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也谈基层档案管理的“卷”“件”问题 　　摘要:本文从档案管理“卷”与“盒”概念的定义与组织方法,档案的“唯一性”,档案移交进馆的法律依据,文书立卷改革的目的与目前基层档案数字化管理的实际,档案散缺与错位问题的成因,解决问题的方法等方面,论述了不能退回“卷”级管理,实行“多套归档制”和档案提前移交档案馆的问题。 　　关键词:基层档案管理;适用“卷”“件”问题 　　 　　《档案管理》2010年第3期刊载了张丽莉、叶玉红、周新英三同志的《基层档案管理宜“卷”不宜“件”》一文(以下简称“张文”)。文章肯定了“归档文件由‘卷’改为‘件’后,解决了基层‘立卷难’的问题”,但又出现了基层单位“归档文件有散缺与错位的现象”。 　　“张文”在全面分析了县直单位与乡级档案室专职人员少、兼职过多,业务水平低,工作不认真,自动化管理条件差的现状后,得出了“基层档案管理宜‘卷’不宜‘件’”的结论。认为“县级档案行政管理部门”,“应该对本行政区内文件归档方面做出相应的调整”。建议:“在现有的归档文件整理方法的基础上,改‘件’装为‘卷’装”,“以‘盒’为单位装订成‘卷’”;或“在文件归档时,采取‘多套归档制’,即在每年文件归档完毕后,直接将一套完整的档案移交县档案馆”;“不能实行上述两种方法”的,“可将县直单位及乡镇等基层档案室向县档案馆移交档案的时间缩至两年,这样,可减少归档文件档案的散缺与错位”。 　　我完全同意“张文”关于县直单位与乡级档案室目前存在的诸多问题。但对“张文”提出解决问题的方法措施不敢苟同,这里,把有异议之处略述如下,兼与张丽莉、叶玉红、周新英三同志商榷,也望广大档案界同仁不吝指教。 　　 　　1　“卷”与“盒”不是同等概念,不能同等视之,以“盒”为单位装订成“卷”不可取 　　 　　中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》(DA/T1-2000)中设定:案卷是“由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位”,它是“将若干文件按形成规律和有机联系组成”的。中华人民共和国国家档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)规定:“归档文件按室编件号顺序装入档案盒”;《河南省档案局实施细则》第四十条规定:“档案盒是归档文件的装具,不具备保管单位的作用。”由此可见,“卷”与“盒”的组织方法完全不同,它们是不等同概念,不能同等视之,不能因改变装订方法而互相转化。 　　另外,以“盒”为单位装订成“卷”还有诸多问题需要解决。如果以“盒”为单位装订成“卷”,那么,还写不写案卷标题?它算不算档案保管单位?如果不写案卷标题,这样整理的档案怎样编制目录?怎样查找利用?如果拟写案卷标题,又该怎样拟写?如果恢复了卷级整理,“立卷难”的问题不是又回来了吗?一系列问题表明,以“盒”为单位装订成“卷”的方法不可取。 　　 　　2　“多套归档制”有悖档案的“唯一性”原则 　　 　　“张文”建议,“在文件归档时,采取‘多套归档制’”,“文件归档完毕后,直接将一套完整的档案移交县档案馆”。如果这样,文书处理单和原稿该怎样处理?该归入哪一套档案?这种“多套归档制”是否有悖档案的“唯一性”原则?虽然《河南省档案局(归档文件整理规则)实施细则》第十三条规定“归档文件实行两套制”,但同时又强调,“一套按《规则》进行文件级整理,一套按不同发文字号进行整理,加封面、归档文件目录、备考表,装订成发文汇集”。这样,仍不违档案的“唯一性”原则。而“张文”建议的“多套归档制”与其明显不同。 　　 　　3　档案提前移交档案馆有悖档案法律法规,现行县级档案馆也难承受其任 　　 　　“张文”的建议,不论是归档完毕后直接移交进馆,还是将移交档案进馆的时间缩至两年,都有一个合法性问题。《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条第二款中规定:“属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起,满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”如果“每年文件归档完毕后,直接将一套完整的档案移交县档案馆”,或把“向县档案馆移交档案的时间缩至两年”,明显有悖现行档案管理的法律法规,也会造成县级档案馆藏量和查找利用率急剧上升,在目前县级档案馆人力、物力、库房的条件下,能承受得起吗?我看未必。 　　 　　4　文书立卷改革的目的是多方面的,不仅仅是为了适应计算机管理的需要 　　 　　2001年,实行文书立卷改革的目的是“简化整理、深化检索”,缓解机关档案部门与文书部门之间的矛盾,理顺机关档案工作职能,为档案保护、档案利用、档案现代化管理创造条件。“简化整理”,解决了基层“立卷难”的问题和文档部门的矛盾,“深化检索”,提高了档案利用质量和服务水平,理顺了机关档案工作职能。“张文”在肯定改革“解决了基层‘立卷难’问题”的同时,又以基层单位“文件归档以‘件’管理