试论新世纪档案利用工作.docVIP

试论新世纪档案利用工作 　　【摘 要】新时期随着我国档案信息化建设的逐步推进，如何利用档案工作已经成为各级各类档案管理部门提高自身素质、实现发展目标的战略措施。但是，多年来系统开发建设的大量事实告诉我们，档案利用工作的道路坎坷，许多已建系统的使用带来的效益远远不及预先的承诺与期望，档案理利用率低。效益难望，或半途而废的情况时有发生。应该说造成上述状况的因素是多方面的，大多数档案信息管理系统利用工作不成功的原因除了由于重视程度不足，对于使用档案没有思想准备，缺乏有效方法与手段外，主要还有以下几个问题需要探讨。 　　【关键词】新世纪；档案；利用；信息化；档案管理 　　新世纪对档案的利用工作提出了新的要求。档案工作者如何在市场经济条件下，发挥自身优势，揭示馆藏档案信息资源，提高档案馆为市场经济服务的能力，充分发挥档案的经济效益和社会效益，满足社会对档案的需要。笔者试从以下几方面谈谈如何开展档案的利用工作。 　　一、丰富和优化馆（室）藏 　　丰富和优化馆（室）藏始终是档案馆建设的根本，也是开发利用档案信息资源的基础，是满足社会各方面工作利用的前提条件。在新形势下，各行各业对档案信息资源的需要，不仅是数量的增加，也更加趋于多样化和复杂化。没有丰富的馆藏内容，就不可能满足各方面工作对档案信息的需求，因此，档案人员要以高度的责任感和使命感，采取多种形式广泛收集信息材料，向档案信息的深度和广度进军。可以放宽档案接收范围和缩短在本单位保管的时间，派人员到外地档案馆或有关的上级单位进行摘抄、复制，以弥补短缺部分。 　　加强专业知识的学习，明确接收范围。收集档案时，不仅要收集现行档案，而且要收集历史档案；不仅要收集文书档案，也要收集科研档案、实物档案和各种专门的业务档案；不仅要接收宏观内容的档案，还要收集微观内容的档案；不仅要收集各种门类载体的档案，也要收集各种书刊资料；还要接收反映本地区自然、社会、历史以及经济、文化等方面的档案资料。 　　掌握馆藏结构，优化档案信息资源配置，使储备的档案信息更加合???，增加为社会经济建设服务的能力。社会经济得到发展，也会为档案事业的发展创造一定的氛围和条件。 　　二、档案管理人员要树立主动服务意识 　　档案管理人员树立主动服务意识，是形势发展的需要。党的十六大提出，要以“三个代表”重要思想来统领各项工作。档案部门贯彻落实“三个代表”重要思想，根本的一条就是在深刻领悟“三个代表”的科学内涵和本质基础上，坚持把为中国特色社会主义事业服务作为档案工作的生命线，紧握时代脉搏，与时俱进抓档案。概言之，就是转变观念与职能，在“服务”上做好、做足文章。 　　档案服务形式是档案部门与利用者直接接触的环节，也是最能体现档案部门形象的环节，以往的“窗口”服务已远远不能满足新形势发展的需要。创新档案服务形式是新形势对档案部门提高服务水平的新要求。“首问责任制”、“预约全天候无假日服务制”、“休闲服务”、“365天服务”、“挂牌服务”等档案服务形式已将“优质、高效、亲情”的服务理念带进了档案服务领域。在档案实体信息服务中，融进了“以人为本”的亲情服务，同传统、单一、刻板的档案服务形式相比，更增加了“人情味”。创新档案服务形式是为了满足利用者多方面的需求，也可以借鉴其它行业的一些做法，把“零距离”、“真情服务”和“换位思考”等观念一同引进来，以“换位思考”的方法和开放式“零距离”接触的方式，拉近档案人员与利用者的实际距离和心理距离，满足利用者多方面的需求。 　　三、应用现代化技术手段进行档案信息资源开发工作 　　信息是现代社会当中的重要资源，档案信息在信息社会中占有一定的比例。随着科学技术的不断发展，档案的种类和数量日益增加，这不仅给收集、管理档案工作带来极大的不便，而且面对浩瀚如烟的档案，要迅速从中查到针对性强、有参考价值、急需的档案信息，没有现代化的技术设备和现代化的检索方法，就如同大海捞针，其结果必然是在查阅档案信息中耗费大量的时间，既难查准，又难查全，往往导致科研革新工作的重复和不必要的浪费。因此，档案生成设备越先进，它的信息载体和书写方式就越先进，它对物质条件和科学技术的依附性就越突出。在档案利用方面，由于档案信息载体不同，为满足用户需要，就必须利用现代化设备，对档案进行检索，要达到网络检索。就必须利用现代化通讯技术，先进的设备和计算机组成现代化档案信息联机检索网络系统。没有档案信息资源网络的开发利用，就无法对载体多样化的档案进行科学技术的保管和利用。 　　实践证明，先进的现代化设备在档案工作领域的广泛应用，为科学开发档案信息资源创造了优越条件。因此，应尽快使电子计算机进入档案工作领域，以电子计算机网络为中心，利用现代化工具进行存储、检索、分析、传递档案信息，实现档案信息上网，建立档案目录中心，在馆