信息化时代视域下医院外事档案管理工作.docVIP

信息化时代视域下的医院外事档案管理工作 　　摘 要：随着我国对外开放进程的加快，各国家间的交流与往来日益频繁。外事工作已经成为日常工作中的重要组成部分。如何做好外事档案工作已成为重要的研究课题。通过厘析医院外事档案管理工作的现状，提出信息化时代视域下加强医院外事档案管理的有效措施。 　　关键词：外事档案；现状；有效举措 　　医院外事工作是医院开展对外合作的纽带与桥梁，也是加强学科建设、人才建设与科学研究的重要组成部分，在提高办院质量和扩大知名度等方面起着十分重要的作用。医院外事档案是医院对外交流和合作活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。医院外事档案反映医院国际交流与合作活动的真实写照，为医院的持续发展提供了凭证依据。随着全球经济一体化和大数据时代的到来，医学发展呈现出国际化的发展趋势。医院外事档案管理的重要性日渐凸显出来。这也对医院外事档案管理提出了更新、更高的要求。 　　1 目前医院外事档案管理工作存在的问题 　　1.1 对外事档案管理的重视度不够 　　医院外事工作是医院对外交流的窗口，从小到对医院自身的发展，大到显示国家医疗水平发展的层次与程度，都有着十分重要的作用。医院外事档案管理工作的成效与否直接影响到医院外事工作的开展，甚至影响着国家医学的发展。可是在实际工作中，由于外事活动的日益频繁，外事接待任务的不断增加，而相应的外事工作人员却没有相应的增加，疲于应付日常的工作，忽视了外事档案的及时收集。加之，个别单位的领导对档案工作的重要性重视不够，没有形成有效的领导力和监督力。这样就造成了有些医院外事档案不完整，不具有可利用性。 　　1.2 缺乏专业的从业人员 　　由于对档案管理工作的重视不够，出现了当下很多医院没有配备专职的外事档案管理人员。外事档案本来是应该归口医院外事部门管理，由外事部门的工作人员负责档案的各项管理工作。可是很多医院外事部门的工作人员不熟悉档案知识也没有经过档案专业培训，只是一种粗放式的管理与接收。例如，工作人员只是简单把有关材料收集起来放进文件盒。有些纸张规格不是A4纸，没有文件目录、归档号、保管期限，没有案卷目录，这样给以后的档案检索和利用带来极大的不便。由此可见，外事档案的管理与利用还处于低水平状态。 　　1.3 外事档案管理制度不健全 　　无规矩不成方圆。外事档案管理工作的落实需要一系列制度的支撑和保障。大多数医院缺乏统一、规范的外事档案管理制度，没有统一的管理部门负责档案。在实际工作中往往是谁经手谁保管、无专人负责、无制度约束，损毁、丢失现象严重，从而导致外事档案材料不齐全.很多材料分散在个人手中，外事档案材料收集欠缺应有的完整性.对外事档案的规范管理与科学利用也就无从谈起了。 　　1.4 外事档案管理水平较落后 　　当下，处于信息化时代，计算机的应用已经非常普及。可是现阶段医院外事档案的信息化建设整体水平较低。多数医院基本还停留在手工收集、检索，查阅的水平。档案管理者更像是仓库保管员，实行的功能只是简单的归档材料收集、整理与保管，工作效率低，信息化程度不高。这就导致很多信息的滞后，与其他信息工程的脱节，不能充分医院外事档案应有的作用，无法满足医院医疗、教学、科研、预防服务的要求。 　　2 信息化时代视域下加强医院外事档案管理的有效措施 　　随着我国对外开放和医疗体制改革的深化，医院外事工作出现了一些新情况，外事档案呈现出数量增多、来源复杂、内容多样性、载体多元化、工作专业化等新特点。这就需要我们认真思考信息化时代下如何更好做好医院外事档案管理工作。 　　2.1 提高外事档案管理人员的业务素质 　　人是第一要素，也是重要的生产力。高素质的复合型的外事管理人员是医院做好对外交流工作的重要保证和基础。外事档案管理人员除掌握计算机及网络技术以外，还应掌握医疗、护理、教学、科研和医院管理工作等各方面的知识，善于分析、总结与提炼，具备一专多能。同时，外事管理人员还应具有保密意识，严格执行纪律，做好外事管理工作。医院应积极为员工创造条件，选派外事工作人员参加档案专业培训，系统学习现代化的档案管理知识，提高其专业能力和业务水平。 　　2.2 加强对外事档案信息资源的开发与利用 　　外事档案信息是本源性信息，记载在案卷中的外事档案信息具有单一性的，不能充分发挥其特有的功能。因此有必要对分散在各个案卷中的档案信息进行开发加工，使之更符合人们使用的需求，有更强的借鉴意义。 　　外事管理部门可以围绕某个专题或主题，把分散的多个档案信息糅合起来，变单一信息为组合信息；也可按照一定的类别，对同一性质的档案进行编研与汇编。如可围绕战略性合作设置一个专题，把本院与国外各个医疗单位开展的各类活动的文档组织在一起，既为了解我院与其他单位战略性合作工作的状况，也反映了