文书会计经营档案的管理制度.docx

文书、会计、经营档案管理制度 1 总则 为了加强文书、会计、经营档案管理，充分发挥文书、会计、经营档案在公司生产经营工作中的作用，特制定本制度。 2 主题内容与适用范围 本制度说明了文书、会计、经营档案的形成，提出了归档要求，规定了归档和不归档范围，归档时间。 3 引用标准或政策规定 档发〔2002〕5号《企业档案管理规定》　 国家档案局　国务院国有资产监督管理委员会《国有企业文件材料归档法》 财会字〔1998〕32号文《会计档案管理办法》 国家档案局令　第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 4 归档原则 4.1 文书档案是公司各部门、各基层单位在各项工作活动中形成的具有保 存价值的文件材料，这些文件材料在办理完毕后由各部门(基层)兼职档案员在档案部门指导下，进行立卷，交公司档案室集中统一管理，任何部门 或个人不得擅自保存。 4.2 会计档案是会计工作中通过会计核算所产生的会计专业资料，它是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。由财务部整理，移交档案部门集中保管。 4.3 经营档案是反映公司生产经营活动的各项经济指标，包括企业销售、计划、统计、物资供应、用户信息、技术管理等工作中形成的档案。 4.4 凡归档的文件材料应齐全完整，并保持它们之间的有机联系。 4.5 各类临时工作机构撤销时，其工作期间所形成的文件资料应向公司档案室移交。 5 归档要求 5.l 归档文件采用年度、问题分类法。 5.2 需立卷归档的文件材料，其具体要求是：区分年代，分类清楚；保管期限，划分准确；组卷正确，保持联系；卷内文件，排列条理；去除铁钉，编写张号；登记目录，装订结实；案卷标题，简明确切；填写封面，清晰整洁。 其质量标准是： 5.2.l 要把反映公司内部活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收发文件、各种会议纪要、会议文件、重要会议资料、领导人讲话稿、各种统计表、照片、录像、录音带等，都应收集齐全。 5.2.2 区分年代，分类清楚。文件应按年代分别立卷，不同年代的文件， 不应混淆，对计划、预算、决算、总结、报告、统计报表，应放在内容针 对的年代；请示与批复，应以批复年代为准；法规性文件应放在批复和公 布的一年；长远规划，应放在文件内容针对的头一年；跨年度的会议，应放在会议开始的年代；其它文件，应以文件成文的年代为准。 5.2.3 保管期限，划分准确。要根据国家档案局对《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》的规定逐件审查鉴定，根据档案的价值确定保管期限。分别将永久、定期、具有保管价值的文件分别组成案卷。 5.2.4 组卷正确、保持联系。要按照文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，在区分文件保管期限基础上，以年度、问题分类、根据重要程度，文件多少合理组卷。对印本与定稿、正件与附件、请示与批复、批转件与原件应放在一起组卷，每个案卷的文件数量要适当，避免过厚或过薄。 5.2.5 卷内文件，排列条理。卷内每份文件应按其相互之间的联系，有条理的进行排列，对单一作者、单一问题的案卷，应按文件日期先后顺序排列；对单一作者、几个问题的案卷，应先排问题，后排时间；一个问题，几个作者的案卷，应先排作者，后排时间；印本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后，转发件在前，原件在后；会议文件按重要程度顺序排列。 5.2.6 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编号；图 表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。 5.2.7 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录， 对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名的应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填写有关内容。会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。 5.2.8　声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 5.2.9 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。 5.2.10　案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。 5.2.11　 5.2.12　装订案卷要整齐、结实、美观，不得将文件放倒、放反、放斜，装订时不得订住字，也不能漏订，案卷采用三孔一线装订法，装订长度大约是案卷长度的二分之一，孔眼不宜太大，用线绳装订，勒紧，打结。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装