网络费用报销管理系统设计与实现.docVIP

网络费用报销管理系统设计与实现 　　【 摘 要 】 以纸化报销单做为介质的传统费用报销模式，在现代企业环境下存在诸多管理问题，包括资金预算管理乏力、财务管理滞后、员工满意度低、单据签批占用领导时间长，不适应移动办公需要等问题，已经不能适应现代企业发展进程。网络报销是将现代信息技术手段应用于传统报销业务的一项创新，网络报销系统在实现网络报销流程的基础上，将网络报销系统与SAP财务系统、银企直连系统三者进行规范对接，实现了对财务记账、银行付款的自动处理。 　　【 关键词 】 费用报销；审批流程；系统 　　1 引言 　　企业在整合信息资源，实施信息化的过程中，其中一个很重要的领域——“费用报销”业务，很多年来一直固步在费用申请、报销、审核的过程以手工方式进行管理的局面。员工每次报销填写纸质单据，然后拿着单据到各级领导那签字审批，最终将签字后的???据连同发票一起送交财务进行记账处理，这种方式随着时代的发展越来越反映出一些弊病：单据填写效率低下；业务审批效率低下；财务审核及记账业务繁琐；无法进行有效的预算控制；无法提取有价值的信息；内部控制不力。 　　针对以上问题，研究费用报销业务流程和审批策略，实现企业对费用申请及报销环节的全过程控制，提供系统解决方案，具有重要的现实意义。本文所论述的费用报销管理系统是在已实施了SAP做为企业财务信息系统的基础上，利用.NET技术开发费用报销管理系统，并与SAP集成进行自动记账。 　　2 系统目标 　　2.1 提升处理效率 　　利用系统替代现在所有线外手工报销方式，为员工提供方便快捷的自助服务，简化财务人员的报销业务处理工作，缩短报销时间，简化报销工作。 　　2.2 规范报销业务 　　通过系统内嵌报销管理制度，预设审批流程、单据格式等规范报销业务；固化审批授权及限额控制，增强风险控制的刚性；费用申请、审批、财务记账一体化，避免财务和业务两套账的局面。 　　2.3 加强预算监管 　　实现严密的费用预算，帮助企业事前根据战略部署严格规范各项费用、借款的开支额度，事后对费用报销及借款金额能够“支出有据，心中有数”；同时实现费用预算多维度、精细化管理，强化费用预算管控的事前性和刚性；通过系统实现费用预算信息实时反映，提升决策信息支持功能。 　　2.4 实现报表分析 　　通过系统提供的报表功能，为企业提供全方位的实时的信息和报表，作为业务决策和财务核算的支撑、明细和补充，既为决策提供信息，又能简化财务核算工作。 　　3 系统分析 　　3.1 系统总体功能分析 　　系统分析结合企业组织结构、系统目标、业务需求等多方面的调查与研究，从五个方面实现费用报销系统的总体功能。 　　费用预算管理：实现费用预算的统一管理和分配、满足不同费用预算管控精度要求、在业务过程中控制费用预算。 　　审批管理+员工信息管理+授权管理+NOTES邮件集成：实现审批流程的配置和确定、审批岗位和权限的管理、审批工作的自动流转（含邮件通知）、组织机构与审批权限/策略管理。 　　费用管理+差旅管理+主数据管理：实现费用申请（含借款）的创建、调用费用申请审批流程、费用实发信息录入（可附电子文档）、调用费用报销审批流程。 　　财务记账（+电子档案管理）+银企直联+SAP集成+TMS集成：实现会计审核原始数据、SAP自动记账产生凭证、会计凭证复核付款、银行自动付款。 　　综合报表：实现费用类报表查询、组织树类报表查询、特殊分析报表。 　　3.2 业务流程分析 　　费用报销系统涉及的业务流程范围除了日常差旅费报销以外还包括日常行政经费、租赁及外包费用、招待费、项目经费中的管理费等。 　　以上这些费用的审批需要依据企业的费用管理规定来进行审批人和审批额度的控制。企业费用报销单据的审批是以SAP记账所对应的成本中心为基本单位，每个成本中心都有不同层级领导和相关财务人员进行审核。 　　企业对于费用动用审批的一般流程。 　　费用动用审批流程 　　企业对于费用动用审批的一般流程。费用动用的审批原则是费用主管部门的领导和责任人是无论费用多少都必需审批的，财务部门的审批则对于不同的付款金额决定是否需要上一级管理人员进行审批，审批规则如下：申请人主管领导及预算责任人必需审批，财务主管审批权限≤5万，财务处长审批权限≤10万，财务部门经理审批权限10万。 　　费用付款审批流程 　　费用付款的审批原则是依据企业组织架构逐级进行审批，对于不同的付款金额决定是否需要上一级管理人员进行审批，审批规则如下：财务总监审批权限≤10万，首席财务官≤25万，公司总裁≤30万，公司首席执行官≤50万，公司总裁与公司首席执行官50万。 　　3.3 系统总体设计 　　根据企业用户分散的特点及网络办公的需求，费用报销系统采用基于