IT资产登记、文档归档管理规定.docVIP

信息技术资产登记、归档管理规定 维持准确、一致和可靠的信息技术“以下简称IT”基础架构信息，对IT服务管理的成功实施和运营具有特别重要的意义。为进一步做好IT配置管理，特制定本规定。 本规定所指IT配置管理，即是有关如何管理和及时提供准确可靠的IT基础架构配置信息。IT资产登记、归档工作是IT配置管理的基础。 IT资产指IT基础架构组件或与基础架构有关的项目，包括软件、硬件和各种文档。 IT设备资产登记、归档（含配件） IT设备购进并安装验收合格一周内，购买人配合办公室固定资产管理员进行固定资产登记；同时向IT配置管理员提交费用预算申请审批报告、盖章合同、设备随机物品（包括软件介质、资料、许可证、备件、保修单等）、验货报告、安装/验收报告等。以上文档如果有电子版，需一并提交归档。 IT软件资产登记、归档 软件购进并安装验收合格后一周内，购买人配合IT配置管理员进行软件资产台帐登记；同时提交费用预算申请审批报告、盖章合同、软件介质、软件许可证、软件资料、验货报告、安装/验收报告等。以上文档如果有电子版，需一并提交归档。 IT书籍资料登记、归档 IT书籍资料购进一周内，购买人配合IT配置管理员进行台帐登记并入库。 IT项目登记、归档以项目为单位进行。 IT硬件、网络工程项目登记、归档 根据项目进展情况，项目经理分阶段向IT配置管理员提交工程建设过程当中涉及的市场调研报告、需求讨论会议纪要、第三方资料文档、立项相关文件、项目计划文档、费用预算审批报告、盖章合同、招（投）标文件、工程设计文档、验货文档、设备随机物品（软件介质、资料、许可证、备件、保修单等）、软件（包括介质、许可证、资料等）、安装配置报告、测试报告、验收文档、结项报告等。以上文档如果有电子版，需一并提交归档。 IT设备购进并安装验收合格一周内，项目经理配合办公室固定资产管理员进行固定资产登记。 应用软件开发项目登记、归档 根据项目进展情况，项目经理分阶段向IT配置管理员提交项目建设过程当中涉及的所有文档（以电子版为主，涉及签字、盖章的文档，还需提交签字、盖章纸质文件归档）： 立项阶段：IT需求提交单、IT需求评估单、项目立项文件、立项相关重要邮件、市场调研报告、第三方资料文档、费用预算审批报告、盖章合同、招（投）标文件等； 需求阶段：项目计划文档、各种标准文档、需求讨论会议纪要（包括相关重要邮件）、需求说明书、项目范围说明书、需求变更文件等。 分析与设计阶段：需求分析文档、概要设计文档、详细设计文档、数据库设计文档、规格说明书等。 开发阶段：软件源代码、版本控制等。 测试阶段：测试计划、测试程序和数据、测试记录、跟踪记录、评估报告等。 培训阶段：用户使用手册等。 部署阶段：相关文档等。 验收阶段：验收文档等。 项目例会纪要、其它相关文档等。 IT综合性项目（项目包括硬件、网络、应用开发、外购软件等建设内容）登记、归档 在一个项目项下，涉及硬件、网络部分的登记、归档参照本规定第八条进行；涉及应用开发部分的登记、归档参照本规定第九条进行；涉及外购软件的登记、归档参照本规定第五条进行。 维护服务购买项目登记、归档 根据项目进展情况，购买人分阶段向IT配置管理员提交维护服务购买过程当中涉及的所有文档，包括市场调研报告、费用预算申请审批报告、招（投）标文件、盖章合同、软件介质、软件资料、软件许可证、安装/验收报告等。 系统运行维护记录归档 各系统管理员每季度一次向IT配置管理员提交公司各应用系统、IT机房内各系统的运行、维护、配置变更等记录文档。 IT资产登记、归档管理过程中涉及的所有盖章合同单独列项归档（电子版和非电子版均需留存）。 其它重要文件归档 对于信息技术部在公司内颁布文件，主办人在信息技术部负责人审核同意后，需向IT配置管理员提交电子版归档；对于向外报送文档，主办人需向IT配置管理员提交电子版归档；收到外单位重要文件，主办人需在IT配置管理员处登记，并于处理完毕后提交IT配置管理员归档；公司下发机构设立同意批复、管理规定等重要文件、分支机构设立报文、分支机构IT系统建设报文等由IT配置管理员负责收集、归档。 IT资产查询、借用、归还 因工作需要查阅、借用IT资产，需经相关负责人同意后，到IT配置管理员处办理相关手续；查阅、借用完毕后需及时归还，并在IT配置管理员处办理查阅、借用注销手续。 本办法适用于公司信息技术部、各分公司。 本规定由信息技术部负责解释和修订。 本规定自颁布之日起实施。