档案管理第三章 整理.pptxVIP

第三章　　文书档案的整理 第一节　全宗概述 一、什么是全宗？ 　　　 是一个具有独立性的单位或个人在其社会活动中所形成的全部档案的总称。是一个表示档案的计量单位。凡是具有独立性的单位或个人的全部档案就叫做一个全宗。 全宗具有不可分散性，即同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不可混淆。不管在档案室还是在档案馆，档案首先是按照全宗进行管理的；维护了全宗的完整性，也就维护了一个单位或个个历史的完整性。 　　 例：湖南省人民政府的全部档案→“湖南省人民政府全宗” 毛泽东的全部档案→“毛泽东全宗” ;（一）个人全宗的构成条件 1、社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）形成。包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人（包括家族、家庭）社会活动的全部材料，还包括别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料。  2、留存下来的档案材料是否较为全面地记录了有重要影响的个人社会活动的基本情况与过程，档案机构是否对其档案进行了实际的管理并作为个人全宗对待。 ; （二）立档单位的独立性 －－工作上，可以独立地行使职权，并能以自己的名义对外行文； －－财务上，是一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划； －－人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员； ;【案例思考】××市××区中小学校的财务工作由该区设立的财务中心统一管理，各个学校不单独设置自己的财务机构和处理财务工作。但它们仍可以是立档单位，它们形成的档案也均可以成为一个全宗。为什么呢？ 【特别说明】三个确定立档单位的条件中，第一个条件是主要的条件。在一些特殊的情况下，一些单位不同时具备立档单位的三个条件，有些单位在工作上是独立的而在财务上和组织上不独立，也有的单位在工作上和组织上是独立的而在财务上不独立。在这种情况下，判断是否为立档单位，主要是依据第一个条件，看它能否独???行使职权和以自己的名义对外行文。; (三)全宗的编号与排列 全宗的编号是由当地的档案馆给的，现在通用的是“大流水编号法”，又称顺序流水编号法，即一个档案馆对其所有全宗按进馆顺序用自然整数由小到大顺序编号，第一个进馆的全宗就编为1号，第二个进馆的全宗就编为2号…….，这种编号方法的优点是简便实用，符合唯一性和系统性的要求，同时可以反映全宗进馆的先后顺序和全宗数量。;　二、区分全宗 　（一）立档单位发生根本性变化与全宗的划分 -----立档单位被撤销 -----由几个立档单位合并组成的新的立档单位 -----由立档单位内部机构独立出来而形成的新立档单位 -----内部机构直接并入（划归）其他立档单位 -----合署办公的立档单位 ;1、【案例思考一】 ××省进行机构改革，撤销了省经济委员会，将经济委员会承担的企业技术改造投资管理等职能划入发展和改革委员会。 这种情况下，原省经济委员会档案该何去何从？企业技术改选投资管理这一职能所形成的档案应该如何划分归属？ 立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗予以保存。如果单位撤销后，其部分职能由其他立档单位接续，撤销之前形成的档案仍作为独立的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档单位全宗的一个组成部分。;2、【案例思考二】 情境一：××市纺织品集团公司将下属的针织品一公司、针织品二公司、针织品三公司合并为××市针织品公司。 情境二：××市纺织品集团公司对下属的针织品一公司、针织品二公司、针织品三公司进行整改，整改的结果是将效益相对较差的一公司、二公司精简后并入三公司，改名为××市针织品公司。 在上述两种情况下，三个公司的档案分别该何去何从呢？应该如何划分全宗归属呢？; 由几个立档单位合并组成新的立档单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。如果以其中的一个立档单位为中心，兼并若干其他立档单位，那么，中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个全宗，其他立档单位被兼并前的档案分别构成独立全宗。 ;3、 【案例思考三】 ××省将经济委员会、商业委员会、对外经济贸易委员会等部门承担的有关指导国有企业改革和管理的职能、财政局承担的对国有资本金基础管理的职能等独立出来，组建“国有资产监督管理委员会”。 这种情况下，涉及