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1.4一般物资采购供应业务流程2003年试行本 B 1.4－ PAGE 121.4一般物资采购供应业务流程一、 业务目标1 经营目标1.1 形成股份公司总部与分（子）公司两级集中采购的体制。1.2 优化采购方案、优选供应商、优质保量地满足股份公司生产建设物资需求。1.3 合理确定采购价格，降低采购成本。1.4 及时安排采购资金，保证货款准确支付。2 财务目标2.1 存货、付款的会计处理真实、准确、完整。3 合规目标3.1 物资采购行为规范、过程公开、竞争公平公正，符合国家法律法规。3.2 物资采购合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、 业务风险1 经营风险1.1 多个采购部门分散对外采购，造成内部竞争、难以形成整体和批量采购优势，出现采购控制漏洞。 = 1 \* GB3 ①除原油、成品油以外的物资统称一般物资。1.2 不能及时采购到所需物资或采购物资不能按时到货,影响正常生产建设进度。1.3 采购的物资产品质量不符合技术质量标准需求，甚至采购了伪劣产品以及运输时发生丢失和毁损,出现质量问题或质量事故影响生产建设使用。1.4 供应商垄断产品价格、串通报价，或设计、生产、技术等部门和使用单位指定供应商，致使采购价格严重高于市场价格。1.5 对供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析，导致采购价格不合理。1.6 分（子）公司层层设库、重复储备,致使库存资源不能共享、储备资金占用大、仓储费用高。1.7 资金分散使用、付款时间、付款方式、付款金额不恰当造成资金效益的流失。1.8 合同对购销双方的权利、义务和违约责任表述不清楚，导致经济纠纷和经济损失。1.9 未经审核，擅自变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2 财务风险2.1 多记、错记、漏记物资入库或应付账款，导致财务报告失真、不准确、不完整。3 合规风险3.1 制度不健全或有漏洞，制度执行不到位和监督考核不力,导致采购管理过程发生违规问题。3.2 物资采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。三、 业务流程步骤与控制点1 明确物资采购供应职责1.1 股份公司授权物资装备部对钢材、煤炭、三剂、油田非安装设备等大宗通用重要物资实施总部直接集中采购，并按照总部集中采购规定对更大范围的大宗通用重要物资实施总部组织集中采购。1.2 股份公司授权物资装备部审批分（子）公司所需的进口物资，按照一般物资采购范围的划分委托中国石化国际事业公司进行采购。参见《1.5一般设备物资进口业务流程》1.3 分（子）公司授权一个物资采购部门对所需物资实施集中采购并制订集中采购目录，集中采购金额占分（子）公司物资消耗总额80％以上，逐步达到100％。1.4 工程项目物资采购按照《中国石化固定资产投资项目物资采购管理办法》执行。EPC项目由总承包单位一个物资采购部门集中采购;由中国石化集团公司直属企业的设计院和石化系统外部单位承担的工程项目实行甲方供料制，主要物资由分（子）公司物资采购部门按照集中采购目录实施采购。属于总部直接集中采购的物资上报物资装备部实施，属于总部组织集中采购的物资由物资装备部统一组织实施。1.5 分(子)公司授权物资采购部门实施物资统一储备，减少二级储备或不设二级储备，减少储备资金占用。1.6 股份公司授权物资装备部组织分（子）公司开展区域联合储备，建立分（子）公司库存资源共享与调剂利用机制。1.7 各级物资采购部门实行物资采购全过程各环节相互配合、相互监督分段管理模式，计划与采购、质检与采购、价格审核与采购、合同审核与采购、货款支付与采购等职责分离。2 需求计划编制、审核与提报2.1 分（子）公司根据生产建设需要及时、准确编制并审核物资需求计划，准确描述所需物资名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等要素。年度需求计划中生产用原辅料计划须至少提前60天、检修物资计划须提前120天提报，季度计划须提前30天提报，月度计划须提前15天提报,其中长周期关键设备应根据合理的制造周期及早提报；提报的准确率按月度、季度、年度分别达到100％、95％、85％以上；工程建设物资需求计划按照施工网络进度控制图相应提前提报，准确率达到95％以上。2.2 分（子）公司的生产、设备、技术、工程等部门审批需求计划，物资采购部门对需用单位提报的物资需求计划的准确性进行监督考核。2.3 审批后的物资需求计划立即提报各级物资采购部门，保证合理采购周期。3 采购计划编制与审批3.1 各级物资采购部门计划人员依据已经审批的物资需求计划和物资储备定额平衡库存后，及时编制物资采购计划，提出采购数量、质量要求、交货期、采购方式及供应商