信息时代档案管理工作创新模式.docVIP

信息时代档案管理工作的创新模式 　　摘 要：在信息化时代下，要有突破旧观念的决心，积极运用现代技术，创新档案管理工作，加快档案信息资源的开发和利用速度，使得档案资源在信息服务网络化、信息管理标准化、数字化等方面的建设水平不断提高，使档案管理工作能够更好地发展和运行，从而使档案信息更好地为人们服务。本文则对信息时代下档案管理工作创新模式探讨。 　　关键词：信息化时代;档案管理;创新模式 　　档案是工作考查的第一手资料，也是决策的重要依据，做好档案管理工作对于充分利用开发档案资源有着重要的意义。随着信息化时代的到来，我国信息网络的发展使信息资源不断向网络扩展，实现了全球经济和信息一体化，档案工作出现了新的转变和面临着更好的发展。在经济发展中要把握好经济时代的发展趋势，更新传统观念，做到利用现代化技术进行科学管理和保存，变革传统档案管理方式，让档案管理更加高效和安全。 　　1.档案管理现状 　　1.1管理制度缺乏规范性 　　目前我国的档案管理已经进入了电子化管理，但是还没有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程没有按照标准的管理制度进行，管理有很大的盲目性。档案管理的规范性不够，电子化管理部门或者人员配置依然是由过去的部门和人员调整过来的[1]。我国最近几年，出台了一些档案管理的法规，法规的约束使档案管理工作取得了一定的成绩，但是档案管理工作依然存在着制度不完善的地方，比如没有完善规范的部门立卷制度、没有指定档案人员进行负责等，一旦出现问题很难得到解决。 　　1.2档案载体保存和安全 　　由于信息化档案管理是以计算机电子文件的形式进行保存，材料一般是光盘或者磁性存储事物，一些情况下磁盘容易产生物理反应致使卷曲，直接导致磁粉脱落，容易破坏里面的文件。电子档案和纸质档案相比，纸质档案要比电子档案的保存寿命长，电子保存寿命正常情况下为10年左右。由于电子档案有很大的脆弱性，很容易受到损害使数据无法读取。 　　2.信息时代档案管理创新模式 　　2.1提高管理的标准化 　　档案管理中的标准化管理，主要指的是计算机硬件和软件系统的标准、网络通讯和数据库方面的标准，有效实现信息间的共享。减少在档案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及时对档案柜硬件设施购置了，并制定统一的使用方法、管理、调度标准，使档案在实际的管理中，实现制度化，对工作过程中生成的有保存和利用价值的材料进行分类、整理。软件方面，对照标准化网络化档案建设标准，结合自身工作实际制定相关软件使用标准，实现软件使用的精简、优化，实现信息记录、报表等档案资料的电子化管理。加强人员软件使用技术的培训，提高软件使用水平。 　　2.2利用现代化手段设立档案网站 　　档案网站的内容直接决定着其质量的好坏，同时对档案发展创新也具有重要应用价值。同时档案网站也是档案馆面向社会的一种途径。首先在档案网站设计中，要明确各个栏目的分类，提高栏目数量和质量的科学性，确保实际内容与其名称两者相互符合，一旦这些情况发生混乱，就会对使用者心情及网站使用效率产生严重影响。同时最重要的一点是用户不会对一个名不相符、设置相当混乱的栏目有深刻印象，也会更不可能会出现之后的登陆使用[2]。在我国档案馆发展过程中，当前依旧是在“展示型”阶段，所注重的依然是如何向用户介绍表面，相对来说内在建设则比较薄弱，因此导致并没有真正体现出档案馆应用价值。所以对于目前我国档案馆发展来讲，主要就是要提高其建设水平。首先转变思想，实现档案“服务型”的过渡，进一步明确为用户提供方便的信息查询服务才是档案馆建设的主要目的，同时促进档案的信息化发展。另外在我国档案网站建设中均具有过重的展览性，同时服务性却无法真正满足用户的需求。例如在美国哈佛档案网站中，主要注重实现的是“我们可以为你做什么”，但是在我国档案网站中所能够看到的均是“我们有什么”，不难看出前者所具有的就是为用户服务的心态，但是后者所具有的则也就是所谓的一种“高姿态”，无法真正为用户提供服务。因此在之后我国档案网站发展过程中，最主要的一点就是要提高其易用性，最大化的采用“站内检索→站外检索→复合检索”，对之中的信息资源不断丰富，为用户信息查阅提供服务;第二也要树立为用户提供服务的基本目标。在进行档案管理过程中可以借鉴相应的国外经验，并且依照我国用户的查询习惯和使用方式，设计基于用户应用的网站;第三也要和用户实施相应的沟通和交流。 　　2.3加快档案信息化建设 　　随着互联网技术和计算机技术应用的逐渐普遍，电子文件和数字档案已经逐渐将之前的档案文件替代，这一改变是当前信息化环境下档案管理工作的必然发展方向。因此基于这一方面也必须要强化档案信息化建设，其具体措施包括：①完善档案信息管理系统：对于适合在档案网站中应用的软件应加入投入开发力度，因为此类软件能实