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信息时代档案数字化对档案管理工作的重要意义 　　摘 要：在这个信息时代，档案是重要的信息资源，它可以存储大量的信息与知识。在信息过剩的今天，传统的档案管理模式已经不能满足人们的信息需要了。所以，档案的数字化走进了我们的生活。档案数字化是档案信息化的重要内容，也是档案管理中的又一次改革。档案数字化对档案管理工作有着重大的意义，通过借鉴国外的档案管理并针对档案数字化在保存方面的构建，分析了档案数字化对档案管理工作的重要意义。 　　关键词：信息时代；数字化；档案管理；意义 　　目前，信息是比能源、资产更为重要的资源，档案储存着各种信息的资源，它与人们的活动密切相关，所以档案这种资源引起了人们的关注。也正因为这个信息丰富的时代，传统档案管理已无法满足信息时代的需要，与之相应的就是档案的数字化，数字化的档案管理明显提高了工作的效率，进而为人们提供有价值的信息。 　　1 档案数字化的概念 　　档案数字化是指依靠计算机技术，把不同纸质、声像、图片等资料的转化为数字化的档案信息，进而完成档案的基本建设。档案数字化是一种资源共享，主要是通过计算机信息与高速网络相连接。它的本质是传统化走向现代化的档案管理工作的过渡，所以档案数字化是以现代社会的多元化、国际化与科技化等特征为建设目标的。 　　档案数字化是档案管理工作中的一个创新，它不但能在传统档案管理的基础上发挥它的信息优势，及时为利用者提供准确、系统性、权威性、具有参考意义的档案信息外，还能满足科学家研究的复杂课题需要。档案数字化使计算机的技术、网络技术、多媒体技术等在档案管理的工作中广泛应用，进而有助于档案管理技术的发展，实现档案信息的共享，发挥档案数字化管理的增值作用，实现档案事业的进一步发展，提升档案工作在社会上的地位。档案数字化管理是一个创新与发展的过程，它的本质是适应信息时代的需要，但它还实现了对现代社会的超越。以档案数字化管理的软件与硬件进行考虑，建设档案的数字化还需要系统的规划，应充分与现代化和未来化相结合，并区别于传统的档案管理。因为传统档案管理的储存空间很小，在搜索资料的时候比较费时，在进行信息储存时，也需要耗费大量的人力与物力，而档案数字化管理就可以避免这种缺点，档案数字化管理都是通过扫描仪把纸质的档案信息录入计算机的数据库中的。它的优点是维护方便、方便同时备份、检索快捷、储存空间大、安全。 　　2 档案数字化对档案管理工作的重要意义 　　2.1 档案数字化为档案管理工作提高了工作效率 　　档案对于科学的发展发挥着重要作用，所以，档案数字化对于档案管理部门而言，主要在传统的档案走向现代开放档案起着重要的作用。它可以在众多复杂的信息中，进行合理分配与科学管理，进而为社会提供优质而高效率的服务。数字化的档案管理，让资料更加及时地回归到档案中，并在短时间内提供利用。因为传统的档案一般都保存在档案室或者是档案馆，而且大部分是以纸质保存的，这就直接造成用户在利用时不方便。这些负面影响在数据化档案管理这一方式中，都得到了解决，因为用户在这种数字化管理的方式中，查找很便捷，而且使用户跨越空间的距离，轻松地找到自己需要的档案信息，大大提高了档案的利用效率。换句话说，档案的数字化，可以改变文件实体的保管基地，换成信息控制中心。 　　2.2 档案数字化使档案管理的工作更加规范、标准 　　目前，档案的标准化与规范化都存在着一定程度的滞后性，这些严重影响了档案系统水平的提升。档案，作为社会信息资源的重要组成部分，已经逐渐成为了国家经济建设与发展科学文化的核心资源。而档案数字化本身就是思想上的飞跃，它促使我们的思维能力从计算机的系统延伸到档案的信息管理当中。档案数字化的内涵覆盖了档案工作的每个方案，所以，人们在积极研究档案资源的同时，还要以档案的规范化为核心，从这点去提升档案信息的价值。 　　2.3 有效保护了实物档案的原件 　　档案数字化之后，它替代了原件的应用，把档案的原件保留在档案库中，并以数字化的形式提供给使用者利用。在非必要的情况下，使用者不可以随意翻阅档案的原件，这种档案的数字化可以降低原件的损伤程度，使档案原件延长它的使用寿命。除此之外，档案管理的工作人员还可以把数字化的档案与原件档案分开保存，以输出微缩胶片的方式，使档案进行永久性的保存，这种档案保存方式即使遇到了不可抗拒的因素时，也不会对档案造成毁灭。 　　2.4 改变传统档案空间的分布 　　在信息日益增多的今天，其实有很多档案信息是无需长久保存的，而档案数字化在档案管理工作中就可以代替事物原件的管理，减少档案库的保存空间，使档案空间最大化。但对于国家的档案馆或者是档案典藏的机构中，纸质的档案都实现数字化处理之后，纸质的档案依然属于国家保存的文化资产，是原件保存的长期对象。 　　2.5 提高管理工作的