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电子档案管理和利用 　　【摘 要】 本文通过传统档案管理和电子档案的对比，论述了电子档案克服了传统档案难保存、易失真的缺点，弥补了纸质档案的不足，同时，电子档案也存在容易被盗窃等许多缺陷。 　　【关键词】 电子档案 管理现状 应用 　　1 电子档案的管理现状 　　近几年，各种电子档案的发展促使了各类档案数量的急剧增加。档案管理工作是一个比较复杂的系统工程，档案的相关数据和资料由档案持有人填写完成后，再由档案管理工作者认真仔细的核查，如果对不符合档案管理规定的填写应该由档案持有人重新填写，将填写正确的档案资料由档案管理者分类储存在档案室里，如果需要调取和更新时，能够迅速的调出档案，在档案交接时，要确保其真实性和完整性。由此可见，档案管理工作是一个系统的工程，面对档案数量的急剧增加，传统的档案管理形式不能够适应现代工作的需要，电子档案的发展成为必要。 　　虽然档案管理工作越来越繁琐和复杂，但是此项工作的重要性决定了档案工作不能出现失误。对一个单位来说，档案工作十分必要，应用电子信息系统实现档案的管理，改变了档案的管理形式。但是电子档案管理需要有比较强的专业技术，当前的大多数单位的档案管理技术比较低，无法适应电子档案工作的需求。面对这样的形式，电子档案的普及应用是档案管理工作的趋势所在，也是必须实现的。 　　2 档案信息电子化的利弊 　　（1）电子档案的优越性。电子档案与传统档案相比较，最大的特点是电子数据能够准确的记录档案的信息。传统档案记录的载体所需要的主要工具是纸质材料，而电子档案记录则是借助于现在发达的电子信息技术，直接在电脑上记录档案信息。传统档案管理需要单独的档案存放室，而且要求档案室要防火、防潮，对其环境条件要求较多。如果潮湿的档案室可能会导致纸质的档案材料时间久会发霉发潮，影响档案的真实性和存储时间。档案存储的成本较高，要消耗大量的人力物力。而电子档案的管理只需要就有计算机基础的工作人员，应用电子计算机系统将档案信息录入计算机系统之中，这样能够大大节省单位的财政支出，并且档案能够长时间的保存，不会因为时间太长而损坏。同时，电子档案能够提高档案管理的水平，改变了传统的档案管理工作中出现的填写和记录错误的情况，档案持有人在电脑上根据电子档案系统的要求填写完档案信息之后，通过U盘等载体拷贝，在经过档案管理人员进行数据系统的导入，个人信息，这样方便了档案管理工作者的档案收集工作。电子档案最大的优点是档案信息能够长时间的保留，不会出现失真的情况。传统的档案在档案的调取、补充和更新时很容易丢失和失真，一方面是档案管理人员对档案管理不善，另一个方面是档案持有人档案重视程度也不够，才造成了档案在交接时的丢失和失真。 　　（2）电子档案的缺陷。电子档案具有传统档案无法具有的优点，但是也有许多缺点。电子档案管理的平台是计算机系统，网络计算机信息的安全问题一直是人们关注的问题，档案数据库信息同样受到被盗窃的危险。传统的档案信息在档案室里以纸质的形式存在，体积庞大和繁重的档案资料不易被盗窃。但是电子版的档案信息只需要不法分子通过一些违法程序或病毒进入档案管理的家算计系统中，筛选所需要的文件资料，档案信息容易泄露。工作人员要对档案管理工作认真负责，保持严谨的工作态度，承担起自身的义务和责任，正确认识自身的工作和档案管理工作的重要性，加强自身警惕。 　　3 电子档案如何更好地普及应用 　　（1）积极纳入领导协调机制。电子档案管理应当制定相应的管理领导方案。项目效能的管理源泉来自管理，电子化成败的关键也必然是管理。领导要加强对电子档案的管理，制定规范的档案管理规章。基层档案管理工作者应该积极接受领导的建议，明确领导的指挥和政策，做到紧跟工作方向，完善工作任务和要求，努力做到自身工作不出差错，集体工作才能更加完善。 　　（2）与时俱进，观念创新。电子档案的管理需要与时俱进，不断创新。基层档案管理工作者在接触电子档案的同时，应不断的积累经验和收集电子档案的信息，为提高电子档案的工作效率提高保障，实现不断创新与发展。各单位应加强对档案管理工作的认识，证实其工作的重要性，看到档案管理工作对于全局工作的重要性和根本性，提供有利的条件来实现档案管理工作的创新和不断发展。 　　（3）遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的作法极其有害。仅凭经验管理档案的方法，虽然也很有成效，但通用性不好，无法让更多的人高效率地使用，必须淘汰。采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准（制度）的制定需要耗费巨大的人力、物力。例如档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉