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实用文的作用实用文是文章的一大类，主要功能是实用，这是实用文功能本质所在，但其使用极为广泛，涉及社会生活的各个领域，从而概括起来有三个方面的作用，即管理作用；交际作用；反映客观现实的作用。实用文可分为十大类：公文类；规章类；机关日常事务类；法律类；经济文书类；科技文书类；外事文书类；礼仪文书类；书信类；传记史志类。 实用文有特点：实用文的特点主要表现在实用性。即它在一定的时间内有效用，一旦事务处理完毕以后，这份实用文就失去了它的效用；对象性；这是实用文在处理事务以及进行人际交往过程中具体应用上的不同特点，实用文的写作必须明确对象，没有对象也就无所谓应用，没有对像也就无从表达。程式性；必须有一定规范的处理程序。简约性，这是实用文在语言文字运用上的特点。可以用尽可能少的语言文字来传递尽可能多的信息。实用文写作步骤写作前的准备（包括思想准备、内容和材料准备），拟写提纲，草拟初稿，征求意见，反复修改，誊抄文稿，确立标印。 实用文主题涵义：作者在实用文中对客观事物所持的基本看法、观点。作者对收文一方提出的基本要求和基本主张；即表明作者观点，又表明作者的基本主张和要求。 实用文主题作用：1、从主题与其他内容的关系上看，主题具有统摄作用；主题是选择材料的依据；主题是组织和派生具体观点、主张的基础；2、从主题与形式诸要素的关系上看，主题起着支配作用；主题支配着不同文种的选择；主题支配着实用文内容的安排；主题支配着实用文语言的运用。 实用文主题的要求：主题要反映事物的本质；主题要正确；主题要新颖；主题要集中；主题要清晰明确；主题要前后一致；主题露而不藏。 实用文选材的质量标准可以概括为：真实、新颖、典型、系统、切旨。 材料的筛选加工的方法：量价值、看负荷；正反比较，鉴别真伪；按类划分，点面结合；抽象概括，揭示规律。 材料的运用方法：点面结合；连引、列举；参照对比；主体材料与背景材料相结合。情况与数据相结合的方法。 实用文的结构范围：实用语言的外部格式、篇章布局、逻辑结构三个部分的内容。 实用文的结构：使文章表达“言之有序”。使写作者心中有全形。使文章层次分明，具有逻辑性，方便读者阅读。 实用文结构原则要求：要正确反映事物的客观规律；要正确反映结构要素之间的逻辑联系；要正确反映不同的文体要求； 实用文结构的方法：基本的逻辑方法：综合—分析—综合；分层、分段中的分类与归类方法；归纳层、段主旨的方法。 语言的四要素：一是人类所特有；二是具有“语音”形式；三是按一定的语法规则组合；四是能够表达意思、交流思想。 实用文语言特点：一是服务于社会活动，处理社会事务；二是具有适应社会活动所需要的语言风格、结构和规范。 实用文语言表达特点：1、语言表达的明确性。体式使用范围明确；运用语气准确；用词准确妥当；句式严密明确；2、语言表达的简要性。词语简洁；内容单一，纲目分明；3、语言的平易性：尽可能的采用常见常用的通俗词语；尽可能采用词的常义组合；讲究句型的运用；少用或不用描绘手法。4、语言表达的典雅性。适当选用礼貌词语；巧妙使用“软性”词语。适当采有幽默词语；注意词的风格色彩。注意词语的感情色彩。适当采有委婉词。5、语言表达的程式性。有相对固定的体式，相对稳定的结构方式，相对稳定的习惯用语等。行政公文的概念主要从以下几个方面理解：行政公文的作者是法定的行政机关；行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的。行政公文是具有法定效力和规范体式的文书。行政公文是行政机关进行公务活动的重要工具。 行政公文特点：鲜明的政治性和政策性；法定的权威性和行政约束力；规范的格式和处理程度。 行文规则：是各级国家机关或组织在制发公文过程中必须遵守的各项规定和准则。其主要包括以下几方面内容：根据隶属关系和职权范围确定行文关系，准确行文；选择合适的行文方式，一般情况下不得越级行文；精简公文，注重效用。 行政公文的种类：按公文用途、作用范围划分有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见函、会议纪要。按公文内容、性质划分有指挥性公文；报请性公文，知照性公文；商洽性公文；按公文行文方向划分；有上行文、平行文、下行文；按公文密级划分；有决密、机密、秘密、普通公文四种。按公文紧急程度划分有特急、急件、平件三种。 公文的书面格式有：眉首（由公文份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人六个部分组成）、主体（是由公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、成文日期、印章、附注、附件九个部分组成）、版记（包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等）三大部分。 命令的种类：根据命令的用途，命令可分为公布令、行政令和嘉奖令三种。 命令的格式由标题、正文和落款三部分组成。 决定一般由标准、题注、正文、发文机关、发文日期等部分组成。通知一般由标题、主送机关、正