LRQP15客户的资料管理程序.docVIP

深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司 客户资料管理程序 编制： 郑波 审核： 陈奥加 批准： 徐霞 2001年 4 月 25 日发布 2001年 4 月25日实施 深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司 文件编号 LRQP-15 版 次 A0 客户资料管理程序 页 码 1/4 目的 为了保障客户的财产免受损失，对客户财产的标识、使用、保管等进控制。 适用范围 本程序适用于对所有顾客提供的规划及工程设计类文件资料的管理。 定义 顾客资料：指在设计过程中从顾客一方借阅的有关规划即工程技术资料。 职责 4.1 各个职能部门负责对本部门由顾客提供的工程类资料分别进行登记、归档及保管。 4.2 各专业技术人员借阅并使用顾客的工程技术资料。 工作程序 5.1 顾客资料的归口管理 各职能部门由指定人员负责本部门人员索取或接收的顾客资料的登记、归档、借阅及保管等。 5.2 顾客资料的索取或接收 5.2.1 各职能部门人员根据规划或工程设计工作的实际需要，在顾客同意的前提下向顾客索取或接收规划或设计用的技术文件和资料。 5.2.2 向顾客索取或接收技术文件资料时，我方人员要签字为据，以防出 深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司 文件编号 LRQP-15 版 次 A0 客户资料管理程序 页 码 2/4 现双方责任不清的问题。 5.3 顾客资料的登记和验证 5.3.1 各职能部门人员要把顾客提供的技术文件资料按照《顾客资料登记表》的要求进行填写，同时，要经各职能部门负责人验证并签字。其中签字的主要内容是检查顾客提供的技术文件资料的完整性、正确性以及是否符合我方要求。若不符合我方要求，则验证人不能在《顾客资料登记表》上签字。 5.3.2 若顾客提供的技术文件资料有问题或是不符合我方要求，则有相应的技术人员与顾客协商解决。 5.3.3 各职能部门的验证不能免除顾客提供我方可接受技术文件资料的责任。 5.4 顾客资料的标识 对顾客提供的技术资料，须在相应的地方进行标识为“客户资料”。 5.5 顾客资料的保管和维护 5.5.1 各职能部门责任做好本部门人员索取或接收的顾客资料的报关工作。 5.5.2 对经验证不合格的技术文件，则不能归档。 5.5.3 使用顾客资料均要办理借阅手续。其中，对顾客提出不需要归还的 深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司 文件编号 LRQP-15 版 次 A0 客户资料管理程序 页 码 3/4 资料，使用或要及时返还各职能部门负责人；对顾客提出需要归还的资料， 若使用后尚未到归还期限则仍要及时返还负责人保管，若已到归还期，则有相应的人员八股刻的资料归还，而且均要在《顾客资料登记表》上记录。 5.5.4 各职能部门使用顾客资料时，应避免错用或使用方法错误；使用人应妥善保管好顾客提供的文件和资料，以防损失；若不慎损坏或丢失，则要向负责人报告，并做好记录，同时，有相应的人员及时向顾客解释或说明具体情况。 5.5.5 《顾客资料登记表》等记录要按照《质量记录管理程序》中的要求由相关智能部门予以保存。 6. 相关文件和质量记录 《质量记录管理程序》 7. 附件 《客户资料登记表》 深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司 文件编号 LRQP-15 版 次 A0 客户资料管理程序 页 码 4/4 客户资料登记表 编号： 项目名称： 客户名称： 联系电话： 客户提供的资料摘要： 资料数量： 归档日期： 提供日期： 借阅日期： 是否归还客户： 是 / 否 归还客户日期： 验证人签名： 使用人签名：