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重庆树王服饰设计有限公司 文件资料管理办法 一、目的使文件资料管理有序化，增强文件资料处理之效率。 二、适用范围 本办法所称文件资料管理，指文件资料(包括电报)从收(发)文至归档 全部过程的控制。 三、职责 3.1行政人事部负责管理公司文件及以公司名义与外界来往的文件资料。3.2各部门负责管理职责范围内的文件资料。 四、工作程序4.1行文类别4.1.1公司的通用公文种类有：●请示：向上级部门请求请示、批准的事项。●报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。●决定：对公司重要事项或重大活动作出安排。●决议：经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。 ●批复：上级答复下级的请示事项。●通告：在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。●通知：传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需 要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。●通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况。●函：对同级或不相属部门间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有 关部门批准。●会议纪要：记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会部门共同遵守执行。4.1.2公司的专用公文有：备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、 广告书、说明书、请谏、贺词、新闻稿、启事。4.2行文名义、署名及印章使用4.2.1凡以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司印章；4.2.2凡公司内部行文、通知，使用公司内部印章； 4.2.3凡以部门名义发放的文件加盖部门印章； 4.2.4合同类文件资料应加盖合同专用章；4.2.5财务会计业务的文件资料使用财务专用章；4.2.6需以公司法人代表名义签字盖章的，使用法人代表个人印章。4.3行文的核发4.3.1以董事长署名行文者，应送行政人事部转呈董事长核准，由行政人事部发放。4.3.2以总经理署名行文者，应送行政人事部转呈总经理核准，由行政人事部发放。4.3.3以部门名义行文者，应由部门负责人核准，由行政人事部发放。4.3.4以公司名义行文者，应由总经理核准，由行政人事部发放。4.3.5因专案业务需要，须盖用董事长或总经理之专用章者，行文时应经该业务部 门主管审批后报行政人事部，由行政人事部经理提交给董事长或总经理核发。 4.4文件的收发4.4.1收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交 有关人员。4.4.2经办人员的处理期限●速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。●一般文件以文到三日内处理完毕为原则。●来文定有答复期限者，应于来文所定期限内处理完毕。●监印人员原则上于当天完成用印。●文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。4.4.3发送方式文件资料发送方式分为专送、传真、邮寄(平信、限时、挂号、航空)、电子邮件等， 经办人应于文件资料底稿上注明。4.4.4文件递送●呈阅文件的递送方式：文件呈阅、呈判、会办时，如为普通案件以浅灰色卷宗递 送，如系机密，紧急或A类案件，则以桔红色卷宗递送。●部门间文件的递送●发文及受文部门在同一办公区内，可以文件直接递送，但签收者在收文登记表上 签收。●发文及受文部门在不同办公区者，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区别 以(处)、部(室)为单位装入“内部信封”予以递送，“内部信封”仅书写受文部门名称 不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。 4.5文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：●检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。●文件如经抽存者，应有管理部门负责人的签认。●文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。●与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。●有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后， 文件送归档。4.6文件整理点收文件后，应依下列方式整理：●中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。●右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。●文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。4.7档案分类●档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级 分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若 干小类。●档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级细类。如案件不多，亦可仅使用部门及大类或小类二级。●同一小类(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷 使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设