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关于对企业档案数字化建设一点认识 　　摘要:随着社会信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的高速发展和推广应用 使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一,与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程,给我们企业档案工作带来了新的契机,信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题――这就是档案数字化建设。 　　关键词:档案数字化;管理 　　档案数字化,可更好地改善企业档案管理工作落后被动的现状。只有实现档案数字化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。电子 档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题,那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段,而解决这个问题的途径只有一个,那就是档案馆的数字化。目前,档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应,仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上,使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用,甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们企业档案工作者应积极应对,我们要不断学习科学知识,逐步掌握信息技术为档案工作服务,为社会主义经济建设服务,为社会主义精神文明建设服务 　　一、数字档案的优点 　　1.查询方便、快捷。2.安全保密。3.先进实用。 　　二、企业数字档案信息资源的获取 　　企业数字档案信息的来源主要包括传统档案馆的馆藏、各立档单位的档案文件材料和网上具有档案价值的电子文档,来源的多样性决定了数字档案信息获取方式的多样性,企业数字档案信息资源的获取方式主要有: 　　(一)馆藏档案的数字化 　　将传统档案馆馆藏的各种类型的档案,经过数字化加工处理后进入数字档案馆的档案管理数字化系统,这是数字档案馆数字档案信息资源形成的基础。 　　纸质档案的数字化加工处理主要通过扫描来完成,包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。 　　实物档案的数字化加工可以通过用数码相机拍照的方式来完成,这样形成的数码照片就是与实物档案相对应的数字档案信息,然后再通过上载存储在服务器上。 　　馆藏档案的数字化是企业数字档案信息的主要来源,通过馆藏档案的数字化,可以充分发挥传统档案馆的资源优势,加强数字档案馆的资源建设工作,促进数字档案馆的发展。 　　数字档案的接收 　　接收各立档单位的数字档案,是企业数字档案馆数字档案信息资源取之不尽、永不枯竭的基本来源,这主要包括企业内部的业务部门向档案部门移交的科技档案、实物档案等,以及企业外部的工程设计单位、施工单位在工程设计完成、工程竣工后向企业档案部门移交的竣工资料等。 　　在接收这部分数字档案时,为了保证所接收的数字档案信息的质量,企业档案部门应该积极研究、制订、出台相关的制度规定,明确接收范围、数字档案的存储格式及标准、接收的时间、方式等,从而进一步规范立档单位数字档案的整理和移交,保证新接收的数字档案符合企业档案部门的要求 　　(二)网上数字档案的收集 　　对于实行了办公自动化的企业来讲,在企业的局域网上存在大量的具有保存价值的公文,这部分公文应该成为网上数字档案收集的重点。由于文书档案立卷归档的对象就包括上一年度的重要公文,所以网上公文的收集同时也正是部分文书档案数字化副本的收集。已经拥有档案管理数字化系统的企业,可以通过系统与局域网之间的接口有目标、有重点地将需要归档的公文从局域网上收集到档案管理数字化系统中来,再经过分类、整理将收集到的公文与文书档案的卷内目录、案卷目录关联起来,使这部分公文可以作为文书档案的数字化副本来保存和提供利用。 　　三、企业数字档案信息资源的管理 　　企业档案部门通过馆藏档案的数字化、数字档案的接收、网上数字档案的收集等方式获取了数字档案信息,掌握了一定的数字档案信息资源,接下来要考虑的问题就是如何将这些数字档案信息资源管理好,如何管理才能使数字档案信息资源更规范有序、更安全,如何管理才能更方便用户的使用,笔者认为在数字档案信息资源的管理中要注意以下几个方面: 　　(一) 目录全文一体化管理 　　在传统的档案管理模式下,档案的案卷目录、卷内目录均为纸质目录,当用户需要查找某一件档案时,档案管理员先要去翻阅该类档案的案卷目录,找到案卷目录后再去查看更详细的卷内目录,然后再顺着卷内目录去查找需要的原文。在这种管理模式下,案卷目录、卷内目录、原文之间通过档