一种基于信息化手段物资采购供应商不良行为管理模式.docVIP

一种基于信息化手段物资采购供应商不良行为管理模式 　　引言：从大型企业的内部管理角度看，目前国内仍然缺乏针对外部供应商不良行为的强力管控手段和信息化管理思路和工具。为了进一步提高供应商不良行为管理效率及规范性，需要通过信息化手段将供应商不良行为的提报内容、审批过程管理在系统中固化，帮助企业更好地掌握整合供应商不良行为信息，减少审批中间反复环节，获得更加清晰、全面的业务数据。本文以某大型企业在这一领域的创新实践为例，就供应商不良行为管理手段和对应的信息化工具设计及应用进行论述。 　　本文中所提及的外部供应商不良行为管理模式和相关信息化系统的应用企业为某公共服务行业特大型企业。该企业拥有为数众多的下属分子公司，采用集约化管理模式，本部对下属各单位管控能力较强。自2013年5月起，该企业采用自行设计和开发的“供应商不良行为管理模块”，加强了企业的供应商不良行为管理能力，取得了良好的应用效果和经济效益。 　　未使用供应商不良行为管理功能之前，该企业只有部分零散提报至本部的供应商不良行为于企业已有的电子商务平台进行简单管理，业务模式缺乏可操作性，且下属各分子公司的外部供应商不良行为提报及审批过程仍然在信息系统外进行。这导致了管理上的三大问题： 　　提报内容非结构化：下属各分子公司提交的不良行为材料形式多样、内容格式不统一，容易造成提报审批环节的反复，人工沟通成本较高； 　　提报方式不规范：通过线外手工提报，由下属各分子公司、物资公司、本部物资部逐级审批，环节反复较多，加大业务管理难度； 　　信息统计整理困难：由于不良行为提报内容多样、审批过程无法有效管理，加大了对不良行为业务信息的后期整理、分析、统计的工作量； 　　数据应用价值低：信息规范性不足、实时性不强，大大降低了供应商不良信息数据的应用价值，以工程物资供应商不良行为管理这一采购业务中的管理难点为例，不良行为分析数据对采购决策的有效支持率仅为29%，无法满足飞速增长的企业业务需求。 　　一、业务管理的主要做法 　　供应商不良行为管理模块设计、开发和应用后，规范了下属各分子公司供应商不良行为提报及审批环节，所有分子公司供应商不良行为申报需要在企业ERP系统中的“供应商不良行为管理模块”内完成，并按照每月供应商不良行为逐级提报的时间节点要求，在系统中进行供应商不良行为的逐级审批。 　　“供应商不良行为管理模块”与企业已有的ERP系统无缝融合，信息共享，并与同业对标系统、决策支持系统等外围系统通过实时数据接口进行集成，实现数据实时同步。 　　二、业务流程说明 　　（一）供应商不良行为提报及审批 　　下属各分子公司在供应商不良行为提报界面填写供应商不良行为上报内容，填报内容包括必填项和选填项。 　　必填项包括：不良行为发生日期、合同号、合同签订主体、采购订单号、供应商编码、供应商名称、物资大类、物资中类、物资小类、工程物资等级、工程名称、不良行为类型、不良行为描述、不良行为严重程度、招标批次编号、处理依据条款、供应商联系人、供应商联系电话、供应商电子邮件、供应商不良行为报告（附件）、供应商不良行为支撑材料（附件）。 　　选填项包括：公司代码、不良行为发生日期、供应商编码、物资大类、物资中类、物资小类、不良行为类型、不良行为严重程度。 　　二级物资公司专责完成供应商不良行为申报填写后，填报人能够保存、修改申报内容，并进行提交。供应商不良行为申报为四级审批，依次为：二级物资公司负责人、一级物资公司专责、一级物资公司经理、本部物资部。各级审批人给出审批通过或拒绝意见，拒绝需要填写退回原因。各级审批人均能够修改“不良行为描述”字段。审批层级如下表所示： 　　对于创建、审批各环节的供应商不良行为申报单，通过标记不良行为申请单的状态对各地市上报信息进度控制和实时监控： 　　未提交：暂存状态。提报人可以修改、删除未提交的不良行为申请单。 　　已提交：提报人提交不良行为申请后，状态为“已提交”，申请单内容不允许修改、删除。 　　二级单位已审批：二级物资公司完成第一级审批，申请单内容不允许修改、删除。 　　一级物资公司已初审：一级物资公司专责完成第二级审批，申请单内容不允许修改、删除。 　　一级物资公司已复审：一级物资公司经理完成第三级审批，申请单内容不允许修改、删除。 　　本部物资部已终审：本部物资部完成第四级审批，申请单内容不允许修改、删除。 　　退回拒绝：任一级审批人给出拒绝意见并填写拒绝原因，申请单退回至提报人，申请单状态为“拒绝”。提报人可以修改、删除拒绝状态的不良行为申请单，申请人修改完成后可重新提交，提交后，系统将状态变更为“已提交”。 　　（二）供应商不良行为公示管理 　　对审批完成的供应商不良行为的公示情况进行管理，对于已公示的供应商不良行为，本部物资部相关人员能够标记“已公示”状态，则