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企业电子档案管理之中问题与措施简析 　　摘 要：企业现代化程度不断提高，电子无纸化相关的应用在企业管理中发挥着越来越重要的作用，企业电子档案管理是电子无纸化应用的最好体现。本文着重分析企业电子档案管理中存在的问题，并结合电子档案管理的各个环节给出一定的思考以及相应解决措施。 　　关键词：企业电子档案；电子档案管理问题；解决措施 　　中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 16-0000-01 　　信息时代的到来，改变了企业的管理方式，从传统的完全纸质化到如今的电子无纸化，企业档案的管理发生着巨大的变化。企业档案也已经成为企业信息资源和资产的重要组成部分，是企业建设、运营、发展的重要记录，对于企业的发展建设起着至关重要的作用。但是，中国企业对于这方面的应用探索还不长，企业电子档案的实际管理中仍然存在诸多问题，因此笔者结合自己的实际经验，给出一些思考和建议。 　　一、企业电子档案管理问题 　　（一）正式电子文件归档程序不够完善。正式电子文件归档程序不够完善，这主要是由于相关程序设计的过程中，档案管理方面的专业人员没有参与其中，单纯从软件设计工作人员角度出发来进行程序的设计，立足在一些基本表面的问题，比如逻辑上的归档问题，信息的分总问题，可以说考虑的范围是相对局限，不够周全的。而由此设计出来的自动化办公软件，在一些现实问题上的解决措施有待改进。 　　（二）文件、档案系统分属两个系统。文件、档案系统分属两个系统，由此导致信息的归类出现一定出入，在后期信息的应用过程中也会出现一定的纰漏。结合一些公司的实际情况，在信息的分类上有一定出入，但是模式化的系统分类无法满足现实的需要，对于信息的应用、管理都会有着出入。 　　（三）电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配。电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配，从而导致档案归档制度缺乏一定的约束力。在实际的应用过程中，两者的制作从事主体不相同，在没有明确的规则之下，两者的工作无法有效统一结合。 　　（四）电子档案储存载体安全度无法保证。档??对于公司来说是有一定价值的信息资料，因此需要有一定的安全保障。电子档案储存一般分成两种，一类是直接通过硬盘储存器，另一类是利用网络进行储存，比如最近比较热门的云储存，两者的安全性都无法完全保证。硬盘储存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦价值意义高的档案资源泄露，甚至丢失，会对公司产生诸多不利影响；如果是通过网络存储，尽管可以通过网络很好的备份存储，但是一些重要的信息仍会会被黑客攻破，或者遭到病毒影响，在安全性上也有所注意。 　　（五）相关工作人员的综合素质结合度不高。电子无纸化的档案管理减少了相关工作人员的工作量，但是对于其素质技能的要求有所增加。企业电子档案管理，需要其掌握一定的电脑技能，对于相关软件的应用，自动化办公系统管理达到熟练的程度，同时工作的责任心也是重要的保障。但是，在现实的情况下，一些资质比较高的档案管理人员在电脑技能上有所欠缺，而一些年轻的档案管理人员，还无法把理论更好地结合于实际，对于工作的认识不够完善深入，甚至某些年轻工作者缺乏工作责任心。 　　二、针对企业电子档案管理问题的解决措施 　　（一）电子档案监控严格化。首先，关于电子档案的形成监控问题，工作人员应该予以足够的重视。电子档案的形成可以说是信息库的建立，这是一个至关重要的步骤，来保证后期信息利用有价值可言，所以在电子档案形成的阶段，要确保电子文件的真实性和完整性，同时需要确保电子档案的方方面面都形成有效的监控，以科学、完整、严密的制度来规范监控过程，保证监控的效果，比如文件管理制度和体系的科学化、严格化，管理内容和执行的有效化等等。 　　（二）提高电子文件安全性和可识别性。档案信息对于公司的发展来说有着重要的价值和意义，很多甚至都是绝密文件，一旦泄露，后果不堪设想，因此，提高电子文件的安全性和可识别性有着现实的意义，但是立足具体的措施，我们需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要从源头开始抓起，形成严格的管理制度以及采取有效的技术措施，比如通过网络云盘来更好地备份以防丢失，以及对于每一个环节都采取一定的监控和监管，最好把每一项责任落实到个人，确保权责明确，以及采取更加严格有效的保密措施，增加安全性。 　　（三）提高电子档案甄别的技术。电子文件进入网络运行之后，其复制变得更为便利，也增加了工作的便利度，但同时也增加了其中的风险，比如关于电子档案真伪的问题，提高其中的甄别技术有着现实的必要，因此在电子文件办制的时候增加一定的加密措施，比如隐性的条形码应用。这样可以避免使用者和顾客对于文件进行篡改，危害企业的利益。 　　（四）优化电子档案的鉴定技术。在文件进行归档之前，一般需要先进行文件的鉴定，其目的