access 第06篇.pptVIP

第 6 章 报表和数据访问页 6.1 自动报表与报表向导 6.2 建 立 报 表 6.3 报 表 的 编 辑 6.4 数 据 访 问 页 6.1 自动报表与报表向导 在Access中有4种方式创建报表：利用自动报表功能创建、利用报表向导创建、利用设计视图创建和将窗体转换为报表。和窗体的操作类似，可以先利用自动报表功能或报表向导创建出报表，然后在报表设计视图中对其作进一步的完善和修改，这样可以提高创建报表的速度。 6.1.1 利用自动报表功能创建报表 自动报表是以纵栏式的格式把数据源中的记录逐条罗列出来，它是创建报表最简单快捷的方式。但是，从中也可以看出这种方式创建的报表太粗糙了，通常是不能满足实际需要的，但可以在设计视图中对其作进一步的修改和完善。 6.1.2 使用自动创建报表向导创建报表 利用自动报表功能创建报表虽然快捷，但格式单调。另一种常用的创建报表的快捷方法是利用自动创建报表向导创建报表。利用向导可以创建出纵栏式和表格式两种类型的报表。纵栏式报表是把每个字段单独列在一行上显示出来，由两列组成，左边一列显示字段的标题，右边一列显示字段的数据值。而表格式报表跟数据表十分相似，由行和列组成，每行显示一条记录。 利用自动报表功能创建“产品”的普通报表，具体的操作是，选择【报表】对象后，单击【新建】按钮打开【新建报表】对话框，选择【自动创建报表：纵栏式】或【自动创建报表：表格式】，选择报表的数据来源或查询后，单击【确定】按钮即可，如图6-2所示。 图6-3所示为“产品”的纵栏式报表， 图6-4为“产品”的表格式报表。 6.1.3 利用报表向导创建报表 报表中常常包含很多的数据，对于数据的布局也有各种不同的要求，利用前面的两种方法自动创建虽然快捷方便，但是格式单调；另一方面如果完全依赖手工设定每一个控件则会非常的繁琐。使用报表向导创建报表则能够避免这些不足，是创建报表最主要的方式。 通过使用向导，可以快速创建各种不同类型的报表。使用【标签向导】可以创建邮件标签，使用【图表向导】可以创建图表，使用【报表向导】可以创建标准报表。使用向导创建，可以通过系统提供的对话框，输入自己的需求，再由系统自动完成报表的设计。如果生成的报表还不够理想，还可以通过设计视图做进一步的修改和完善。 6.2 建 立 报 表 在Access 2002中报表有3种视图：设计视图、打印预览视图和版面预览视图。打印预览视图按照报表打印的样式来显示报表，可用来查看报表的打印效果；版面预览视图用来查看报表的版面设置，其中只包含报表中的部分数据，所以运行速度要比打印预览快。 设计视图用来创建或修改报表，通常用来弥补报表向导的不足，如要修改报表向导建立的报表，就可以进入该报表的设计视图中进行修改。 6.3 报 表 的 编 辑 报表创建之后，经过一段时间之后可能会由于需求的改变而要作适当的变化，这时候就可以对原来保存的报表进行编辑和修改。报表的编辑必须在报表的设计视图中进行，具体的包括对数据的排序与分组、添加分页符和页码、日期和时间、对报表的属性进行设置、添加线条和报表徽标等。通过编辑，可以设计出功能更强大、外观更和谐的报表。 6.3.1 排序与分组 在创建报表时，往往要将相同类型的数据集中在一起，并按照一定的顺序进行排列，使得报表的信息更加清晰明了。这就要在报表中对记录进行排序与分组，只有对记录进行了排序与分组，才能对数据进行分类、汇总，而这也是报表最主要的功能之一。 6.3.2 使用计算和汇总 在信息输出的过程中，除了原始数据外，通常还需要输出汇总或各种计算的结果。在Access中就可以使用报表对数据进行计算和汇总。 6.3.3 加入分页符 在报表中进行分组后，可以在一组记录后加入分页符，强制下一组记录从新的一页开始。加入分页符的操作非常简单，只需要在主体节中的格式中设置【强制分页】属性，如图6-24所示。 【强制分页】属性有【无】、【节前】、【节后】和【节前和节后】4个值，其中： 【无】表示不强制分页，为默认设置； 【节前】表示有新的数据出现时，在新的一页顶部开始打印当前一组记录； 【节后】表示有新的数据出现时，在新的一页顶部开始打印下一组记录； 【节前和节后】则为【节前】、【节后】两种效果的综合。 另外也可以直接在报表中相应位置加入【分页符】控件来实现强制分页。 6.3.4 添加页码和日期时间] 在输出报表时，通常要包含“第几页，共几页”等页码信息，或者报表的日期时间。同样，Access也可以在报表中加入这些内容，而这些通常都是放在报表的【页面页脚】或【页面页眉】中的。 在报表中添加页码和日期时间的操作步骤如下。 （1）在设计视图中打开报表，选