关于中职学校学籍档案科学管理与开发利用的思考.docVIP

关于中职学校学籍档案科学管理与开发利用的思考 　　摘 要：学籍档案管理一直都是学校教务管理工作的重要内容，学生学籍档案的完整性、真实性和系统性会影响用人单位对学生的评定和录用，而这些问题多多少少会对学生未来的职业发展造成一定影响。本文就以中职学校为例，通过分析现存于中职学校学籍档案管理与开发利用中的问题，提出一些优化管理与利用的措施，旨在提升中职学校学籍档案管理的水平。 　　关键词：中职学校；学籍档案；管理与开发利用 　　中职学校学籍档案管理是以不同形式形成的学生信息记录，不管是对学生个人、学校还是社会都具有一定的保存价值。学籍档案管理作为学校管理工作中的一项重要内容，不仅是学校用以制定各种教学工作以及就业安排的参考资料和主要依据，还是衡量中职学校发展状况的一项重要指标。 　　1现存于中职学校学籍档案管理与开发利用中的问题 　　1.1学籍档案管理制度有待完善 　　学籍档案是学校档案工作的重要内容之一，其工作的有效性对整个学校管理而言意义重大。但就目前情况而言，由于大部分中职学校没有充分的意识到学籍档案工作的重要性，不注重有关学籍档案管理和利用的制度建设，比如学籍档案管理制度、查阅利用制度、收集整理归档制度、档案保管制度以及档案人员工作职责等，进而导致在学籍档案的管理实践中经常出现混乱的现象，另一方面，缺乏专业性强的档案专员，在相关业务指导和监督检查方面的力度不强，加速引起了学籍档案管理的混乱。 　　1.2学籍档案管理方法过于陈旧 　　传统的纸质档案管理方式仍普遍应用于我国中职学习学籍档案管理工作中。随着信息技术的发展，传统的纸质档案管理方式很多缺点一一暴露了出来，比如增加了工作人员的工作量、过多的占据存储空间、信息资源封闭性强无法共享以及繁琐的防潮工作等，这些都给学籍档案管理和开发利用增加了一定的难度。尽管部分中职学校已经在信息技术和系统的应用下建立起了电子档案，但电子文档的修改性很强，无法保证档案的真实性，加之建立在计算机和网络信息技术基础上的电子档案，对管理人员的工作能力提出了很高的要求，在学校档案管理人员专业水平有限的情况下，档案信息的安全性也无法保证。 　　1.3学籍档案管理归档范围受限 　　对用人单位而言，学籍档案是选拔人才的重要依据。但是中职学校学籍档案的归档内容和范围局限性太强，而且多年来都停留在入学登记表、学籍成绩表、入党入团资料和体检表等记录项，没有跟上时代发展的需要，将一些能够真正反映学生成长历程的信息记录下来，只能片面化的反映学生平时考核情况以及毕业鉴定方面的信息。尤其是随着中职学生就业制度改革的不断深入，学籍档案内容已经无法满足当今时代下用人单位选拔人才的需求了。加之素质教育的推进，大部分学下都在专业课程设置、学生技能培养、心理素质训练以及教师队伍建设方面都作出了很大的改变，而这些改变都未体现在学生的学籍档案中[1]。 　　1.4 学籍档案的开发利用受阻 　　让学生学籍档案得到有效的开发和利用是开展中职学校学籍档案管理工作的最终目的。对学籍档案的开发和利用在于对其进行借阅和查看，而当前部分中职学校的学籍档案被分散的存储到学习各个部门或者个人手中，没有集中的存储到中职学校档案管理部门进行统一管理，就算有再完整的学籍档案保管利用制度都无法被顺利的执行。很多出现在档案利用中的问题让档案材料出现丢失或者信息失真的问题，常见的现象有擅自涂抹、篡改、有借无还等，大大的降低了学籍档案的利用价值，让学籍档案的开发利用环节重重受阻。除此以外，学校学籍档案信息资源的丰富性不高，同时拥有档案管理专业知识和现代信息操作技术人员的缺乏，也在一定程度上限制了学籍档案的开发和利用。 　　2优化中职学校学籍档案管理和开发利用的建议 　　2.1 建立并完善学籍档案管理规章制度 　　学籍档案管理的重要性随着中职学校教育改革的不断深入受到了越来越多的关注，为了进一步完善档案管理工作，强化管理意识，各大中职学校应该根据《档案法》等相关法律法规的内容，以学校为主题围绕档案管理职能积极建立一系列规章制度，比如对学籍档案的收集整理、保管利用、保密与转递等，利用制度的规范性强化对学籍档案真实性的鉴别和认证。除此以外，还需要针对实际工作制定合理有效的考核管理机制。通过规章制度的建立实现机制管档，进一步提升学籍档案管理水平[2]。 　　2.2 以信息化为契机，全力提升中职学校学籍档案管理和开发利用 　　档案工作方式是学籍档案管理与开发利用的形式，因此高校在推动学籍档案管理与开发利用工作时，务必要分析信息化时代人们对这项工作方式的要求，充分利用互联网络与大数据，加快推进这项工作的信息化发展，积极采用信息化的工作方式，建构信息化工作平台；同时，不断创新传统学籍档案管理与开发利用方式，以此形成高校学籍档案管理与开发利用工作的