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行政管理制度 行政部作为公司行政、后勤管理部门，根据其管理权限和工作范围，订立如下制度。 办公用品管理制度 控制用品规格、数量，节约开支。 所有办公用品的购买，按公司《财务管理办法》第四十二条第2款的规定办理。 行政部建立办公用品领用，保管台账，对领用部门和领用人进行量化管理。 非一次性消耗的办公用品明确保管人和使用人（部门），工作异动时纳入移交内容。 办公用品严禁带私用。 工作人员上岗时由部门负责人领取办公用品并予分发，员工离职时，应上缴剩余办公用品。 电脑、打印（复印）机、电话管理制度 电脑、打印（复印）机由文印室管理使用，非专职文印人员不得自行操作。 打印（复印）文件需经行政部领导批准，个人资料不予打印（复印）。 办公电话限公务使用，个人事务禁止使用办公电话。 通话应简洁扼要，不得占线聊天。 禁止拨打所有声讯、信息台，拨打长途电话时，在摘机会拨17909+长途区号+电话号码。 三、印章管理制度 1、公司印章是指公司作为企业法人维护、行使权利并履行义务时为证明真实合法性使用的行政章、财务章、合同章、法人印鉴等印章。 2、公司印章的刻制、改制与废止由董事会决定，由行政部负责具体办理。 3、公司印章关系到公司的法定权利义务，其管理、使用必须极其严格、严肃。 4、公司印章的管理分工为：行政章、合同章由行政部指定的印章管理员与行政部经理双管，财务章由主办会计专管，法人印鉴和银行必签印章由出纳和财务总监双管。专管人对印章的安全保管和合法使用负法律责任，非经正式移交，专管人不得将所保管的印章交给他人。 5、使用公司印章的批准权为：行政章、合同章的使用批准权为总经理。财务章、法人印鉴用于财务事务性、程序性工作时，由财务总监独立批准用印；用于其他事务时，由总经理、财务总监双批。凡不符合本规定的用印，印章专管人有权拒绝。 6、公司制定《印章使用登记表》，列表使用事由、经办人、批准人、印章管理人等栏，做到一用一登记，次次有记载。 7、印章使用在公司内进行。特殊情况下确需携带外出时，需由监事批准且由印章管理员持印一同前往。 8、禁止在空白凭证和没有批准内容的空白纸上用印。 9、公司以关联企业名义进行工程管理活动时，凡关联企业委托管理或书面同意刻制的印鉴，均参照本办法管理、使用。 10、公司任何部门分支机构均不刻制部门专用印章。 四、档案管理制度 1、除财务档案和工程档案分别由财务和工程部独立建档保管外，公司其他所有文书档案均归公司行政部负责建档保管。 2、行政部内设档案室，行政助理兼任档案管理员，具体负责档案的管理工作。 3、档案管理的基本任务： 1）负责公司档案的收集、整理、保管。 2）对各部门的档案工作进行指导、检查和监督。 3）编制必要适用的检索工具，为公司领导和各部门的工作服务。 4）严格遵守国家和公司的保密规定，确保档案的机要性。 5）执行档案接收、借阅登记制度，确保档案的完整性。 4、公司档案的归档内容包括： 1）公司设立、变更等涉及公司历史沿革的资料； 2）公司规章制度及公司的全部下发、外送文件； 3）公司经营活动所产生的合同、协议、可研报告、图文资料； 4）公司股东名册、员工档案、客户资料等； 5）公司法律事务所形成的资料； 6）其他重要资料。 5、公司内部人员查阅、借阅、复制档案必须经行政部领导批准；外单位人员查阅、借阅、复制档案经总经理批准。 6、档案存放处为机要重地，非管理人员不得入内，且须配备消防器材，并定期检查，严禁在内吸烟、生火。 7、档案的销毁按《档案法》规定办理手续。 五、文件管理制度 1、公司外来文件一律由行政部处理，并将处理结果登记备查，重要事项应予以存档。 2、公司文件由承办部门起草，行政部负责审核定稿，然后交主管副总经理审阅，再呈送总经理签批。行政部负责对文件进行统一编号，并负责文件的发送与归档。 3、各部门应保管好公司文件，不得外送、遗失。每一年度终了时，应将文件整理全部移交行政部统一处理。 4、凡涉及公司权利义务的文件、函电的外送，均须在征求总监室或法律顾问的意见后决定如何修改或是否发出。 六、图书管理制度 1、本制度所指图书包括各类印刷书籍和光盘、软盘、计算机软件等电子书籍。 2、凡需要购买图书的部门或职员应先填写采购申请单，依次签批后，按照规定程序进行采购。 3、采购。单次采购金额在300元以内（含300元）的，申请人在得到批准后自行购买；单次采购金额超过300元的，由行政部负责统一采购。 4、入库。图书采购回来后，先到行政部入库，填写图书入库清单一式两份，一份交财务部作报销凭证，一份留存行政部备案。 5、图书入库报销后再行办理借阅手续。凡在公司借阅了图书的职员离职时，须办理图书清交手续后，财务部方可为之办理离职手续。 6、行政助理同时兼任图书管理员。 七、工作会议制度 1、公司工作会议分为总经