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关于档案管理有效性研究 　　摘 要：加强对档案的有效管理对促进党务管理工作的正常进行具有积极意义。文章简要地阐述了档案管理的重要性，重点对档案管理中存在的问题与发展策略进行分析，以期为提高档案管理的工作效率提供一定的参考意见。 　　关键词：档案管理；有效性；观念 　　引言 　　档案是党在社会实践活动中直接形成的、清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，它对党务的建设和各项管理工作都具有重要的意义，而且还是推进党进步和发展的重要文献资料。目前，在国内传统的档案管理工作中，只注重管理而忽视利用的问题普遍存在，从而导致了档案管理有效性受到了不同的影响，故要加快档案管理工作的理论研究和实践，是为了提高档案的管理，增大各类资源档案的实际利用率。 　　1 档案管理的重要性 　　档案资源的收集和整理是现代档案处理当中问题的关键所在，也是提高档案的价值效率和含金量的主要手段。有效性是指完成策划的活动和达到策划结果的程度，而档案管理的有效性是档案管理的效用与效率的交集。对档案管理来说，提高管理的有效性，必须同时提高效用与效率。档案作为一种信息资源，作为党务活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与党同步发展的无形资产，在党管理等各方面正积极地发挥应有的作用。规范化、科学化的档案管理，是党务必须做好的一项基础性工作。因此，建立一套适应党事务的特点、体现规范化、科学管理水平的档案管理体系，对规避和抵御各种风险起到一定的积极作用。 　　2 档案管理工作的现状分析 　　2.1 档案管理模式落后 　　传统的文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息为主要内容。因此，传统的档案管理工作主要是以实现对文档信息的保存为目的，同时，在特定的情况下为党务人员提供历史查询依据。然而，随着现代信息技术的发展，自动化档案管理模式具有无可比拟的优势。档案管理模式已经开始从手工管理模式转向电子信息化管理模式，信息管理已经渗透到党务活动的各方面。自动化管理模式在对有用信息的搜集与整理过程中，积极地突破了传统档案管理模式的缺陷。 　　2.2 人员专业素质不高，结构不科学 　　档案管理是一个的科学化的工作，它需要高素质的人才，对它的各项管理工作需要一个科学的分布。但是，目前很多单位档案管理工作人员招聘及结构分布不规范，专职及兼职人员职务不明确，从而导致了档案管理的整体性紊乱，影响档案效率。 　　2.3 档案管理工作滞后 　　目前，当部门机构达到一定的规模后，其内部的档案管理与上级发展就发生了脱节。档案分散保管在各部门，使得档案在整体上处于一个杂乱无章的状态。同时，档案在各部门的“信封式”的保存模式下，影响了档案的查阅及其利用[1]。 　　2.4 档案工作重视程度不够，平衡保管条件相对薄弱 　　目前，党政机关的很多部分工作环境已经有了一定程度地改善。但是，档案管理工作在很多单位都是属于幕后工作性质。因此，档案管理工作无法得到领导的重视，从而造成档案管理工作意识薄弱。此外，档案保管环境也有待于改善。不少部门单位将所需要保管的档案当成废弃品一样搁置在办公室的角落或者杂物间。这导致许多档案资料出现毁坏或者遗失的现象[2]。 　　3 档案管理有效性的策略研究 　　3.1 改变管理模式，引进新的技术与现代化接轨 　　时代的不断发???，档案工作也应该与社会现代化管理接轨，以提高档案管理工作的有效性。档案管理部门可以开发自己本部门的数据资料库软件，实现办公自动化，文档一体化。同时，相关软件的开发还有利于确保信息数据的泄密、遗失，从而提高数据的安全性和可靠性。现代信息技术在档案管理工作中具有极大的优势。因此，党务管理部门需要发挥自动化管理的优势，大力发展现代化的档案管理系统，做到管理系统之间标准统一，接口便捷，传递顺畅。同时，档案管理部分还需要加大信息自动化建设的探究和更新，制作出一整套由资源的采集、过滤、存储、提取、利用的流程，减少数据自动化管理体系与手工管理之间的矛盾。此外，信息自动化建设还有利于减少重复投入，避免工作成本无意义等问题的出现。 　　档案管理部门需要在现代档案管理理念支撑基础上，对文件实行规划化管理。通过建立科学合理的信息管理制度，加强对数据的有效整合。自动化档案管理系统需要发挥信息化的特点，实现信息一体化和信息运用的自动化控制功能，提高信息的利用效率。现代化管理模式能够有效地把信息管理的事后模式改造成信息资源培植与管理的即时模式，充分实现信息在档案管理工作中的促进作用。 　　3.2 提高档案工作人员的素质，优化人员结构 　　提高档案工作人员素质以及优化党务人员结构主要从两个方面进行努力：在人员招聘方面，我们在聘用档案工作人员时应该提高门槛，在确保业务能力的基础下，还应具备良好的意识和管理能力，以做到少招精招，从而增大档案管