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基本BS高新区数字化档案管理系统研究 　　摘要：随着电子信息技术的飞速发展，档案管理由传统方式向信息化管理转变已迫在眉捷。该文以高新区数字化档案管理系统的实践为基础，对高新区档案管理的现状、数字化档案管理的优势做了详细分析，设计并实现了基于B/S结构高新区数字化档案管理系统，总结了系统特点，详细的说明了系统的解决方案。 　　关键词：数字化；档案管理系统；B/S结构 　　中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）17-3980-03 　　1 高新区档案管理的现状及面临的问题 　　1.1 档案管理的现状 　　高新区现有户主档案及家庭人员数十万份以上，约1，00多万页纸张量，主要有户主信息、户主身份证复印件、家庭成员信息、家庭成员身份证复印件，其他说明材料等重要信息。档案保留时间在20年以上，档案在归档后，需要大量的反复查阅。 　　1.2 档案管理面临的问题 　　高新区管理人员在做数据审核、身份证等基本信息的修改，都需要反复的查看审批表，需靠手工查询纸张原件，响应速度慢。由于档案量巨大，当需要查询档案时，需花费按小时，甚至一天的时间在档案室查找。耗时、耗力。由于档案需长期保存，为保证存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。文档占用存储空间每年在不断扩大。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和难以解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。 　　2 数字化管理原始档案的显著优势 　　1）所有原始档案通过图像扫描、压缩、存储在硬盘及磁带上，利用海量存储系统，上百万份档案资料可以快速备份、恢复。可使受损档案轻松恢复、使由于自然灾害而造成的损失程度降到最低。 　　2）实现非接触式档案调阅，避免多次调阅造成原始档案的永久性损坏。 　　3）如有原始档案丢失、缺损等情况，可以实现原始档案影像文件打印输出，完成对原始档案的修复。 　　4）新的档案表格在初次入库前，先扫描进入原始档案管理系统登记管理，档案管理人员以后只要完成档案扫描工作，其余日常管理工作完全交给计算机完成，这样一方面减少档案管理的工作量，减少人力物力，另一方面也使原始档案的管理力度加强。 　　5）非特殊情况下，日常工作中需调阅档案时可直接通过内部网络进行浏览，快速高效，通过设置不同的使用权限，确保了档案资料的安全性。 　　6）可实现原始档案信息的共享，授权因工作需要而接触档案的工作、执法人员，在一定范围内进行操作、调阅，使查询工作简单、快捷、方便。 　　总之，档案的计算机管理与人工管理相比，可保证档案的真实、安全、保存时间长、查询速度快、档案管理规范、信息安全、准确支持网络计算机调用，实现信息共享，节省人力物力的优点.简化了管理人员的工作，为各种相关事务，提供真实可靠的凭证。 　　3 高新区档案管理系统的特点 　　1）采用传统档案与电子文件一体化的管理模式。 　　2）系统框架模型设计基于OAIS参照模型。 　　3）具有传统档案与电子文件查询管理功能。 　　4）具有灵活的报表打印功能。 　　5）具有分级授权方案，使档案信息更加安全开放的体系结构，遵循信息描述，组织和资源互操作的国际或行业标准，使用XML对元数据进行描述。 　　6）系统采用微软的.net技术开发，系统架构采用B/S结构，用户通过浏览器即可访问，无需安装客户端程序。 　　4 解决方案 　　系统功能需求如图1所示。 　　4.1 文件管理 　　人工输入现在有人员的基本信息，每条信息看作一个文件，文件按目录管理（街道-社区），档案管理人员对居民档案文件与电子元数据等内容进行复核、修改、接收、驳回、查询和归档等操作。 　　4.2 档案管理 　　档案员对接收到的电子文件可以进行著录、数据挂接、浏览、编辑、修改、增、删、查找、分类等操作并可对档案与审批表内容、挂接数据内容、文件的背景信息、结构和元数据等内容进行复核、修改、接收、驳回和归档等操作。 　　4.3 查询统计 　　依权限设置允许用户对文件内容进行综合查询检索并可将查询的数据结果导出到EXCEL表格。也可对检索到的全文进行浏览、复制、生成摘要等操作并可将检索到的信息进行打印。用户可根据自己的要求增、删、保存、修改表格，并可将表格及其相关数据导出。 　　4.4 系统维护 　　实现对系统各项设置的管理。用户角色分配与权限设置，包括：用户的增、删、修改与用户（含用户组）权限的创建、修改、删除、复制、继承和角色赋权等操作。依权限设置档案员可以对全宗进行建立