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信息化手段在供应商管理中的阶段性运用 　　[摘要] 当今社会，信息化技术运用在各个行业和各个企业中。信息化技术与企业的结合，能激发企业的生命力，提高企业运行的效率。本文结合前阶段公司供应商管理模块的二次信息化运用成果，对比运用前后供应商管理的改善状况，说明如何运用信息化的技术手段强化供应商的管理，逐步提高供应商的管理水平。 　　[关键词] 供应商管理；阶段；信息技术；评审 　　[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2015.24.131 　　1 引言 　　工程项目中，供应商的质量直接影响到所供设备的质量，而设备质量又是项目的生命线，决定着项目成功与否。因此，供应商管理水平的提升已成为项目管理过程中至关重要的一环。本文以公司信息技术运用变革为实例，说明如何二次运用信息化技术手段，分阶段逐步提高供应商的管理水平。 　　2 管理状况 　　公司原有的供应商信息数量多达900多家，所维护的信息包括基础信息、行业信息、财务信息三大类。基础信息包括供应商档案编号、名称、企业性质、注册资金、法人和联系人等；行业信息包括所属行业、经营范围等；财务信息包括开户银行、账号、税号等。 　　一次变更前供应商管理模式是采用人工处理方式，通过简单的办公软件进行。根据所采集到的信息登录到EX-CEL文件“供应商合格名录”中，置放在公司公用文件夹中供相关人员使用。而所搜集的信息和办公文件则是通过纸质形式进行保存。 　　根据供应商日常管理的需要，包括推荐、考察、审批、评审、淘汰等环节。供应商推荐是指根据工程项目需要，由采购专业员或业主等推荐人填写《供应商入围推荐表》。供应商考察是指根据供应商提供资质证明文件材料，决定是否实施实地考察，并对考察情况作好考察记录，填写《设备、材料供应商考察申请表暨考察报告》；供应商审批是指按照《设备、材料供应商资格审批表》填报要求，按规定程序，经本部门、公司监察部和公司领导审批同意，将入围供应商纳入供应商网络进行管理。供应商年度评审、淘汰是指每年度组织有关部门及相关人员，对供应商年度供应和服务实绩进行评估；经分析汇总对不合格的供应商直接从名录中清除。 　　3 供应商第一阶段信息化运用 　　3.1 一阶段信息技术的开展运用 　　借助公司经营管理系统上线与电子商务采购平台的运用，我们在第一阶段将供应商基础管理纳入系统管理范畴，通过统一的平台来处理供应商信息，有效避免信息源不一致、重复处理等问题。 　　3.1.1 实施关键点 　　（l） 数据整理工作。原有的供应商信息往往无法直接转换到管理信息系统中，需要进行进一步的信息处理和加工。删除重复的数据、增加过渡的数据。这个阶段是数据处理量巨大的阶段，也是后期供应商管理系统模块能够正常运行的一个关键。 　　（2） 供应商专业类别划分。为了使供应商管理不停留在数据表面的维护上，希望供应商的信息能够真正推进业务知识的深度挖掘。我们根据供应商历史合同、专业特色以及公司产品特色，首先，按照机械、电气、公辅三大类专业将供应商进行初级划分；其次，每大类下设三个子专业。 　　3.1.2 实施步骤及内容 　　（1） 功能需求调研分析。需要向技术开发人员详细描述供应商的管理现状和需实现的功能诉求。 　　（2） 制度及流程梳理。需要梳理供应商管理的流程，最好能画出流程图，标识出要控制的关键节点，明确哪些工作可以在系统内完成，哪些工作（例如审批）只能在线下完成。 　　3.1.3 系统设计与开发 　　此部分工作主要由软件开发人员完成，客户需要配合完成系统测试与培训工作，提出系统中存在的缺陷。 　　（l） 数据整理及导入。按照系统要求的统一模板格式整理现有的数据信息，整理完成后导入系统中。 　　（2） 系统投入使用。规定相关人员按系统要求进行操作。对于实际操作人员来说，系统要求就如何交通规则一样，摈弃原有的工作方式是一个十分艰难的过程。 　　3.2 一阶段管理改善 　　3.2.1 供应商信息实际运用性增强 　　由原来的基础信息、行业信息、财务信息调整为基础信息、专业信息、年度评价信息、财务信息四大类。根据设备专业类型，采购专业员在拟选供应商时，比照同专业公司合格供应商网络中供应商名单及对应评审得分和等级进行，减少主观臆断和个人意识。 　　3.2.2 供应商管理的控制力度加大 　　系统中逐步通过供应商的专业和评价等级来强化管理，要求专业人员在拟选时在同一专业范围下进行，并且优先选用评价得分靠前的供应商。此外，对于非常用的供应商，统一划分在潜在供应商进行管理。潜在供应商的使用必须在拟选之前办理激活程序。进一步整理供应商队伍，始终保持有优质的供应商可供选择。 　　3.2.3 管理效率提高，数据分析更加便利 　　统一的供应商系统平台将原先分散在每个专业员