信息时代社会组织文件管理模式构建与优化核心要素概论.docVIP

信息时代社会组织文件管理模式构建与优化的核心要素概论 　　[摘 要]信息时代，文件信息被公认为组织核心资产和信息资源，社会组织发展愈来呈现出对文件管理的重度依赖性特征，组织理应积极构建切合自身需求的文件管理模式并做持续优化。作为文件管理模式核心要素的文件管理实际工作是构建和优化的重心以及终极目标，必须得到高度关注，以实现高水平的文件管理。 　　[关键词]信息时代 社会组织 文件管理模式 核心要素 　　中图分类号：F208 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）03-0321-02 　　信息时代，文件作为社会组织活动原始记录，被公认为组织核心资产和信息资源。社会组织发展愈来呈现出对文件管理的重度依赖性特征，对其更提出了越来越高的要求。由此，社会组织理应积极构建切合自身需求的文件管理模式并做持续优化，以促其结构和功能上的动态优化和静态最优，尽可能实现高标准、高质量、高水平的文件管理。 　　1 文件管理模式构建与优化的基本战略框架 　　这里所谓文件管理模式，是指社会组织内文件管理的整体表现形式，也是文件管理的理论架构、制度架构、功能架构、技术架构等组成的完整结构。已有研究成果表明，欧美发达国家虽重视文件管理，较深入探讨了有关细节，尤为关注电子文件管理，却仍然较少直接且系统地讨论类似课题。国内研究现状与国外些许类似，但除冯惠玲、安小米等以外，更鲜有涉及。 　　本文认为，当前及可预见的未来，社会组织相对最佳的文件管理模式可表述为充分采用计算机技术为核心的现代信息技术，广泛借鉴应用系统科学、管理科学、信息科学等相关学科理论，根据社会组织类型文件管理需求特点，应用高水平标准，具体从管理理念、管理手段、管理内容3个方面着手构建高水平的文件管理系统，并与组织内其他管理系统和信息系统协同，以确保组织利益最优化实现。 　　2 文件管理模式构建与优化的核心要素 　　2.1 核心要素界定 　　如上所述，文件管理模式是一个完整结构体系，涉及到所有要素。然而，却始终围绕着管理内容这一核心要素，即具体的文件管理实际工作。分析社会组织类型在于确知特定文件管理功能需求；管理标准是用于参考构建高质量的文件管理模式；管理理念是文件管理的理论和方法基础；管理手段是文件管理的实施工具。这些都是为核心要素直接服务的，也是社会组织文件管理模式构建和优化的终极目标。 　　2.2 核心要素的三种视角表述 　　文件管理实际工作这一核心要素可以分别以系统科学、管理科学和信息科学3种理论视角进行阐释和操作。简言之，从系统科学角度，包括文件管理系统设计、系统实施、系统维护；从管理科学角度，包括文件生成、登记、保存、利用、处置等所有环节；从信息科学角度，包括文件信息的产生、编码、传递、利用等完整运动过程。 　　2.3 三种视角阐述的因由 　　第一，包括各类社会工作在内的所有事物皆可运用多种视角予以审视。因为任何事物和工作同时具有多重属性，人们可根据自身特定需要和现实条件以一种或几种视角进行探讨研究，以便深度认识和多维应用，文件管理亦是如此。 　　第二，目前，人们日渐采取跨学科研究方法。跨学科研究方法可以简单归结为3类，即研究视角、研究方法和理论体系的相互交叉和借鉴应用。由此也产生了3种获益，一是能对同一事物在某种视角下的更深入认识和应用；二是能从多种视角带来对同一事物的多维、全面、深入的认识和多种应用；三是在特定情况下可能衍生新的事物或学科。对于本文提出采取3种视角探讨文件管理模式构建与优化来说，主要追求前2种获益。 　　现代科学研究日益重视跨学科研究，各学科理论研究的界限渐趋模糊，一是基于任何事物同时附含多种属性这个基本因由；二是为了以上的获益目的。鉴于此，学科交叉对于各项社会工作的理论研究和实际运作越显极为必要。 　　2.4 着重采取系统视角研讨核心要素 　　本文虽认为需采取3种视角对文件管理工作这一核心要素开展研究，然而主要采用系统科学视角进行具体讨论，也即将其看成为文件管理系统的构建优化和实际运作。以下从电子文件管理系统的角度就核心要素展开探讨，却同时适用于传统纸质文件管理，仅在技术层面需做一定程度的区别而已，因为纸质文件管理同样可看作是系统运作。 　　采取系统科学视角是基于以下考虑：一是系统科学提供的是一种全景式视角，将某种事物或工作看作一个完整系统予以审视。这在整体性研究文件管理工作方面比管理科学和信息科学视角更显直接、有效；二是信息时代，文件管理工作主要将表现为电子文件管理系统运作。虽然纸质文件管理将依然存在，但电子文件管理无疑将占据主导地位；三是从更高层系统的视角来看，文件管理系统同时又是社会组织整套系统的有机部分，着重运用系统科学来构建和优化文件系统，对于促进文件系统与其他子系统的协同运作，共同服务于组织效益具有