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刍议建筑工程档案电子化应用 　　摘要：电子档案的形成可以有效地提高档案管理工作效率，使档案管理工作更加简易化、合理化。生产人员只需在办公室通过网络就可以查询到需要的资料，即节约时间，又能提高工作效率，安全快捷。 　　关键词：电子档案；现状 ；特点，措施 　　1.电子档案管理的现状 　　1.1电子档案认识的局限性 　　以前对档案管理都是把档案袋贴上封条，放在档案室里，这种做法不利于档案信息公布于社会、服务于社会，需要使用档案的时候极其不便，严重阻碍了档案管理的社会效益和经济效益。随着社会主义市场经济的不断发展，人们的价值观念也随之改变，已经意识到档案在经济中的重要作用，知晓档案信息资源能够带来巨大的经济效益。然而，在实际的档案管理工作过程中，出现了一些问题，少数人认为单位档案是单位的私有财产，档案信息就必须处于封闭状态，不愿意将档案放在网络上进行开放。 　　1.2电子文件的整理与归档受档案管理标准化进程制约 　　全系统实施计算机管理的前提与基础是档案管理的标准化。国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》为机关档案工作标准化管理奠定基础，然而，这项政策在各级机关中实施，并非易事。多数单位因为实施现行分类法有一定难度，仅考虑本单位的现状，实施本单位制定的分类方法，没有意识到档案工作的规范化对未来档案电子化的影响。 　　1.3计算机技术尚未大规模应用于档案管理 　　档案部门的人力、财力比较有限，某些档案部门没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，用纸质档案进行再次保存，形成两种类型文件共存共用的局面。电子档案的使用和推广正处于初级阶段，多数档案管理人员并没有接受过档案管理方面的教育，致使档案人员难以熟练的使用电子档案的软件，或者再软件的选择上比较盲目，计算机网络和计算机在档案管理中的作用没有充分地发挥出来。 　　2.电子文件特点 　　电子文件归档管理区别于传统的纸质档案管理，它有如下特点： 　　1.1信息的非人工识读性。 　　电子文件使用了人工不可识读的记录符号?D?D数字式代码，这种代码人工是无法直接破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。电子文件只有依赖于计算机系统，才具有生命力，才能发挥作用。 　　1.2信息的可变性。电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。 　　1.3信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。 　　1.4信息的可操作性。电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。 　　3. 电子文件在我单位的应用 　　工程档案电子化的应用，使我单位在工程档案管理方面变得系统与规范，在检索方面变得快捷和方便，做到最短的时间检索出的工程全文电子竣工档案。目前，我们的市政工程和房建工程从项目报建报批的准备阶段阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、工程验收备案文件均可实现软件全文检索利用。那如何保证电子档案的系统性、完整性、真实性？首先必须保证纸质档案的质量。针对这个各单位普遍忧心的问题，我单位主要采取分阶段、分责任部门进行严格的把控，具体通过五个阶段来保证电子档案的最终质量。 　　3.1在工程施工合约签订后，我单位作为建设单位由档案管理部门负责建设单位就与工程档案管理主管部门签订《城建档案报送责任书》。同时，对施工单位和建设单位现场负责人及监理单位进行档案相关要求培训，把纸质档案和电子档案整理方法和要求提前告知。把握档案指导的最佳时期。 　　3.2在工程施工过程中，档案管理部门采购定期、不定期形式对各施工单位、监理单位资料的整理情况进行抽查，并进一步跟踪落实整改情况和给予适时地指导。 　　3.3在工程验收时，各单位共同填写《工程竣工档案初步验收意见书》，主要由施工单位对竣工档案进行自检，自检合格情况写明并签章确认；监理单位对监理文件进行自检，对施工文件、竣工图进行检查，形成意见签章；建设单位工程负责部门对竣工档案进行检查验收，形成意见签章；然后由公司档案管理部门进行档案预审，对档案资料提出整改意见，负责填写《建设工程竣工档案验收申请表》报工程档案主管部门，并参加工程竣工验收会议。这样每个阶段，每个单位对工程竣工档案都有把控。 　　3.4工程档案接收时严格审核纸质与电子版内容的一致性，对电子版成果进行检查的同时，发现页面不正、缺页、不清晰等现象，要及时进行补充和修编，进一步确保了电子档案的的格式、质量、系统完整。 　　3.5对于档案专用的电脑，本单位要求不得联网，并由专人负责，