试论档案信息化建设形势与任务.docVIP

试论档案信息化建设形势与任务 　　摘要：随着网络化和信息化的高速发展，档案信息化应运而生，为各行业的管理提供优质的档案信息服务，是新形势下档案管理的必由之路。面对信息化档案管理中存在的档案信息化标准各异、档案信息化存在制约因素、信息技术不高、档案信息化建设资金短缺的现象，做好信息化硬件、软件、数字化队伍数和字化资源的基础建设已成为我们信息化管理工作中的重点，因此坚持以标准化管理为主，制度管理为辅的原则进行档案信息化的管理，提高信息化档案建设的风险意识，加快各行业的档案信息化建设。 　　关键词：档案；信息化；建设；形式；任务 　　引言 　　在21世纪网络化、信息化高速发展的今天，以计算机技术为核心的档案数字化管理受到了越来越多的关注，许多政府机关与企事业单位已投入大量的人力物力，积极推进档案数字化建设。充分挖掘档案信息资源的价值，实现档案现代化管理，及时为各行业的管理者提供优质的档案信息服务，是新形势下档案管理的必由之路。本文针对当前档案信息化建设的形式与任务进行分析和探讨，希望能够为读者提供一些参考性的建议。 　　1.档案信息化建设 　　1.1档案信息化建设的概念 　　顾名思义，所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行整合、加工和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。简而言之，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程，这是一个长期的发展过程，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。 　　1.2档案信息化典型OAIS参考模型 　　在国际信息资源领域受到广泛关注的OAIS参考模型正是一项基于数字信息长期保存与获取的国际标准（ISO14721：2003）。该参考模型是对于数字信息保存系统相关的环境、功能模块以及信息对象的概念化，是实际系统建立的起点，任何致力于数字信息长期保存活动的系统和组织都可以在其基础上构建自己的长期保存系统框架。OAIS对于数字档案馆的建设具有重要的参考价值，因此，对OAIS的研究势在必行。如图1为OAIS参考模型信息对象图： 　　1.3档案信息化建设的主要任务 　　档案信息化建设主要可进行基础设施建设，提高计算机管理档案的普及率；建设和完善局域网，按要求做好政务网和互联网的接入工作；其可以进行计算机及外部设备选购，如加工、存储、安全；同时也用于局域网建设，并且也用于政务网接入和互联网接入。 　　建设档案信息化的核心任务和实效的关键就是档案信息资源建设；信息资源开发程度是衡量档案信息化水平的重要标志，如档案目录数据库建设在根本上提高档案利用效率、质量，档案全文数据库建设可进行保护、利用效率、质量、全文检索档案的信息，并且电子文件归档管理可增加积累、避免丢失。 　　另外就是档案信息化建设的应用系统建设，其可以进行档案管理系统的开发和应用文档一体化管理系统的开发应用，档案局（馆）参与当地政府上网工程和电子政务建设，在高级阶段可进行建设示范数字档案馆和电子文件中心。 　　1.4档案信息化建设的原则 　　①文档一体化原则，要把档案的文件管理和档案管理纳入一个统一系统，文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化；②电子文件与纸质文件并存原则，具有永久保存价值得的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品；③确保网络安全原则，因为当今社会是网络信息化的社会，网络操作系统具有复杂性，党和国家机关办公自动化系统涉及大量国家机密，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离，涉密信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上。要采取彻底的方法措施，确保党政机关的信息安全。 　　2.高度重视档案信息化发展形势 　　进行档案标准化和现代化建设是能够提高档案管理整体水平，同时也可以推进档案信息化工作的前提和基础。因此加快推进档案信息化建设进程，确保我国档案信息化建设事业能够良好的进行。 　　随着近几年来国家信息化的推进，电子政务的应用，正在对档案和档案工作产生着巨大的影响，促使档案管理的信息化。档案信息化是档案管理模式由传统的以档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息为主要形式面向社会提供服务的重心转变的过程。随着数字政府的建立，政府各部门将大量产生和应用电子文件，使档案信息的形态从原来以纸质文件、照片、录音录像等为主，转变为以数字形式为主。人们获取档案信息的需求也将从到馆调阅案卷转变为从网上索取信息；从查阅历史文献型档案信息，转变为广泛索取各种时效性较强的有序的现行文件信息。面对这样的形势，档案部门能否顺应发展，积极应对，使档案和档案工作融入信息社会大环境，充分运用数字文档、数字视频能够通过网络迅速实现信息传