事务管理手书处理部分.docVIP

名稱： 事務管理手文書處理部分 修正時間： ? 民國 87 年 03 月 26 日 文號： 行政院臺八十七秘字第一二五九八號函修正 壹、總述 貳、公文製作 參、處理程序 肆、收文處理 伍、文書核擬 陸、發文處理 柒、文書簡化 捌、文書保密 玖、文書稽核 拾、公務登記 拾壹、文書用具、印章及用紙 　 壹、總　　述 一、本手冊所稱文書，係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與機關或　　機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與　　公務有關者，均包括在內。 二、特種文書，如司法機關之裁判書，行政機關之訴願、再訴願決定書，外交機　　關之對外文書，僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊之　　軍用文書等，均得依據需要自行規定。 三、本手冊所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程　　。關於文書之簡化、保密、稽催以及文書用紙、用具等項，對文書處理之效　　率，均有直接關係，另於本手冊分別說明。 四、文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本或　　影印本或譯本。正本及副本均用規定公文紙打繕，蓋用印信或章戳，然以電　　子文件行之者，得不蓋用印信或章戳。抄本及譯本無須加蓋機關印信或章戳　　，其文面應分別標示「抄本」或「譯本」。 五、為加速文書處理，各機關依行政機關分層負責實施要項之規定及上級機關之　　指示，將本機關各單位職掌範圍內之文書，分別情形，訂定分層負責明細表　　（格式如附件一），經核定後，由各層主管依授權核判。分層負責明細表未　　規定之事項，機關首長亦得授權單位主管處理。 六、各機關實施分層負責，視其組織大小及業務繁簡，以劃分三層為原則，不得　　少於二層或超過四層。分層負責明細表之規定，並應根據實際情況檢討修正　　。 七、各層決定之案件，其對外行文所用名義，應分別規定。凡性質以用本機關為　　宜者，雖可授權第二層或第三層決定，仍以機關名義行文。普通案件如根據　　法令對來文照例准駁，或根據前案照例催辦、催覆等，可由第二層或第三層　　逕行決定，並得以該單位名義行文。 八、依分層負責之規定處理文書，如遇臨時特別案件，必須為緊急之處理時，次　　一層主管得依其職掌，先行處理，然後補陳核判。 九、第二、三層直接處理之案件，必要時得敘明「來（受）文機關」、「案由」　　及「處理情形」、「發文日期字號」等，定期列表陳報首長核閱。下級機關　　被授權處理之案件，亦得比照此項方式辦理。 ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 回最上面 貳、公文製作 十、公文類別說明如左：　（一）公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」　　　　六種。　　１、令：發布行政規章，發表人事任免、遷調、獎懲時使用。　　２、呈：對總統有所呈請或報告時使用。　　３、咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。　　４、函：各機關處理公務有左列情形之一時使用：　　　（１）上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。　　　（２）下級機關對上級機關有所請求或報告時。　　　（３）同級機關或不相隸屬機關間行文時。　　　（４）民眾與機關間的申請與答復時。　　５、公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方　　　式得張貼於機關之佈告欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。　　６、其他公文：　　　（１）書函：　　　　甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。　　　　乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，　　　　　舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事　　　　　項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。　　　（２）開會通知單：召集會議時使用。　　　（３）公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說　　　　明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄複寫兩份，以　　　　一份送達受話人，雙方附卷，以供查考。　　　（４）其他定型化處理之公文。　（二）公文種類除上述者外，尚有手令或手諭、簽或報告、箋函或便箋、聘書　　、證明書、聘、僱契約書、提案、紀錄、節略等，依身分、公務性質及處理　　方式等使用之。 十一、公文結構及作法說明如左：　（一）發布令及人事命令：　　１、發布令：　　　（１）發布行政規章之令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如：　　　　甲、訂定「○○○施行細則」。