第二讲---有效会议组织.pptVIP

据权威统计，在我国，一个单位的领导一年 80%的时间在开会，（约有40%的参加上级部门领导会议，40%参加本部门会议，我国每天召开的会议在240万个，全国的每年的会议经费达到35亿元！ 流程图 会务细节表 会议时间、长度、地点 若非紧急会议，早上9点到10点，下午2点到3点，是最佳开会时间，此段时间是一天中精神最好，工作最佳时间； 除非有必要，开会时间尽量不要超过1小时； 会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇出的地方，否则很容易分散注意力。 会前准备工作（按顺序） 议题及参会人员范围的确定 会议场所的选定 会议通知的起草 申报会议预算 人员确认（主持人、记录人） 设备准备 预定会议室 车辆安排 会务通知 议程PPT制作 食品的采买 指导服务员工作 会议场地布置与熟悉 会中工作（按顺序） 会议室保障 汇报人员的保障 用餐的保障 娱乐的保障 住宿的保障 给与会者建议 1、发言要组织 2、适时发言 3、一次只讨论一个问题 4、口齿清晰，陈述有力 5、让证据说话 6、仔细倾听他人的发言 7、避免不当的肢体语言 会后中工作（按顺序） 离会车辆安排 退房 设备整理 结帐 设备归还 费用报销 会务总结  会间的组织服务 1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务 会场服务 转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程 会议的善后处理 1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作 会场清理 安排与会人员的离会 会议文件的回收、立卷、归档 会议的几大问题 1、不守时， 2、离题，闲聊 3、无结论 4、缺乏议程设计 5、低效率的主持人 6、与会者心不在焉 7、与会者未注备开会资料 8、会议无记录 会议的分类有： A.联络型会议 B.汇报型 C.解决问题型和达成协议型 D.问答式 E.教育，演讲型 富于实效的会议之一 结束语 会议是管理者进行有效管理的一个重要工具。 切记：会议成败的关键不在于那几十分钟，而在于会前准备和会后落实。 一 案例分析 案例 1 ： 一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然完全是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢？ 案例 2： 一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福”中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。 案例 3： 某校召开一次表彰大会，对全校七、八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竟乱糟糟，好似集贸市场。 以上三个案例中的问题都是会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。 以上三个案例中的问题都是会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题？ 案例二 FOXCONN idpbg 事业群，准备召开一次人力资源菁英沙龙大会，分享人资工作成功经验，届时将邀请集团中央人资张副总，IE学院李院长，中央人资李经理，本事业群汤协理和王课长（做报告），邀请其他9个事业群人力资源部课长与会学习，但各事业群不能超过5个人。 会议总结应具备的项目： a.会议名称及会次 b.会议时间、地点 c.出席姓名及人数 d.列席人、请假人、主席、记录者姓名 e.报告事项 f.讨论事项，表决方法及结果 g.其他事项 h.下次会议时间 会议总结必须是。 准确的 客观的 简洁的 可理解的 有条理的 闭塞的见解 新观点、新希望 小组讨论： 请草拟一份会议通知和会议议程表？ （其他未知事项可虚构） * * 有效会议的组织 会议就是一群人聚集在一起讨论、争论或进行决策 会议功能…… 讨论和交换意见 分析和解决问题 传达讯息 激励士气 选址确定 起草会议通知 会议预算 设备准备 预定会议室， 房间，用餐， 娱乐 车辆安排 会议主持与记录 议程PPT制作 食品采买 指导服务员工作 场所布置与熟悉 会议室、汇报 人员、用餐、 娱乐、住宿 保障工作 人员离会车辆安排 退房 设备整理 结帐 返回公司 设备归还 报销 会务总结 结束