苏州大学实物档案归档范围及要求.docVIP

苏州大学实物档案归档范围与要求 实物档案是指除纸质档案以外承载有表彰、授权、字画，主要有证书、奖牌、奖杯、锦旗、奖章、纪念品等种类。 第一条 归档范围和保管期限 1、荣誉实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省（部）级及以上颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。 2、印信实物档案。机构变更或撤销、合并单位的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。 3、名人字画实物档案。省（部）级及以上领导、杰出校友、社会知名人士为学校的题词、作画。 4、学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、校徽、匾等物品。 5、本校与国内（境）、外校际交往中收受的礼品。 6．其它有保存价值的实物，经档案馆认定后归档。 7、实物档案的保管期限为永久、定期两种。 第二条 整理流程 1、区分载体。根据学校实物档案的具体情况进行分类，常用的方法是按实物种类分为荣誉、印信、礼品、字画等种类。 2、清洁修整。实物档案由于载体特殊，容易受损或受污，整理时要进行清洁修整。奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、抛光、保养，尽量恢复原状，其他可根据不同的要求进行修复。 第三条 编制移交目录 1、奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。 2、印章归档时应附印模。 3、字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。 第四条 实物档案管理 实物档案档号按“实物档案分类号+保管单位号”依次编号。 第五条 归档时间和移交手续 1、省（部）级及以上荣誉实物档案在本单位存放一年后向学校档案馆移交，市级以下荣誉实物档案保存在本部门、院部。印章、字画、礼品可随时向档案馆移交。 2、移交前，移交部门要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。 第六条 保管与利用 1、实物档案以自上而下，从左到右的排架方式摆放。 2、档案库房要做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防虫、防有害气体、防盗等工作。 3、实物档案原则上只能本单位利用，其他单位利用实物档案须开具介绍信并说明理由，经档案馆负责人同意后方可借用。借用实物档案必须按规定严格办理登记手续，用完后及时归还。