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Access数据库中初学者容易忽视几个技巧 　　[摘要]总结教学经验的基础上，向初学者介绍几个容易忽视但是也是比较实用的几个小技巧。 　　[关键词]Access数据库 数据交流 压缩 表分析器 　　中图分类号：TP3文献标识码：A文章编号：1671－7597（2009）0420038－01 　　 　　现在一般的高校都不开设Access数据库课了。绝大部分的高校都在开设SQL、oracle等。但是Access数据库还是存在的，作为一个功能强大的数据库管理系统和MIS系统开发工具，相比较其他的软件，Access具有界面友好、易学易用、开发简单、接口灵活等特点。而且作为微软公司发布的office软件包中的组件之一，它和其他的组件关系密切。本文根据教学经验，就初学者容易忽视的几个技巧进行总结。 　　 　　一、Access与Excel和Word的数据交流 　　 　　很多人在学习Access的时候都不太会考虑到Access中的数据和Excel或者Word之间可以交流，都将这三个软件当成独立的软件去学习。其实三者同为office软件包中的组件，虽然在处理数据的过程中有各自的侧重点，但也有一些类似的地方。如果Access中的一些数据可以在Excel或者在Word中处理，那么学习起来会更加容易，毕竟相比较而言，Excel和Word的使用更加的广泛，Access对使用者的要求更高一些。下面就介绍Access与Excel和Word如何进行数据的交流。 　　 　　二、将Access数据库中的数据输入到Excel或者Word中 　　 　　操作过程如下：打开数据库，选中需要输入到Excel中的表，右键单击，在弹出的快捷菜单选择“导出…”，或者选中表之后，选择“文件”“导出…”。如果要将数据输入到Excel中，则在打开的对话框的“保存类型”中选择“Microsoft Excel 97-203（*.xls）”，选择要保存的位置，输入文件名，单击“导出”按钮即可。有时候在Excel中处理数据要方便的多。如果要将数据输入到Word中，在打开数据表导出对话框之后，有两种情况：第一种，如果要创建保持原有数据格式的文档，则“保存类型”选择“RTF格式”；如果要创建普通的文本文件，作为邮件合并数据源使用，则选择“Microsoft Word合并文件”按钮。其他的操作步骤都是一样。 　　 　　三、将Excel中的数据输入到Access中 　　 　　同样地，有时候为了处理数据的方便，我们也需要将Excel的数据输入到Access中。操作过程如下：打开数据库之选择对象“表”，单击工具栏上“新建”按钮，弹出“新建表”对话框，选择“导入表”，打开导入表对话框，选择需要导入的Excel表格，打开“导入数据表向导”，根据向导提示，可以完成整个数据交流过程。其中包括选择表中数据的存放位置，字段名的修改，主键的创建和表的名称的修改等。这样导入的表可以继续进行数据库中的相关操作。 　　 　　四、将Word中的数据输入到Access中 　　 　　在Word中可以对Access转换过来的表格自如地进行编辑，然后再将处理好的表格重新导入Access中。可以通过2种办法在Access中使用Word表格的数据。第一种方法是通过剪贴板。这种方法比较简单，在Word中选中表格的若干行或若干列（当然，也可以单击表格左上角的“选择”工具，选中表格所有数据）后，单击工具栏上的“复制”，然后再打开Access中的表或者查询结果，点击工具栏上的“粘贴”，将表格数据复制过来即可。 　　第二种方法就是通过和前面介绍的Excel转换方法一样的方式，但是对于word文档的转换，需要通过文本文件作为过渡。我们可以分成两步来做：第步，先把Word中的表格转换成纯文本文件；第二步，在Access中导入文本文件。具体操作方法是，在Word中选中表格，首先先表格转换成文字，用逗号分隔或用制表符分隔，然后选择“文件”“另存为”，在打开的对话框中，选择保存位置和输入文件名之后，“保存类型”选择“纯文本”格式。在Access中：同样打开“新建表”对话框，选择“导入表”之后，在打开的对话框中，文件类型选择“文本文件”，而不是“Excel表格”。接下去的操作就是根据向导提示进行。 　　熟悉office软件包中组件之间的相互转换，对于初学者来说是有很大帮助的。 　　 　　五、压缩数据库 　　 　　Access数据库在用的过程中，经常不断的进行删除和增加记录的操作等修改工作后，数据库可能会变成碎片保存，并且不能有效地使用磁盘空间。在操作中可能会出现以下问题：使Update语句更新失败，明明一条记录存在，也可以select到，但在用Update时出现找不到记录，更新失败的错误信息；会使数据库