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信息化时代高校档案管理存在的危机及对策探讨 　　摘要：高校档案管理有着通用性、系统性、综合性以及社会性等多方面的特征，集中体现了学生在思想道德、文化生活、学历、学业等方面的综合素养。当前高校的科研课题以及相关产品设计，都是源自于社会实际的，相应的成果最终也是服务于社会，相关工作都会应用到档案信息内容。在很长时间里，不管是学生自身、学校和社会，都对档案内容比较重视，在数据庞大以及种类繁多的档案信息中，如何建设独特、全新的档案管理模式，有效引入信息化管理手段，是当前重点研究的内容。 　　关键词：信息化 高校档案 管理 危机 　　中图分类号：G472.4 文献标识码：A 　　信息化和数字化是当前的社会发展的主流趋势，在当前的背景下，我国在教育、建筑以及医疗等多个方面都加强了信息化技术的应用，目的是提升相关领域的核心竞争力和服务水平。对于教育信息化来说，指的是在教育领域深入和全面引入现代信息技术，进而促进教育改革的进步和发展，这个过程具有共享性和开放性、协作性和交互性，可以融合多媒体、智能化、网络化以及数字化，这样可以促进教育的跨越式发展。在当前的档案管理工作中，学校需要掌握具体信息，进而发挥这些信息的作用和价值。 　　1 高校档案管理存在的危机 　　当前的档案管理中，存在一定的潜在危机因素，所以在实际的档案管理中需要关注这些危机因素。具体的危机因素包括：一是档案的实体安全因素，二是管理技术方面的危机。这里所说的实体安全隐患，指的是地震和高温高湿等自然因素的影响，也包括档案丢失和无意破坏等人为因素。当前的高校档案中，还存在较多的纸质文件，所以更加容易受到人为因素的影响。在当前信息化和数字化的背景下，管理方面的技术影响因素比较多，必须引起重视。 　　1.1安全危机方面的因素 　　引发档案管理安全危机的因素比较多，主要包括外部环境的突然变化以及渐进性变化，这些变化会导致档案受到严重的影响，虫害以及高温潮湿都是比较常见的。还包括自然灾害等等，例如库房电线短路、雷击意见地震等等，这些因素可能导致可燃物品燃烧，让信息化电子设备受到影响。对于这些因素，档案管理人员需要做好相关的防护措施。对于雷击、地震等因素，需要提起重视，尽可能防患于未然。档案库房的设计需要符合标准，同时需要定期检查相关电器设备，避免电器超负荷运行，同时尽可能淘汰存在安全隐患的设备，避免出现不安全因素。 　　1.2电子档案危机 　　当前档案属于信息化档案管理的重要内容，是重要信息资源。电子档案具有独特的管理规范以及管理方式。以往的档案管理都是依靠人工，但是电子档案的管理需要借助于计算机信息系统才能实现。软件和计算机的性能对档案管理和文件处理的效率和质量有着直接影响，不兼容的应用软件和计算机在生成文件的利用和交换中存在一定的困难因素。与此同时，对于电子档案来说，信息并不固定于特定的物理位置上的，所以没有文件实体的概念。这种非实体化的特点，使得这些电子档案的完整性存在问题，缺乏纸质档案的真实性。所以，在电子档案管理的具体环节中，需要引入完善的管理措施。同时，需要确保这些档案的真实性，因为电子档案都是容易修改并且不会留下痕迹的，进入网络之后，文件的签署和信息控制都需要应用专门的技术。在技术层面，电子档案的管理离不开计算机设备，不同格式的文件需要使用不同的软件进行查阅，电子文件具有的这些复杂性提升了管理的难度，在实际的档案资料开发、利用和管理方面都出现了一定的问题。 　　2 信息化时代高校档案管理的对策 　　2.1关注档案管理信息化建设 　　对于高校管理层来说，需要把档案信息化建设当作学校的主要发展策略，并且明确当前的内部治理机构，把这方面的建设当成基础工作内容。高校档案管理信息化建设中，需要遵循先进的理念和原则，否则难以发挥信息化技术的优势。所谓的顶层设计，包括结构设计以及功能设计。这里所说的功能设计，涉及到学校的主要发展策略，需要遵循为师生服务的宗旨，统筹后勤保障、人事、科研以及教学方面的工作，这样可以有效发挥档案管理中心的作用，进而建设重要的信息维护、处理、归档以及汇总平台。这里所说的结构设计，指的是依据当前的学校内部治理机构变革，明确当前的学校网络系统架构，进而合理配置相关资源、管理权限以及信息流服务。当前的实践证明，建设有效的信息化管理制度，可以切实提升信息化发展水平，促进信息化服务效率以及质量的提升，进而构建维护成本和运行成本较低的体制，这样可以科学指导当前的档案管理信息化工作。 　　2.2重视档案管理的安全措施 　　在安全措施方面，需要制定严格和完善的档案信息安全保密制度，进而持续强化和培养从业人员的安全保密意识和安全防护水平。同时，高校需要引进比较先进的档案管理系统，进而落实严格的流程化处理机制，这样可以把具体责任落实到每个人身上，进而构建