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关于档案信息化建设几点认识 　　摘要:随着改革开放的不断深入和信息技术的飞速发展,档案工作进入了信息时代。本文从基础设施建设、标准规范设计等几个方面分析了企业档案信息化建设的机遇与挑战。 　　关键词:档案　信息化　方案 　　 　　档案信息化建设是以档案业务为核心,以计算机、网络、信息技术为手段,以现代管理学为理念,以服务社会为宗旨而开展的一项具有划时代意义的新型工作模式。 　　 　　一、档案信息化建设的现状 　　 　　目前,档案信息化建设工作已纳入政府电子政务建设工程,硬件设施建设有了一定基础,网络建设逐步推进,但仍存在很多困难。 　　(一)缺乏资金。由于资金的缺乏,很多基层档案部门档案信息化建设的基础设施差,使用的计算机陈旧,型号不一,规格各异,无法建立基本的信息化工作平台。 　　(二)缺乏统一的技术标准。档案信息化建设的前提是基础工作的规范化和标准化。目前,没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息化管理的计算机管理软件系统。档案自动化管理工作尚无统一标准,无法全面推广。同时,档案的技术标准、工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应档案的信息化管理。另外,在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。这也制约了档案信息化建设的进程。 　　(三)缺乏专业人才。要实现档案信息化,首先要有现代化的管理人才,档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,大多档案部门都缺乏现代信息技术人才,其中档案信息处理复合型人才就更缺,大部分档案人员计算机水平偏低,甚至有机盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,更谈不上档案信息的电子化。 　　(四)档案馆仍未走出封闭状态。大多数档案馆的工作方式基本上是接收移交档案、编目立卷、存储入库、查阅调卷几步曲,档案馆类似于资料仓库,“活”信息被束之高阁,变成了“死”档案。档案介质仍囿于传统形式。目前档案馆绝大多数仍为纸质档案,光盘技术和机读方式虽已运用,但十分有限,数据库的建设与当今信息传输技术的要求相去甚远。电子文件接收归档管理仍未提上日程,资源共享观念淡薄。档案馆藏一直是衡量档案馆规模和地位的重要指标,于是追求自我实体拥有成为档案馆工作的重中之重。但如何将自我主体拥有的馆藏置于整个社会信息体系中,实现信息资源的共享,至今仍然未被重视。档案资源的深度开发远不能满足社会需要。 　　 　　二、对档案信息化建设现状的原因分析 　　 　　1　所需资金数量大,而筹集资金难 　　档案工作的重要性没有被充分认识到,难以被定位于一个适当的位置,资金方面没有保障,资金投入严重不足,以致不能确保档案信息化工作的顺利开展;检查和督促工作不能保障,优秀人才难以留住。将加大资金投入力度和各个档案局(馆)的信息化建设起来,才能更有利于档案工作和档案事业的发展。 　　2　缺少既会档案管理又会计算机操作管理的复合型人才 　　在实际工作中那种既会档案管理又会计算机操作管理的复合型人才非常少。档案部门待遇不高,优秀人才难以吸引进来,进来后又难以留住,冗员又难以消化,致使档案部门人员老面孔多,加之工作陈旧,导致档案工作缺乏生机和活力,工作效率低,效果差。 　　3　工作任务量大,所耗时间长是造成档案信息化现状的又一因素 　　馆藏档案数量巨大,且现阶段只能靠人工一点一点输入,输完后还要校对、修改、管理、维护、数据备份。能够胜任的工作人员少,再加上录入任务庞大,使得档案信息化建设实际操作举步维艰,所以实际工作的困难重重。 　　4　各软件企业相互竞争,造成各档案局(馆)档案管理系统不一致 　　档案管理系统软件利润高,价格贵,各软件企业各自推销各自的产品,造成各个档案局(馆)档案管理系统不够统一、规范,影响了档案信息化建设的整体进度。 　　 　　三、档案信息化建设的解决方案 　　 　　1　提高认识,统筹规划。首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义,它是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下,档案的文化性质和社会性质逐步强化,利用的范围和对象将逐步扩大。其次,作好统筹规划。将大量的档案数字化,是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查,包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划,包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。加强档案信息化建设知识的学习,使专兼职档案员掌握档案信息化的基本知识和技能,达到提高认识、增长知识和技能的目的。 　　2　档案数字化必须有所