无效会议和提高会议质量效率方法.pptxVIP

案例：开会达人 周一上午9点，部门例会。 周一下午3点，上海客户公司，项目例会。 周二上午10点，北京总公司，项目通气会。 周三下午3点，上海分公司，与供应商进行会议。 周四上午11点，上海分公司，项目小组项目进展会。 周五上午10点，南京，客户大会。 看到这张下周日程安排表，我真是欲哭无泪。雨果说“我不是在喝咖啡，就是在去喝咖啡的路上。”大文豪这话充满了潇洒，而对于我来说，则是“我不是在开会中， 就是在去开会的路上。”  开会达人 除了已经规划好的会议，我还得随时面对突如其来的会议，会议召集、会议准备都 让我头疼不已，现在我已经可以自诩为“开会达人”了。 其实我想明白了，身在企业就免不了要开会。从讲究例行性的周会、月会、例会、 年会，讲究功能性的业务会议、营销会议、提案会议、战略会议、动脑会议、决策会议、检讨会议、部门会议或跨部会议，讲究现场主义的站着开的朝会，到一边吃一边开会的早餐会、便当会、茶会，我们不知不觉进入了无时不会、无地不会、无所不会、无人不会、无事不会的时代，想不成为“开会达人”估计也是件很难的事。 开会达人 在使用WebEx后，我这个开会达人终于摆脱了会议的烦恼，只需要普通电脑、普通的浏览器，我就能上网参加会议。即使我身在外地，也不必回到会议室才能够参加会议。不过，目前我的会议中使用WebEx的频率还不多，但随着公司逐步推广WebEx， 我今后参加会议将不再这么疲于奔命了。  开会达人 问题： 1.你认为开会的目的是什么？ 2.会议开得成功的秘诀在哪里？ 一、明确会议的目的 召开会议可以有许多不同的原因，会议主办者必须预先明确会议的目的，才能使会议取得成功。目的尚未明确，就无法确定需要举行哪种会议。因此，首先需要确定会议的目的及所需的时间，然后邀请与会者。   从一开始就要明确会议目的。如果不开会也能解决问题，就取消会议。 二、 考虑开会的细节 如果已确定一个会议的目的和主题，就可以开始考虑其他细节。 1.想一下这个会议要开多久，哪几个问题需要讨论以及必须分配给每个问题的时间是多少。注意留点时间用于分派任务，也留点时间给予会间休息及会议总结。 2.一定要安排好会议，以确保恰当的、有必要的、权威性的与会者能够出席。如果他们不能来，那就重新安排一个更合适的时间。 3.对于例行会议，应每隔一段时间检查一下这些会议是否仍符合一个实用目的而不是在浪费时间。 每个人都明确开会的目的吗？ 是否需要每个人都出席整个会议？ 是否有比开会更好的方法？ 是否有其他人，他通常不出席你的会议，但可能会在这一次会议上提出有益的意见？ 使用各种视觉辅助手段是否有利于会议？ 案例：开个有效的会议 蓝天实业公司生产部经理经常通过召开会议来解决问题和处理工作，同时他自己又必须参加很多上司主持召开的会议。他感觉整天忙于各种会议，无暇处理业务，造成工作上的被动，为此下决心改进会议。 过去，他每召集一次会议，不管会议内容是什么，总是要求下属所有的负责人来开会。结果，会议规模很大。每位参加者为了表示对会议的重视，大都至少提出一个问题，而多数问题都与会议议题无关，这就难免使会议时间拖得很长。究竟怎样确定与会人员的范围才合理呢？ 案例：开个有效的会议 经过认真分析研究，他找到了一个两全其美的办法。这就是：会前，先分发一份会议须知单，内容大都为#某月某日某点，在某会议室讨论某问题，已邀请有关领导同志参加讨论，如果你认为需要了解有关情况或愿意参加讨论，届时出席。未到会者，我们将于会后送上会议讨论纪要，供你参考并提出意见。 过去每次会议都要有十多人参加，并且时间很长。而现在只有少数几个人参加，再加一个记录的秘书，用一个小时左右就把会开完了，而且也没有人敢怠慢。 问题： 1.开会时间越短越好吗？ 2.你认为应该如何提高会议的效率？ 一、有效会议的界定 有效而成功的会议，一般来说需要具备以下三个条件。 1.会议目标能被实现 2.会议目标能在最短时间内被实现 3.与会者对会议感到满意 1.1 有效会议的条件 (一） 会议目标能被实现 会议是为达成特定目标所使用的一种工具、方法，一次成功的会议应是一个建设性的获得预期成果的过程。因此，衡量会议效果的时候，最先评估的就是会议是否完成了预期目标。当然，预先存在的假设是这个目标有被努力达到的价值。 1.1 有效会议的条件 (二） 会议目标能在最短时间内被实现 1.这里强调的是必须保证会议在沟通与信任的前提下，争取在最短时间内取得成果、达到目标。 2.这是根据效率原则而提出的要求，也是充满挑战性的要求。但在实际工作中 这一点却很难达到，很多会议在沟通讨论环节花费掉大量时间，也达不到组织者需要的目的，造成低效、拖沓的结果。 从事咨询和培训工作的弗朗西斯•米凯尔