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会计档案的整理研究 　　摘 要：作为会计核算产物的会计档案，是对经济业务进行体现、记录的关键证据和史料。有别于其他的档案，会计档案具备自身的特点，其直接影响会计档案的整理模式。以分析会计档案特性为基础，结合不同经济单位业务特征，给出几种会计档案的整理方法。要使这个庞大的信息系统很好地为现代化经济管理和经济建设服务，必须按其形成规律进行系统、科学的整理。 　　关键词：会计档案；特性；分类；排列；组卷；编目 　　中图分类号：G272 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）27-0089-03 　　会计档案指的是会计核算的专门材料，如财务报告、会计账簿、会计凭证等，其体现与记录了企业的经济业务证据与史料[1]。其涵盖两个方面的意义：作为会计核算产物的会计档案，只是指会计活动过程中核算信息资料的形成，也就是所谓的财务报告、会计账簿、会计凭证；会计档案是非常关键的史料与证据，作为一种原始的记录，其通过大量的信息数据记录了企业的经济活动，有着非常强的凭证性，属于企业经济业务活动开展的根据。会计档案工作基于经济工作的要求而产生和发展的，各行政和企事业单位在其特定的经济活动中不断地产生和形成大量的会计资料。这就需要我们筛选会计资料，以及进行整理立卷与统一保存，这就导致会计档案整理事项的形成。凡具有保存和利用价值的或直接指导和反映财务会计工作、反映财产增减变化和财务收支的会计资料，都属于整理范围。 　　一、会计档案的特点 　　作为一种直接凭证与原始凭证的会计档案，其实时、真实地记事，有些情况不需要通过其他的一些资料就可以对问题进行直接的表达。与其他档案相比，会计档案的特性主要表现为外在形式多样、档案类别稳定、形成范围广泛和档案内容严密等。 　　（一）外在形式多样 　　会计专业的性质决定了会计档案形成的多样化。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。财务报告由于有文字、表格、数据而出现了A3或A4的纸张规格以计算机打印报表等。电算化会计档案涵盖计算机、光盘、磁性介质、硬盘等打印出的书面的会计数据[2]。会计档案外形多样的特性，要求我们在会计档案的整理方面，要从实际出发，不能照搬照抄整理其他门类档案的方法[3]。从目前的情况来看，会计档案工作在一些单位，还是一个薄弱环节，有些单位对会计档案的整理不重视，保管不善，管理不严，致使会计档案受潮、霉烂、鼠咬、虫蛀、丢失（磁性介质损坏）等现象比较严重。因此，这就要求我们提高对会计档案的认识，加强领导，加强整理，妥善保管。 　　（二）档案种类稳定化 　　会计系统涵盖行政事?I会计、银行会计、农业会计、工业会计、商业会计等等，有着比较多的种类，涉及到非生产与生产流通的一系列领域。虽然会计档案具备比较多的类别与内容，可是会计账簿、会计凭证、会计报告是其基本的组成部分以及会计核算的材料跟会计工作过程和会计核算手段具备统一性的材料成分。同会计档案一样，会计软件程序与会计核算软件的所有数据资料的保存期限截止到停止使用这种软件或者是存在大变故后的五年[4]。此成分的共性与稳定性是跟其他档案种类不相同的一个显著标志，也属于其他档案种类难以比较的，其方便分类与整理，且有助于统一和规范地进行操作，以及制定管理制度[3]。 　　（三）形成的范围非常普遍 　　一是社会的各个行业都牵涉到会计档案；二是跟其他种类的档案数量进行比较，会计档案的实体数量也比较多。特别是在税务、金融、企业、财政、商业等领域，会计档案不但体现了这一系列单位的经济活动，而且具备非常大的数量。其显著的特点是形成与应用会计档案的普遍性。为此，我们要采取科学方法和手段，把会计档案整理好，利用好[3]。 　　（四）档案的内容非常严密 　　立足于会计档案的程序与内容而言，其首先具备会计凭证，再结合会计凭证填制会计账簿，最后再结合会计账簿对财务报告进行编制。在财务收支与经济活动的体现上，一个程序接着一个程序，有着非常密切的联系性。对于一项财务收支或者是经济活动，由形成经济业务至结束经济业务而言，都是不间断地进行记录，且正确地计算与分析各种数字。在此过程中，会计账簿、会计凭证密切联系会计报告。 　　二、会计档案的整理 　　会计档案的整理指的是结合相应的程序以及方法，组合要求条理化与零散的涵盖会计电算化输出的会计核算资料，借助排列、分类、组卷等，从而成为一个系统的过程。会计档案数量多、来源广、内容丰富、信息量大，其整理模式多有区别。要使这个庞大的信息系统很好地为现代化经济管理和经济建设服务，必须按其形成规律系统、科学地进行整理[3]。 　　会计在其各个工作环节中所形成的会计文件，都有其各自的特点。按其各工作环节的特点，分门别类地组卷，具有会计档案整理的科学性，而且便于档案部门管理以及会计和其他利用者利用会计档案[5