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做好文档管理工作的几点思考 　　摘要:信息技术的飞速发展给文档管理者带来新的思考,本文在阐述文档电子存储优势的同时指出了纸质存储的必要性,并从文档的收集、整理和保护3个方面介绍了一些具体做法,最后强调了文档管理者在工作中应加强责任心,积极发挥主观性,不断提升自己,使文档工作跟上时代的步伐,真正体现其价值所在。 　　关键词:信息技术;电子文档;纸质文档;管理;保护 　　 　　21世纪是社会信息化、科技全球化的时代,只有充分加强对各类信息资源的正确挖掘,规范管理好各类信息,才能使读者准确地把握信息内涵。而如何快速高效地搜寻、处理和利用好准确的信息资源,掌握信息化工作的主动权,加快信息化建设的步伐更是对文档人员的一种考验。笔者从事文档管理工作多年,深刻认识到要让文档工作真正体现其价值所在,必须不断采取措施,加快现代化管理的步伐,提高档案工作效率,以适应信息技术的发展。 　　 　　一、资料获取:掌握高新技术,利用电子产品,又快又好地收集资料 　　随着计算机、多媒体和网络等技术的迅速普及和快速发展,以及信息存储方式的变化,国与国之间、地区与地区之间在经济、政治、文化等方面的交流打破了时空的限制和障碍,人类真正进入了网络化和信息化时代。科技的巨大进步给我们文档资料的整理带来了许多便利,因此掌握和利用好科技产品将会带来事半功倍的效果。 　　1.纸质文档的获取 　　传统的记录手抄式是纸质文档最初的获得来源,随着复印纸、复印机等的出现加快了纸质文档的获取速度。对纸质文档加以签字盖章则具有法律效力。因纸质文档原始性的存在,即使科技飞速发展,但在可以预见的未来其作为凭证作用的地位将不会改变。 　　2.电子文档的获取 　　应用信息的普及以及科技的巨大发展逐渐产生了电子文档。电子文档是一种以代码形式记录于磁带、光盘和硬盘等载体并通过数字电脑进行操作、传输与处理的文档。 　　(1)收集范围 　　只要是本单位在工作中形成或采用的、具有查考利用价值的各类电子文档都应该收集保存。 　　(2)获取方法 　　根据电子文档的类型我们获得所需电子文档。具体来说使用Word,扫描笔等制成文本文档;利用扫描仪、数码相机获得图像文档;运用Fluent等仿真软件得到数据文档;运用CAD,SolidWorks等制图得到图形文档;利用摄像机等制成影像文档;利用录音机等各种音频设备得到声音文档。 　　(3)突出优势 　　电子文档相比传统的纸质文档,在检索、利用和保管等方面有着突出的优势: 　　①检索快捷方便。目前计算机的运算速度已高达每秒数亿次,使档案检索的时间大大缩短。 　　②共享性。电子文档内容与存储的载体可以分割,利用不受时间与空间的限制,能同时满足多用户需要,实现信息共享。通过计算机网络化管理,文档人员只需输入几个关键字,计算机便自动搜索所需资料。并且搜索到的大量结果将按照相关性排好顺序供使用者选择。毫不夸张地说因为有电子文档的存在,通过1台计算机足不出户就可以了解世界动态。 　　③易于修改。电子文档易于修改,这是电子文档优于传统印刷文档的一个重要特点,印刷文档和手写文档都有一个共同的不足就是一旦印刷好或者写好,内容就已经固定在纸上,而人们在处理很多文字和图形图像信息的时候,经常需要对处理的信息进行修改,以满足不同的需要,纸质文档要修改只能对信息的载体印刷品进行毁坏,这个时候电子文档就体现出了它的优点。只要有修改文件的操作权限,然后点击鼠标或者通过键盘可以实现对电子文档进行实时随意的修改、更新和资料针对性索取,同时不影响它的美观性与完整性。另外这一特点还保证了现代化产品与技术的发展速度可不断满足文档处理手段升级的新需求。 　　④多媒体性。对于那些动画、声音等来说,纸质文档根本不可能做到与原始一致,并且一旦出现第一手抄者出错便会导致多米诺骨牌效应,最后使信息失真,资料也就失去参考作用,严重的有可能产生误导,起到反作用,而电子文档很好地解决了这一问题。 　　⑤易于保存。电子档案的信息读出是无接触式的,不存在磨损,并且电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,也不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害,所以能够长期保存。 　　 　　二、文档整理:把好开头关,以“树枝结构”为核心 　　为方便教学与科研对资料的查阅以及最大效率地利用,难免要对文档进行随时翻阅。文件资料的整理是一项长期连续的工作。如果一直期望到年末或是有某一需求时再统一整理资料,那么这项工作将变得异常繁重和艰巨。不论电子文档还是纸质文档我们都要做好文档分类与定期整理的工作。 　　在平时工作过程中,密切关注散落在各部门的文档;定期或不定期地对一些个人产生的与工作相关的文件进行收集、登记、备份;对收进和发出的文件建立登记簿;加强对电子文