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建设工程招投标档案资料应注意几个问题 　　【摘要】我国建设工程的首要环节是招投标活动。招投标档案伴随着招投标活动的全过程形成而发展，在竣工结算、监察审计、投诉处理、仲裁诉讼等方面都发挥着重要作用。因此，对于招投标档案的科学与优化管理，也将成为规范招投标活动的重要环节之一。文中，笔者就实现招投标档案优化管理的目标进行了分析。 　　【关键词】招投标活动招投标档案优化管理 　　中图分类号：TU723文献标识码： A 　　 　　建设工程招投标档案是指在房屋建筑和市政基础设施工程招投标交易活动中直接形成的具有保存价值的文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的原始记录。其最本质的特征，是在建设工程招投标活动中形成的有价值的原始记录，这就使得招投标档案在竣工结算、监察审计、投诉处理、仲裁诉讼等方面都发挥着重要作用，因此实现招投标档案的优化管理，对于规范招投标活动也具有重要的意义，接下来本文将阐述如何实现招投标档案的优化管理。 　　 　　 　　一硬件目标 　　统一招投标档案文件规范 　　招投标档案具有内容构成的多来源特点，这是由招投标活动的特点决定的。参与招投标活动的主体众多，包括招标人、投标人、负责监管审批职能的业务部门、负责提供服务功能的服务部门，以及负责评标的专家评审委员会。完整的招投标档案，应包括以上各单位、组织在参与招投标活动中行使各自职能所形成的全部文件。 　　 由于招投标档案内容来源多且分散的特点，这就给维护档案的完整和提高案卷质量带来很大难度。招投标档案形成主体多且分散，直接导致了档案中各类材料规格的不一致，尤其投标人报送的投标文件通常不考虑档案保管的要求，认为内容越丰富越好，包装越精美越好，从而导致招投标档案的体积越来越厚，档案实体规格不同，很多档案不便于装订入盒，保管起来难度很大。自上而下对招投标档案各种材料提出一个统一的规范和标准，从纸张载体、大小规格、内容涵盖等方面都做出明确要求，保证案卷整齐划一，便于业务人员收集和鉴定，也便于档案人员立卷归档。 　　建立招投标档案专用库房 　　招投标档案还具有一定的保密性特点，主要因为招投标档案的内容还包含了一些招投标人的内部资料，招投标文件的编写更是各招投标人投入成本制作而成，对其成果应该提供必要的保护。同时由于招投标档案的重要作用，以及其数量庞大且每年递增速度较快的特点，这些都要求有一个专门的保管环境。避免与其它门类档案或资料共存，为档案的安全保管提 　　供保障。 　　建立适合招投标档案管理需求的库房保管环境，严格遵照库房保管的“八防”（即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）要求。“八防”是档案库房保管的最基本要求，是维系档案寿命的根本所在。招投标档案作为招投标活动的原始记录，更是记载政府监管和规范建筑市场活动的第一手资料，只有做到“八防”管理到位，才能使招投标档案充分发挥其重要的凭证作用，才能更好的为交易主体及研究人员提供服务。 　　配备档案现代化管理设施 　　 提到现代化管理设施，诸如计算机、打印机、扫描仪、装订机、照相摄像等设备自然必不可少，但实现现代化管理更重要的是建立专门的档案管理系统。根据招投标档案自身特点 　　开发专门的管理系统，能有效的提高管理效率和管理质量，从而提升招投标档案的现代化管理程度。 　　虽然招投标档案的管理目前受招投标活动的工作流程和办公自动化程度所限，但在现有招投标活动管理模式下，可以通过预留前端接口，在办公内网中先将档案的收集、整理、编 　　目、检索、提供利用、鉴定销毁等流程融入设计到整个系统中，这也是实现档案全程现代化管理的必要过渡和准备。 　　二、软件目标 　　（ 一）自上而下、监管得力的档案管理体系 　　档案管理体系主要是指档案部门的设置及其上下隶属关系，良好的档案管理体系能够为档案工作的顺利开展提供有力的组织保障。比如首先应该组建招投标档案工作领导小组，负责协调本单位与上级主管机关之间、市建设工程招标投标管理办公室（以下简称“招标办”）与市建设工程发包承包交易中心（以下简称“交易中心”）之间、以及与下级相关招投标档案管理机构之间关于招投标档案管理的有关事宜；其次，成立专门的档案管理部门或专业档案室（联合档案室），负责招投标档案的具体管理工作，以及统筹管理各级相关机构的招投标档案，提规范、定制度、下目标，并定期进行业务指导和监督检查。至此，自上而下建立健全档案管理网络，完善各级档案管理机构，有条件的单位还可以在本单位业务部门设立专兼职档案人员，配合本单位档案部门做好招投标档案的收集归档工作。 　　（二）科学合理、落实到位的档案工作制度 　　制度是一项工作顺利开展的重要保障，招投标档案实现优化管理首先需要一套科学完备的制度来保驾护航。在此，笔者将重点论述关于招投标档案管理的