内部会计控制规范—采购与付款管理办法.docVIP

重庆银河大酒店 关于《内部会计控制规范——采购与付款》的管理办法 根据财政部印发的《内部会计控制规范——采购与付款》的通知，结合旅游企业会计制度和行业自身的特点，建议如下: 岗位分工 1．单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，严格控制物资采购、审批、验收环节人员的回避，完善每一个环节的相关会计记录。 2．严格控制物资请购的流程： 使用部门 采购部门 采购管理 采购审批 供应商 ⑴使用部门向采购部门提出请购单、向采购管理部门（一般为财务部）提出购物申请或物品报废请购单。 ⑵采购部门向管理部门提出采购申请、并向供应商了解产品供应和价格情况，一并报管理部门（一般为财务经理、总经理）。 ⑶采购接到被批准的请购单后，立即确定供应商的信誉资格、产品价格、质量等，签定购销合同。 ⑷接受货物，如果需要入库的交物资管理部门验收；直接使用的交直接使用部门，在上述人员签字后才算物流完成。 ⑸付款必须经管理物资的财务人员查实验证后按合同付款，（需由库管员、验收人部门使用人员、部门经理、财务经理、总经理审核后按合同或据实付款）。 3．成立以企业总经理为组长，以财务总监或财务部经理为副组长的采购领导小组。 分级分权的决策管理 1．所有的物资采购都必须由采购人员完成，非采购人员（特别是使用人、审批人或管理人）不得进行采购； 2．采购物资的金额不同，审批人应不同：经营性物资一次性采购在200元以下，由使用部门主管提出申请，由使用部门经理审批，由采购部门的负责人决策；一次性采购200-1000元，要由使用部门经理提出申请，由财务部门经理审核，总经理审批、决策人；一次性采购1000元以上或采购物资的单位价值在2000元以上的，通过月采购计划提交采购领导小组讨论决策,最终由总经理审批； 3．一些急需采购的物资，金额在1000元以内的工程部维修材料、经营部门的经营食品、菜品等，可先行购买，但事后必须完善手续。金额大于1000元的，必须电话向财务总监或财务部经理请示； 4．工程物资的采购，不管金额大小，一律由负责工程的店级经理、部门经理和工程项目负责人审批。 采购与验收控制 1．单位应当建立采购与验收环节的管理制度，对所采购的物资从实物和价值的角度用以下标准进行控制。 ⑴质量第一的原则； ⑵价格最优的原则； ⑶服务最好的原则； ⑷信誉最佳的原则； 2．验收项目 ⑴检查收到的入库单、发票是否属于计划采购之列； ⑵检查发票上注明的数量是否与请购单一致； ⑶验收实物数量是否与发票上一致。 付款控制 1．单位应当按照中华人民共和国《现金管理暂行条理》、《支付结算办法》等规定办理采购付款业务； 2．首先负责物资管理的财务人员必须在付款凭证上签署意见，办理付款业务单据、付款期审核的财务人员也必须签署意见，最后由财务负责人或总经理签字后才交由出纳付款。（对工程物资采购的付款还需采购领导小组签字）； 3．尾款的支付必须根据实物的使用情况付款，如有质量问题应扣质保金，不能只按合同付款期付款； 4．退货必须是资金和物资的清退手续同时完成，即退货收款同时完成； 5．债权、债务会计必须及时催促采购人员对帐、及时入帐，根据权责发生制原则准确核算物资采购的成本费用。 供货单位的资格审核 对已确定的供货单位，应及时掌握其质量、价格、信誉等情况，按照ISO9000标准要求进行资格审查，不符合供货单位资格的，不能与其签定购货合同，凡是确定长期供货关系的单位，需建立客户档案。 物资采购的合同管理 在合同中明确各自的权责，对质量、数量、供货期、售后服务等项内容做出明确规定，保护企业的合法权益。发生采购行为的部门，应明确对签订的购货合同的审核、批准及保管各项职能，大宗物资的采购必要时也可请法律顾问协助审查，合同的最终签定由总经理批准执行，执行合同由财务部门存档。 采购与供货单位的回避制度 1．企业的经营者、总经理和主管物资采购人员的近亲属（包括配偶、父母、子女和兄弟姐妹等）不得在企业的物资采购部门工作。 2．供货单位的销售人员不能是采购单位采购人员的近亲属。 重庆银河大酒店 二OO三年四月一日 - 1 -