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企业档案管理信息化建设存在的问题及对策 　　摘 要：主要对企业档案管理信息化建设中存在的问题和对策展开了探讨，概述了企业档案管理信息化的主要优点，并在分析企业档案管理信息化遇到的主要矛盾和问题的基础上，提出了一系列的相应对策，以期为有关方面的需要提供参考和借鉴。 　　关键词：企业档案；管理信息化；核心竞争力；经济效益 　　中图分类号：G270.7 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.04.071 　　随着全球化、信息化进程的加快，信息技术的不断创新为我们的工作提供了极大的便利。对于企业档案管理而言，档案管理信息化将成为今后档案管理工作的趋势。目前，企业档案管理信息化建设的状况不容乐观。因此，我们应采取有效措施加强企业档案管理信息化建设，以提高企业的管理效率，更加有效地发挥档案的作用。 　　1 企业档案管理信息化的主要优点 　　党的十八大提出要加强转变经济发展方式，这就要求企业适应新形势的要求，积极推广和应用新技术，提高管理效益。档案管理作为企业管理的重要组成部分，大力推进其信息化建设，可进一步提升企业的管理水平，有利于促进企业的可持续发展。 　　1.1 可提高企业的管理效益 　　信息技术的最大优势在于其效率高。通过档案管理信息化，可利用其高效的数据处理能力，有利于企业提高效率，降低管理成本。同时，通过信息化程度的加深，可进一步扩大企业档案管理的领域，充分发挥档案的经济效益，从而在一定程度上降低企业的相关成本。 　　1.2 可提高企业的核心竞争力 　　要想推进企业档案管理信息化，就要通过企业内部网络实现档案管理的标准化、交互性，打破以往各自为战的局面。通过档案信息标准化著录工作，可建立目录级数据库，对部分档案进行档案原件的计算机扫描，从而形成比较丰富的数字化信息资源。网络中各成员可发挥各自的核心优势，共享技术，分摊费用，迅速将共同开发和制造的产品推向市场。不同企业之间可通过公共档案信息共享改变以往的竞争关系，变为竞争合作式的双赢关系，从而扩大企业资源优化配置的范围，降低风险，提高企业的竞争力。 　　1.3 可进一步优化工作流程 　　计算机系统将取代中层监督和控制部门的大量职能，并加强决策层与执行层的直接沟通，从而减少管理层次，削减了机构规模。通过将对等的信息传递至协调企业内各部门、各小组，可实现动态管理，使信息沟通畅通、及时，从而降低监督、协调成本；使市场和周围的信息与决策中心间的反馈更加迅速；极大地调动组织成员的潜能和积极性，并促进知识和经验的交流，从而发挥出流程化管理的最佳效率。 　　2 主要矛盾和问题 　　目前，虽然信息化发展十分迅速，但由于受企业管理者的思想观念、知识阅历等方面的影响，企业档案管理信息化进展并不十分顺畅，企业档案管理信息化中还存在一些矛盾和问题，主要表现在以下3个方面。 　　2.1 企业管理者的思想中存在模糊认识 　　对于档案管理信息化，有些人认为只要将档案资料录入计算机，就能实现档案管理的信息化；有些人认为因企业档案的信息化建设需要投入一定的资金而放弃。因此，在推进信息化的过程中，信息化的过程和作用被逐渐弱化。而信息化可使企业管理环节更透明，为企业打造一个全新的管理体制，重建企业的生产系统和组织结构。 　　2.2 企业档案管理信息化缺乏科学规划 　　在推进档案管理信息化建设的过程中，有效整合和充分利用企业的各种信息资源为经营管理服务非常重要。一些企业档案管理系统、办公自动化系统由多个设计单位制作，各系统之间数据的提取和共享难以转换，这在很大程度上造成系统的低效运作，进而造成有些企业在制作完信息系统的软、硬件后，档案信息资源无法有效对接和共享。 　　2.3 企业档案信息化建设水平有待提升 　　部分企业缺乏专业的研究信息化技术、流程建设队伍，尤其在中小企业中该问题更加突出。在推进企业信息化建设的进程中，软件公司对企业的特点、业务流程、管理特色和个性化需求缺少了解。有些企业奉行拿来主义，照搬套用，在方案论证过程中缺乏系统的需求分析，实施过程中又缺乏量身定制的二次开发能力，导致建设的信息化系统没有因企业的个性而异，缺乏针对性和实用性，实施后效果不理想；有的企业在企业信息化建设的过程中，系统功能求大求全，导致建设的企业信息化系统与自身的业务流程、管理流程大相径庭。此外，相应的人才队伍数量不足、质量较差，缺乏对现代化管理科学和计算机功能的高层次认识。 　　3 加强档案管理信息化建设的对策 　　企业档案管理信息化建设是一项系统工程，通过制订企业档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管和利用，保证电子文件、电子档案齐全、完整和有效，建立、规范和联通各局域网络，建