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行政单位档案管理存在问题及对策探析 　　[摘 要]行政单位档案管理是政府部门机构管理和国家信息资源管理的重要组成部分。随着社会的不断发展，行政单位档案的重要性也日益增强，行政单位档案的安全也越来越受到社会各界重视。 　　[关键词]行政单位档案；安全；管理 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）47-0220-01 　　行政单位档案是行政单位的宝贵财富，具有非常重要的凭证和参考作用。档案是不可再生资源，一旦遭到破坏，将会造成不可挽回的损失，档案的开发利用等工作也就更无从谈起。档案安全关系着档案的存亡，是行政单位可持续发展的基础和条件。保证档案的安全是档案工作人员第一要责，是档案工作的重中之重。 　　一、行政单位档案安全体系的建设理念 　　行政单位档案安全体系包含着两个方面的内容，一是行政单位档案安全，二是行政单位档案体系，其中安全是目标，而体系则意味着针对目标实现的全方位审视和整合。 　　行政单位档案安全一直是行政单位档案管理部门高度重视的问题。但到底什么是档案安全？对此还缺乏深入、系统的研究和认识，甚至还存在着一些误区。在工作中，一般各个部门各自有各自的强调重点，缺少在全局和系统高度上的统一部署和协调配合，衔接不够紧密，容易出现管理缝隙和漏洞。 　　二、行政单位档案保护现阶段呈现的新特点 　　行政单位档案安全体系建设理念的提出，最大的创新是对行政单位档案安全的重新定位，突破了以往从局部对待档案安全的做法，力求以全新的思维出发，建设全面、系统、科学的档案安全体系。 　　档案保护不是一项单纯的、简单的业务工作，而是贯穿档案管理全流程的系统性工作，所有针对档案的活动或环节都要考虑档案保护的问题。随着新载体、新技术在档案工作中的大量应用，档案保护表现出越来越多的新特点： 　　（1）涉及面广。档案保护不仅体现在档案从生成到利用运行全流程管理之中，并在馆库建设甚至基础建设、档案缩微及数字化迁移，电子文件系统、灾害预防系统等各种档案馆项目建设中都是必须要考虑的重要问题。经常有些项目在建设中没有充分地考虑档案保护问题，给后继的工作造成不便，甚至形成档案安全的隐患。 　　（2）技术种类多。现在的档案载体种类繁多，诸如纸质档案、照片档案、胶片档案、音像磁带、计算机磁带、计算机硬盘、光盘等各种特殊档案等，而每一种载体具体又有多种不同的细类，所涉及的保护技术和手段纷繁复杂。 　　（3）技术要求高。由于档案载体所具有的多样性，档案保护技术需要极为丰富的科学知识，包括物理、化学、生物、材料、信息、甚至历史、管理等诸多学科，同时还需要各种各样的专业技术，尤其是一些新的载体，本身科技含量就非常高，对档案保护提出越来越高的要求。 　　三、行政单位档案安全体系建设工作中存在的问题 　　近年来，由于档案安全意识淡薄，档案经费投入不足，档案工作人员责任心不强，防范措施不到位，库房管理混乱等多种原因已经造成多起档案失窃、档案人为损毁、库房失火档案烧毁等档案安全事故，档案实体安全和档案信息安全方面存在的各种隐患不容忽视。 　　（1）档案安全意识淡薄，材料收集不齐全，严重影响档案实体安全。一是收集、整理过程中存在档案材料门类不全，存在重此薄彼的的现象。突出表现在只注重机关文书档案、会计档案的收集整理，而忽略基建、设备档案、照片档案、业务档案、案件档案及电子文件的收集整理，这部分档案很多时候都留在经办人员手中，往往随着经办人员的变动要么不知去向，要么处于零散状态，无人收管，造成了档案的严重流失。二是材料短缺较多，应规范的材料流失严重。有些单位的档案几乎是清一色的红头文件，很多没有文号且又十分重要的档案材料，如党政会议记录、重要会议材料、单位领导人讲话稿件包括草稿、领导批示、各种荣誉材料、工作计划、工作总结、组织（行政）介绍信等材料却很少。三是内容不完整，材料的成套性、系统性差。许多单位保存的档案材料中，存在有印件无定稿，有上文无下文，有批复无请示，有附件无正件，应该有处理记录的无处理签等现象，无法全面反映某项活动的全过程，严重影响档案信息质量。 　　（2）档案安全制度缺失，经常性安全检查执行不力，造成不可挽回的损失。由于档案安全意识淡薄，一些单位领导对档案安全方面的关注度自然就小，这点可以体现于档案管理制度的建设上。一般单位都有档案管理的各项制度，如档案的接收、分类、借阅、保密、鉴定、销毁等制度，但是，部分单位却没制订档案安全管理制度，档案安全管理工作没有提到议事日程，未能做到有章可循，存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。档案易受到酸化、粉尘、细菌、害虫、光线等多种因素作用而被腐蚀、损害，因此，需要对档案进行经常性的安全检查，一旦发现异常情况，应立即采取应对抢救措施，将事故消灭在萌芽状态，而现实是一些单位领导由于对档案安全关注度不