总务处业务宣手册.docVIP

PAGE PAGE 2 總務處業務宣導手冊 中華民國99年10月修訂 校址：桃園縣龜山鄉萬壽路一段300號(300 Wan-shou Rd.,Sec.1,Kueishan Tao-yuan, Tel：886-2機：3600-3631 網址： HYPERLINK .tw/m/oga/index.htm .tw/m/oga/index.htm 目 錄 事務組業務宣導資料…………………………………3 出納組收款、付款作業需知…………………………10 文書組業務宣導資料…………………………………20 保管組業務宣導資料…………………………………30 營繕組業務宣導資料…………………………………31 本校「推動六五節約能資源活動」實施計畫………32 PAGE PAGE 13 事務組業務宣導資料 一、各單位辦理各項採購業務請依本校採購辦法，申請核准後採買，請勿先行採買後再申請，核判權責表及採購作業處理方式如附件一、二。 二、設備或耗材採購請以「人會總系統」請購，附加檔案為： 1.詳列設備規格之「設備(物品)規格說明書」或「耗材申購單」。規格中不可限制廠牌或型號，若建議廠牌或型號請加註或同等品字樣。 2.廠商估價單(含稅價)、若為共同供應契約請另附共同供應契約訂購單。 3.預算表。 4.限制性招標請填寫「限制性招標申請單」，並附獨家證明。 5.申購前請參閱環保署綠色生活資訊網，選購環保標章產品，為環境保護、愛護地球、節省能資源盡一份心力。( HYPERLINK .tw/GreenLife/products/productsQuery.aspx .tw/GreenLife/products/productsQuery.aspx) 上開附加檔案為採購必備資料，請詳填各相關欄位並備齊資料以利採購。 三、採購簽文作業流程為：需求單位→單位主管→院、處長→會計室→總務處→秘書室→副校長→校長，採購作業流程如附件三，事務組各成員工作職掌表如表列。 四、文具用品採計畫性採購，請需求單位於每月30日中午前將次月份需求之文具統一填寫乙份「 HYPERLINK .tw/m/oga/affairs/document/common_account_for_table.xls \t _blank 共通性文具用品請領表」(每月更新請至本組網頁下載最新表格)並於人會總系統繕打請購單、經承辦人及單位主管簽章並加註日期後，交本組彙整資料後一併送簽，書坊到貨後即通知各單位領取文具用品。專案、非共通性及緊急採購，請單位自行另案提出請購申請。 五、儀器設備或耗材經點收測試無誤後，依其屬性分別填寫下列表格後，儘速送本組安排驗收時間後，會同驗收小組共同辦理驗收。 1.儀器設備驗收，請購單位經測試後填具「設備(物品)物料測試表」，請逐項填寫品名、廠牌及型號並附照片，以利驗收前判別。 2.耗材驗收，請購單位清點後填具「耗材驗收單」，經申購人、協驗人及單位主管分別用印簽並註日期。 六、廠商到貨之送貨單及發票，請檢查所載之品名、項目及數量是否與原申請採購之內容相符，無誤後再行簽收並請妥善保管速交採購承辦人員。 七、廠商送貨時請引導廠商至第二停車場或貴儀中心卸貨區暫停；ＳＴ棟教學大樓前禁止車輛進入。 八、原領有汽機車停車證之同仁，如有換車請至本組申請換證，並繳回原車證，並請協助呼籲各位同仁車輛停放請依停車格位停放，無畫設停車格位處禁止停車，本組按月彙整違規停車資料送秘書室陳閱。 九、校車借用請填寫「公務車借用單」並附車輛使用需求原因之簽文或活動單，同一時間如有二個以上之單位提出用車之需求，請相互協調車輛之使用方式。 十、召開會議請多使用電子郵件遞送資料並使用多媒體設備報告減少會議資料印製，並呼籲自備飲水杯及環保餐具。 十一、廚餘、電池、鐵鋁罐、寶特瓶、玻璃類及紙類等可回收資源，請確實做好分類，分類放置以利集中回收處理。 十二、各單位辦理活動需總務處支援事項，請務必事前會知，俾利配合辦理；活動內涉及採購之部份請依上述採購流程辦理。 十三、活動海報請張貼於海報架或公佈欄，切勿張貼於牆壁上，並於活動結束後將海報拆除，並請協助維護張貼處之完整與清潔，未經許可自行張貼之海報，一經發現立即拆除。 十四、校園內除簽訂合約之廠商外，請勿讓廠商在校園內進行銷售販賣或填寫問卷調查之行為。 十五、各單位管轄之教室、實驗室等環境，請多加宣導維護環境之整潔。 ※凡「XXXXX」之表單均可於本組網頁，表格下載處下載最新版檔案。 事務組各成員工作職掌表： 職 稱 姓 名 職 掌 1 組長 鄧文華 1.年度經費預算規劃。 2.組業務處理規劃、分配、協調、督導及上級指示之業務。 3.財金系設備及實習材料採購及合約書訂定。 4.企管系設備及實習材料採購及合約書