公路工程监理文件资料管理几点体会.docVIP

公路工程监理文件资料管理几点体会 　　摘要:公路工程监理文件资料管理,是公路工程信息管理的一项重要工作,它是监理工程师实施工程建设监理,进行目标控制的基础性工作,文章以柳州绕城高速公路第二驻地办资料管理工作为例,浅谈一下个人的体会。 　　关键词:公路工程;资料管理;传送流程 　　中图分类号:U415文献标识码:A 　　文章编号:1674-1145(2009)20-0064-02 　　 　　一、监理文件资料管理的意义及传送流程 　　 　　1.对监理文件资料进行科学管理,可以为公路工程监理工作的顺利开展创造良好前提条件,有效地对工程进行控制;可以极大地提高监理工作效率;为公路工程整理竣工资料提供可靠的保证,同时积累宝贵的监理经验,不断地提高公路工程监理工作水平。 　　2.驻地办设置信息管理工作部门,负责驻地办所有信息管理工作,其中包括监理文件资料的管理。因此在工程全过程中形成的所有资料,都统一归口传递到信息管理部门,进行集中加工、收发和管理,如图1所示。信息管理部门是监理文件档案资料传递渠道的中枢。 　　 　　二、公路工程监理文件资料管理 　　 　　公路工程监理文件资料管理主要内容有:监理文件资料收、发文与登记;监理文件资料传阅、承办;监理文件资料分类存放;监理文件资料借阅、更改与作废。 　　 (一)监理文件资料的收文及登记 　　所有的收文都要进行登记(登记按监理信息分类进行),驻地办是按行政性管理文件、进度控制文件、质量控制文件、费用控制文件等分类登记。登记内容如表1,并在电脑按来文单位增做一份登记,因为在实际工作中,经常有些单位需要查找一些文件资料,按来文单位登记能快速查找一些(按监理信息分类登记便于今后竣工资料整理)。 　　 　　监理文件在有追溯性要求的情况下,应注意核查所填部分内容是否可追溯。如不同类型的监理文件之间存在相应对照或追溯关系(如工程变更令和工程变更批复),在分类存放的情况下,在文件和记录上注明相关文件的编号和存放处。 　　收文要附上文件处理笺,文件处理笺内容如表2,文件传阅过程中传阅人要签名并注明时间,传阅期限不得超过处理期限。对于收到重要的文件,将其复印到驻地办专栏予以公布,收到传真件要复印存放。 　　 　　 (二)监理文件资料发文与登记 　　发文由高级驻地监理工程师或其授权的监理工程师签名,并加盖驻地办图章。所有发文按监理文件资料分类和编码要求进行编码,在发文登记簿上登记内容如表3,所有发文驻地办都要存档一份。需要传阅和处理的文件要附文件处理笺,传相关人员传阅和承办。驻地办管理人员将文件及时归档,并在目录清单中做好记录。 　　 　　 (三)监理文件传阅 　　不管是收到的文件还是驻地办发文,经高监确定需要传阅的,应在文件处理笺上写明传阅名单和文件执行期限,相关人员传阅后签名和时间,传阅完后及时归档。 　　 (四)监理文件资料存放 　　监理文件经收文、发文、登记、传阅后,必须使用科学的方法进行存放,便于工程项目实施过程中查阅、求证,也便于日后整理竣工资料。驻地办备有存放监理信息的专用资料柜和资料盒(夹),建议使用统一的盒厚(5CM),文件盒脊背的字体使用电脑打印,统一字体,使文件整齐,美观。文件资料要保持清晰,不得随意涂改记录,保存过程中要保持记录介质的清洁和不破损。 　　行政性文件资料由管理人员直接存放,施工监理抽检资料由所负责的部门填写完整,签字齐全,移交管理人员。施工监理抽检资料必须与施工进度一致。行政资料由于较少,放在行政办公室,便于查找,施工监理资料较多,设置专门的地方存放。 　　1.工程刚开工,对收到施工设计图纸进行登记,编号,一般有几套图纸的,将图纸发放到各部门,做好记录。还有一些工程技术规范,法规、参考书等,也要做记录,编号,哪个部门领取,做好登记。 　　2.监理规划、监理细则、监理总结。监理规划和监理总结分别存放,监理细则较多,可根据专业不同分别存放,如“路基路面监理细则”为一盒,“桥梁结构监理细则”装一盒,“计量、测量、试验”装一盒。 　　3.监理行政性管理文件。(1)红头文件、函件(驻地办发文、上级单位、建设办、总监办、施工单位发文),按单位、年度分别存放;(2)会议纪要按单位、会议类型分别存放,如驻地办召开的会议按工地会议、监理例会、其他会议分别存放。上级单位、总监办、建设办按单位分别存放;(3)监理月报按年度分别存放,如一个年度有几盒文件的,要在盒侧面注明期数,如“2005年度监理月报第8期至12期”;(4)工程检查通报装一盒存放;(5)安全文件,专项工程应急预案、安全施工方案、安全检查分别装盒存放。 　　4.合同管理文件。(1)工程变更令报告及附件按合同段存放,工程变更令批复按总监办、驻地办分开存放,每装满一盒,要在文