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关于企业文书档案立卷工作几点思考 　　摘要：随着社会的发展和科技的进步，文书档案工作本身和社会对档案信息的需求两方面都会促进文书档案工作的改革和发展，这就要求我们要坚持原则，遵循文书档案工作的基本规律，要用创新思维，在实际工作中不断研究和探索，使文书档案工作逐步走向完善。本文结合笔者从事档案工作的经验，就文书的立卷归档工作谈一点自己的粗浅认识。 　　关键词：档案管理；文书立卷；立卷方法 　　中图分类号：G271 　　随着社会的进步与科学技术的发展，特别是计算机、扫描仪等一系列现代化设施进入文件形成与管理领域，自动化进程明显加快，传统的立卷方式难以适应这一形势的需要，推行立卷改革将成为一种趋势。 　　一、文书档案立卷改革的必要性 　　（一）“卷”改“件”是档案部门面向计算机时代的一种选择，计算机技术的引入，对于档案管理现代化有着重要的意义，使档案管理能够跟得上计算机发展的时代，利用计算机管理档案，在文件的传递、排序、编号、检索以及存储上具有明显的优势。在办公自动化系统中，文档一体化管理的理念正在不断地为人们所接受。这是因为与传统的文书立卷相比，它更具有科学性和可操性。以“件”为保管单位与“文档一体化管理”有相同的管理基础，符合“文档一体化管理” 　　要求。 　　（二）传统的档案管理，强调档案的立卷管理。对于纸质档案来说，由于强调立卷，使工作流程非常繁琐。首先要对文件进行实体分类，然后按问题、重要程度、保管期限排列卷内文件，编写卷内文件页号，编制卷内文件目录。这些工作环节，可是说是“费力不讨好”的工作程序。组卷时，要对卷内文件编流水页号，文件原始的页号作废；对稍大载体的档案进行裁剪，不注意还会把重要内容裁掉；没有装订线的文件，还要贴边，这些都破坏了档案的原始状态甚至档案的本质属性――原始记录性。组卷后，为利用者提供复制利用时，有时必须拆卷复印，否则复印内容不全，且容易泄密。 　　（三）立卷难是大家的共识。由于传统立卷方法基于手工管理方式，其本身要求的人工劳动难度大，尤其是案卷组合和案??提名的拟写。一个案卷的质量高就在于卷内文件涉及相关问题要具有一定的联系，联系越紧密问题越集中，案卷就越容易成立，标题也比较好拟。反之，卷内文件之间联系很少，该卷就成了杂卷，任何概括性标题都无法如实反映案卷的全貌。 　　（四）传统的文书立卷方法已不适应档案管理现代化的需要。传统的文书立卷方法必须改革，包括立卷不装订，按时间排、随办随归，采用单份文件归档将是我们改革的方向，是适应未来机关办公现代化和档案管理现代化需要，符合文档一体化发展的趋势。我们抚顺石化公司也要适应时代的发展，进行文书档案立卷方法。 　　总之，以“件”为保管单位的文书立卷方法是最为科学、最能从根本上改变文书立卷工作难、繁、缓现象，是今后档案工作发展的大趋势。 　　二、文书档案立卷改革方法 　　根据国家档案局发布的《文书档案整理规则》的精神，按照“需要、可能、合理、科学”的原则，突出“简化整理、深化检索”的宗旨，以及城市发展对企业文书档案立卷改革的要求，着重加强以下几方面的立卷内容改革。 　　（一）、归档文件的编目改革。主要有三个方面，第一归档文件的编号；即档案室编件号和档案馆编件号。室编件号是按照分类方案的最低一级类目，按年度、机构（问题）、保管期限分三个流水进行编号。馆编件号是根据档案室移交进馆的档案，按照馆衔接的需要，分别在归档章和档案盒盒脊等处重新编号。国家《文书档案整理规则》中规定；按问题（类目）分三种保管期限一年为一段，用阿拉伯数字自然流水编号。第二编制归档文件目录；按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，突出以“件”为保管单位，采用横式的归档文件目录，其设置的内容有分类号、件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、盒号和备注项目。归档文件目录应一式三份。第三编制档案盒盒内归档文件目录；即将盒内件编制目录，其格式与归档文件目录相同，分别填写盒脊；盒脊的格式为全宗号、类别号、年度、保管期限、起止年号和盒号。盒内要存放备考表，不同的年代、类别、保管期限不能放在同一盒里。 　　（二）、取消卷号、实行文件级管理。过去以案卷为保管单位，就是在组卷过程中，将同一组问题的单份文件，在卷内归档文件是否齐全完整的基础上，按照文件的形成规律，根据文件内容的重要程度，时间前后顺序和责任者的级别进行排列、编目、拟写案卷标题、切边、打页号、装订和填写备考表等一系列整理工作。而以“件”作为保管单位，克服了案卷整理的繁杂手工操作。其主要特点有；（1）不需要编制全引目录，编制归档文件目录即可。（2）不需要打页号，在录入条目时，将归档文件的页数数一下录入计算机就行了。（3）不需要拟写标题和填写案卷封面。（4）不需要切边，尽量保持归档文件的原貌，除去金属物，（5）采用左上角装