作中缺乏计划性、目的性，甚至对对编研工作没有根本的认识，所谓“编研”纯属为应付利用，大量为“编”，而“研”的成果却少之又少；二是匮乏编研人才。档案编研具有专业性、知识性和科学性的重要特征，所以要求与之深度和广度相匹配的专业人才，但目前这还没有达到标准，往往一个相应人员只是应付各类档案的日常整理和入库工作，根本没有时间和精力去开展其它工作，更无从谈起档案的编研工作了，这直接导致了档案编研工作的力量不足；三是忽视宣传，导致与利用脱节。利用是档案工作的终极目的，而编研成果是通过利用才能实现其自身价值，然而现在一些档案工作人员对这一点缺乏认识，他们在完成上级要求的编研工作后就将成果束之高阁，并未及时宣传和报道，从而导致编研成果毫无存在意义。 　　2.档案信息编研电子化 　　2.1档案编研资料收集电子化 　　目前，有些单位在办公自动化系统中增加了“档案文献编研管理系统”，编研人员可直接在“档案文献编研管理系统”收集编研资料，直接把编研所??要的材料下载在“档案文献编研管理系统”，构建编研知识仓库，这大大减轻了编研工作人员查找有关资料的劳动强度，提高了工作效率。 　　档案编研资料的收集方法，可借鉴《文书档案归档类目表》与编研纲要相结合，进行档案编研专题资料的收集。因为，档案分类的方法是人们组织知识的有效方法，其与志书类目设置有着异曲同工的作用。以企业编研《部门志》为例，传统编研大纲的设置，没有参照文书档案分类大纲编制，在编志全过程中，全靠手工查阅档案文献，进行摘录卡片，材料摘抄的时间占编志总体时间的70%以上，所以导致一部企业志书从查阅文献到编辑出版要4～5年时间。而计算机技术广泛应用于档案文献编研领域资料收集，企业编研人员充分依靠档案信息管理系统，利用“档案专题”编制功能，依据编研纲要，通过《文书档案归档类目表》，在海量的档案数据库中可迅速、准确批量查找出用于修志的文件材料。 　　2.2充分利用现代信息检索技术，提高档案编研资料的占有率 　　在浩如烟海的档案文献资料中，如何查找出自己想要资料，用传统的方法已不适应形势发展的需要，只有通过信息化，才是解决问题的唯一办法。利用计算机抽词技术可以方便地编制关键词索引、主题索引或分类索引，利用现在比较成熟和先进的全文检索技术，可以方便地查找一句话、一个词，达到对资料的最全面占有、最方便利用。 　　2.3利用办公自动化技术对档案信息进行编辑加工 　　采用数字化信息复制技术在编研过程中对档案原件信息进行复制转录。目前，档案信息转录手段已从人工抄写、静电复印等方式发展到数字化信息复制技术的应用。数字化信息复制技术采用图像扫描纸质载体档案信息的方法，应用汉字自动识别技术对纸质载体档案信息进行数字化加工，也可对批量电子文件进行快速复制与迁移，同时借助电子编辑软件校改加工档案文字。电子编辑技术使档案文献编辑工作告别纸与笔的传统操作方式，应用文字和图像处理软件对档案文稿添加标点、拟制标题、校改文字、加按作序以及对整部汇编进行编排和版面设计。目前，电子影像综合处理系统不仅可以对输入的图像进行裁剪、拼接、图文迭入、窗口编辑等，还具有将旧档案字迹增强的功效。对于字迹褪色、反差小或字迹扩散、湮化的档案，可通过对扫描参数的反复修改（调节亮度、加重对比度）清除或减轻字迹扩散部分的痕迹，提高清晰度，增强辨识校改图像、文字的科学性和准确性。 　　2.4档案编研信息多媒体组织方式 　　多媒体技术是一种把多样化的信息媒体集成的技术，它能够同时获取、编辑、存储和展现两种以上不同类型信息媒体，不同介质多元统一的整合，是档案编研信息传播的进一步发展。在档案编研工作中引入多媒体技术，可将文字、声音、