企业文件管理新思路.docVIP

企业文件管理的新思路 　　摘要:本文介绍了企业电子文件在管理中所面临的困境和压力,分析了企业电子文件存储归档的需求。针对企业电子文件存储管理的现状,提出运用云存储服务对电子文件进行存储、备份、归档、管理。并且给出了一个云存储在电子文件归档方面的应用实例。 　　关键词:管理;电子文件;存储;归档;云存储 　　 　　据2009年5月20日《卫报》发布的信息显示,在互联网社交网站、带有上网功能的移动电话和政府不断膨胀的视频监视器的同时作用下,全球数据量正在加速增长。目前全球的数据总量已经达到4870亿GB。数量巨大、增长迅猛的数据面临着非常严峻的存储问题。 　　一、企业文件存储现状 　　1.数据急剧膨胀使企业面临文件归档困境 　　企业作为应用互联网技术最广泛的群体,随着业务的不断多元化以及营销渠道的进一步拓展,企业在享受互联网技术带来种种便利的同时,数据量的急剧增长也使企业开始变得无所适从。考虑到市场的不可预知性以及法规遵从等因素,那些数据该怎么处理?CIO(即首席信息官或信息主管)不知所措,其他领导也一片茫然。而随着法规遵从的需要以及担心由此引发的信息安全问题,企业对数据的处理也从之前的漫不经心变得小心翼翼。面对公司不断增长的数据量,企业通常的做法是给数据做备份,将企业大量数据备份到一台不联网的PC机或存储产品上。譬如:一些小型企业每周会将数据传到一台PC机上或是刻录到CD-ROM光盘上,并对光盘标号存放。对于一些业务不太复杂、数据量增长不快的小企业,这样做是一种行之有效的好办法,但对于业务复杂、数据增长较快的大中型企业,这种做法无异于自寻烦恼,完全行不通。以对电子邮件的归档来说,若用以上的方式来进行邮件备份,可以说是毫无效果。一方面,这种方式无法对来往于企业员工和客户之间的电子邮件实施监控,企业员工甚至可随意删除电子邮件,公司无法监控员工对邮件的操作行为;另一方面,考虑到企业以后调用相关电子邮件的需要,如何能保证在海量的备份数据中快速而有效地查找相关电子邮件,将变得非常重要。可以想象,对于中大型企业而言,员工数量数以万计,每天来往的电子邮件数量在数万至数十万之间,且不说从中搜取相关数据,就是每天仅备份这些数据就要花去不少时间,若要想对数量如此之多的电子邮件进行有效的监控或管理也将变得愈发不可能。当然,电子邮件信息只是企业海量数据中的“冰山一角”,如何在管理这些数据的同时满足法规遵从的要求,这些问题企业必须着手应对。 　　2.非结构化数据的增加给企业带来归档压力 　　我们对数据的划分大致分为两种,即结构化数据和非结构化数据。所谓结构化数据是指能通过数据库进行索引并保存的数据。相对而言,非结构化数据覆盖面更广,视频、图片、声音、文字等都属于非结构化数据范畴。除电子邮件、MSN、QQ等这些即时通讯工具所产生的数据之外,我们还要面临着大量的非结构化数据。随着互联网技术加速向Web2.0时代迈进,诸如此类的大量非结构化数据占有比例将大幅增加。IDC(即互联网数据中心)的最新统计结果显示,当今世界结构化数据增长率大概是32%,而非结构化数据增长已达到近两倍(63%),至2012年,非结构化数据占有比例将达到互联网整个数据量的75%以上。而相对电子邮件这类即时通讯工具所保留的文字内容,非结构化数据比较凌乱,很难按照一个有规可循的概念去进行抽取。正是这些游离于数据库之外的数据,使企业面对信息的快速增长而猝不及防。因此,处理这些非结构化数据才是企业发展过程中当务之急。 　　二、企业存储需求 　　国家发布并实施了《基金管理公司投资管理人员管理指导意见》,其中第二十六条明确规定企业应当对各类通讯工具的管理,包括对固定电话进行录音,对投资管理人员移动电话、掌上电脑以及各种即时通讯工具和电子邮件实施全程监控并留痕,录音、即时通讯、电子邮件等相关记录必须保存五年以上。紧接着,中国政府正式颁布《企业内部控制基本规范》,该法案相当于中国的“萨班斯法案”,对于企业有关商业数据的举证,从法律上进行了规定,这对企业的数据保护和存储都提出了更高的要求。以上相关法案的实施将直接加大企业对数据的存储和归档压力。但从另一方面讲,也充分说明了国家对各种即使通讯工具可能泄露公司机密信息的重视。相信随着互联网技术的发展和网络交流方式的增多,为保证市场健康稳定向前发展,与此相关的法律法规将相继出台。因此,各类企业的数据归档势在必行。企业数据存储需求主要表现在以下几个方面: 　　(1)视频监控。根据市场调查机构ABI的研究,未来几年视频监控市场将继续保持迅猛的发展速度。到2013年该领域的收入将有可能达到460亿美元,这是2006年135亿美元收入的三倍还要多。当然,存储是推动这个领域迅速扩张的原因之一,像Intransa和Pivot 3等厂商看准了这个市场