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浅谈档案管理中突出问题与对策江伟 　　[摘要]档案信息化是社会经济快速发展的必然要求，信息技术的日新月异，给我国的档案事业带来了空前的发展机遇与挑战，面对这种形势，如何管理好企事业档案以实现向档案现代化管理方式的转变，成为档案信息化建设中的一个重要问题。 　　[关键词]档案管理； 信息化； 建设 　　中图分类号： G 4 7 文献标识码 ： A 文章编号： 　　人类自从进入了信息时代，对信息的需求从来都没有停止过，档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录，它作为社会记忆的存储工具，对于一个国家、民族的文化发展具有重大影响和意义，档案管理工作要想紧跟时代发展的步伐，就必须充分利用信息化管理的新技术，实现对档案管理的信息化。当前，实现各领域中档案管理的信息化是各行各业所共同面对的新课题。 　　1、档案管理结构现状 　　随着社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。而随着现代化建设以及城市化进程的大幅加快，档案的需求及利用也就越来越多，要求也越来越高，齐全的档案管理系统，已经成为衡量档案应用单位信息化程度的一大标志。很多企事业单位逐渐开始重视这个问题，将先进科学技术运用到档案管理的工作中，不断加快档案管理的信息化建设，努力实现历史档案同未来档案科学有机的链接。 　　2、档案管理中存在的问题 　　2.1档案管理工作的硬件设施不够完善 　　由于领导层的重视程度不够势必会带来档案管理方面的经费投入的欠缺，尽管有些单位一开始就建立了专门的档案管理系统与存储室，但在后来的工作中就忽视了这方面的更新与投入。致使原来的硬件设施远远跟不上后来的档案的更新与保管工作说要达到的要求，即不重视与时俱进，造成某些单位档案室保管条件比较差，多数单位还达不到档案治理要求，与整洁、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，治理体制不到位，使部分档案受到损害。 　　2.2 管理人员知识结构老化 　　档案管理是一项专业性很强的工作，需要随着知识的更新换代，而不断地进行档案管理模式的优化。同时随着信息网络化的进程，档案管理逐渐在向网络化迈进，这就要求档案管理人员的知识结构能随着社会的发展，而不断进行知识结构的调整，可以不断的吸收专业管理知识、科技信息知识、还要充分认识到档案管理工作的重要性，随着科学技术的发展，计算机信息的传播也日益扩大，所设计的档案管理系统也得到了普遍采用，但有些档案管理人员由于不懂得如何运用，导致档案管理的科学化程度不够高，一些先进的系统还不能加以实施，虽然已经推广，但并未在档案管理中得到广泛运用。 　　2.3 思想认识不足，忽视档案管理工作 　　档案管理工作是一项极其重要的工作，需要专业性很强的人员进行档案的管理，同时在思想上也应该给该工作以足够的重视。在我国的企事业单位，大部分部门认为档案管理工作没那么重要，造成档案管理的松懈。还有的档案管理人员本身就对档案的管理重要性的认识不足，缺乏工作的责任感，致使他们的工作态度不够细心，没有奉献的工作精神，也缺乏良好的职业道德，档案管理是一项专业性很强的工作，需要随着知识的更新换代，而不断地进行思想认识的优化。 　　2.4 档案管理的秩序混乱。 　　当前，我国企事业单位普遍缺乏规范的档案管理制度，造成管理秩序混乱。一方面，档案收集工作不到位。在收集档案过程中，已有的管理制度没能发生作用，缺乏必要的档案收集考核手段，常常造成不交档案状况；另一方面，档案整理不规范。由于企事业单位的不断发展，档案管理人员的流动性较大，再加上档案整理工作缺乏统一标准，常常出现目录与实际内容不相符、遗漏资料等问题，难以追究责任。 　　3、档案管理的发展对策 　　我国档案管理体制的不断改革，以及企事业单位服务模式的进一步转变，传统的档案管理模式已经越来越不能适应当今世界计算机网络信息化的发展潮流。因此，实现新形势下档案管理模