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信息时代档案管理存在的问题及优化措施探讨 　　摘 要：信息技术的飞速发展，极大地提升了人们的生活质量以及工作效率，信息时代给档案管理工作提出新的要求与挑战。档案管理工作想要实现现代化管理，必须推进资源发展网络化与数字化，有效应对电子文件挑战，发挥档案管理的作用，为现代化建设提供优质服务。本文中以信息时代档案管理重要性为出发点，分析档案管理工作面临的问题及原因，并给出具体的应对措施。 　　关键词：信息时代 档案管理 优化措施 　　现代社会已经步入信息化阶段，信息技术指引当前科技领域的发展，借助信息技术有效整合与优化资源配置，推动各行各业转型升级。档案管理工作引入信息技术后工作模式发生巨大变化。在新背景与环境下，档案管理工作面临着很多问题，需要采取有效措施，推动档案信息化发展与完善。 　　一、信息时代下档案管理概述 　　档案管理工作中，包含大量的信息资源，在信息时代背景下，相关工作人员在采集、保存以及传递相关信息资源的过程中，可以加大对信息技术的应用力度，通过信息技术，促使档案信息资源更加充分的利用具有重要意义。传统的档案管理工作开展过程中，信息资源的记录、保存等工作都是人为操作的，而信息时代背景下，信息技术和数字化管理取代了传统的档案管理工作流程，极大地提升了工作效率，同时工作中的误差现象减少。值得注意的是，在应用信息技术和数字技术进行档案管理的过程中，必须统一由行政部门监督和规划下展开。 　　在信息时代背景下，档案管理工作主要呈现出以下特点：首先，信息时代背景下，我国在积极进行档案管理工作的过程中，相关部门应针对相关工作内容以及性质，制定健全的法律法规，对档案管理工作流程以及内容进行明确的规范；其次，信息时代背景下，信息技术在档案管理工作中的应用，促使电子档案取代了传统的实物档案，这成为各个领域在进行档案管理信息化建设过程中的一个重要标志；最后，同传统的档案管理方式相比，数字化和网络化的档案管理极大地提升了工作效率。 　　二、信息时代档案管理存在的问题 　　档案管理中应用信息技术，可以提高档案管理工作质量与效率。但在实际应用受到各种因素影响，造成档案管理工作面临诸多问题，需要充分认识并逐步加以解决。 　　1.管理软件并不通用 　　档案管理工作信息化过程中，广泛使用各类档案管理软件。但站在档案管理工作角度来说，虽然各类档案管理软件推动档案工作信息化与数据化，但依旧存在很多问题，影响管理工作质量与效率。其中最显著的问题就是档案管理软件缺乏通用性，实际中不同单位与企业往往选择不同类型、不同型号的管理软件，软件之间无法兼容，造成档案资源无法共享，影响信息化档案管理工作的顺利进行。 　　2.信息化标准不规范 　　档案信息化管理本身具有信息化属性与实际效用，通过统一规范的管理提高资料使用安全性与真实性。但结合档案管理工作现状来说，整体来看依旧缺乏规范性与标准化，信息系统与网络建设工作中存在一定差距，影响档案信息化管理的开发、共享及服务等。此外，受到各类因素影响，造成档案管理部门缺乏统一规范的档案编制，造成细则间兼容性偏低，部分管理软件不具有移植性，直接阻碍档案信息化建设。 　　3.设备投入不足与人员素质偏低 　　新形势下，档案管理中需要借助先进档案管理设施与设备提高工作效率，但在资金投入与设备引入上力度不足，造成先进档案管理设备种类与数量不足。实际中还存在部分人员将杂物堆放在档案管理室中，部分档案被杂物压在下面，造成查阅与翻找难度较大，严重时档案被杂物毁损。目前档案管理人员由其他工作人员兼任的情况基本改善，安排专门人员管理档案，但这些管理人员专业程度与职业素养不足，造成管理工作质量偏低。实际中很多从业人员入职前并未接受过专业、系统培训，造成档案管理工作中频频出现错误，影响工作质量。 　　三、信息时代档案管理问题的优化措施 　　1.推动档案管理软件兼容 　　推动信息时代档案管理的主要内容就是加强信息化建设，通过共享档案资源是实现档案信息化管理的主要措施，充分发挥档案资源的作用。档案管理部门可以引入先进信息技术创新档案管理模式，促进档案信息检索效率的提高，如档案资料分类存储过程中，对管理软件编程时可以引入信息管理系统、资源管理系统及ERP系统等，文字类档案与图像类方案自动识别通过计算机与多媒体技术实现，档案信息库中实现各类软件兼容。利用网络平台实现资源传输，提高海量档案资源存储，避免纸质文档保存中容易出现的问题。 　　2.统一信息化的管理标准 　　档案管理工作中规范档案信息化管理标准与管理细则，有助于提高档案管理效率与质量。随着科学技术快速进步，档案管理手段逐渐更新、管理水平提升，建立健全工作体系，实现档案管理细则的统一编制，全面落实到位，实现系统软件的可移植性，规范处理档案信息化管理。除此之外，还需明