商务秘书理论与实务0402 会议的的策划阶段的会务工作.pptVIP

案例导入——4·2 点评：会议的议题必须在会议开始之前提前确定好，这也是会务策划阶段的主要任务。确定会议议题并做好充分的准备，以免会议上出现问题而影响到会议的进行。本案例中就出现了这样的现象。临时增加议题，与会者意见不一致，影响了会议的顺利完成。 例会——安排会议议程 特别重要的议题安排在前面，依照重要程度依次排序。 按照事物的习惯性顺序，尽量把同类性质的议题安排在一起。 特别重要的会议首先宣布并讨论会议议程，然后再安排研究其它事项。 要注意本公司章程中有无对会议议程的特别规定，如有明确的规定，按公司的章程办理。 保密性强的问题，一般安排在会议最后，如研究人事安排问题等。 拟定会议计划： 确定参加会议人员名单，界定包括出席人员、列席人员、特邀人员以及工作人员在内的会议规模。 初步确定会议地点，是在公司的会议室、培训中心，还是租用酒店、宾馆；是在本地召开还是到外地开会。 确定会议的时间、会期及大体的日程安排。 确定会议需要起草和印发的材料。 拟定会议预算。会议经费应包括：材料印刷费、会场租金及布置费用、交通费用、住宿费用、餐饮费用、培训费用、旅游费用以及预算外支出等。 确定会议筹备人员。明确筹备工作总负责人或大会秘书长，进行人员分组并明确各自的责任及负责人。 L/O/G/O 第二节 策划阶段的会务工作 第四章 会务工作 策划阶段的会务工作： 4 为什么（why）要召开会议？