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区县档案馆档案分级管理概念特点及其可行性分析 　　摘要：关于档案分级管理的论述由来已久，但以法规条文的形式首次提出当属1999年《档案法实施办法》的修订。时至今日，档案界从理论和实践层面也分别进行了不同程度的探索与研究，但均侧重于宏观和国家级、省级层面，对于区县级档案馆档案分级管理的研究则几乎没有。本文立足于区县档案馆实际，提出档案分级管理的概念，用对比的方法总结归纳出档案分级管理的特点，并对区县档案馆实行分级管理从理论和实践两个层面进行可行性分析，从而为区县档案馆实行档案分级管理提供理论和实践支持。 　　关键词：档案分级档案管理区县档案馆 　　一、区县档案馆档案分级管理的概念 　　1999年修订后的《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）第三条规定：“各级国家档案馆馆藏的永久档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。”这是“档案分级管理”概念最早出现在档案法规之中，其后引发了档案分级管理的一系列理论探讨和实践探索，但对区县档案馆档案分级管理的探讨和实践较为少见。笔者在借鉴总结档案分级管理概念的基础上，结合区县档案馆档案管理实际，提出分级管理的概念，即区县档案馆档案分级管理就是在区县档案馆现有管理模式（传统管理模式）的基础上，对永久保管范围的档案依据档案价值标准，将永久档案划分为一、二、三级，并按照档案等级实施科学有序管理的行为。 　　二、区县档案馆档案分级管理的特点 　　任何一种管理模式或管理方式的出现必然会是在原有管理现状的基础上，并且有别于原有的管理模式。档案分级管理亦是如此，其有别于档案管理现状之处便是档案分级管理的特点。笔者所在的档案馆是区县级档案馆，且从事档案工作多年，对档案馆档案管理现状较为熟悉。对照本馆档案管理现状，笔者归纳总结出以下几个特点： 　　（一）标准的细化性 　　档案分级管理与传统档案管理的前提都是档案价值鉴定理论，但两者属于档案鉴定的两个层次，即档案分级管理中档案价值鉴定是传统档案管理中档案价值鉴定的深化。在传统档案管理模式中，档案的价值是通过档案保管期限的长短来显示的，其划分标准是档案保管期限表，但对于永久保管档案则不再进行价值判定。档案分级管理则是鉴定甄别具有永久保存价值档案之间的价值差异，分清玉石，从而对不同价值的档案施以更为科学的管理，其标准是在划分档案保管期限的基础上再对永久档案进行细化，确定永久档案的一、二、三级，因此其标准更具细化性。 　　（二）保管的特殊性 　　在传统档案管理模式中，馆藏永久保管档案以全宗为单位，按种类和载体分库集中存放，即同一类别、同一载体、同一全宗的永久档案集中存放在一起；但在档案分级管理中，对永久保管档案分出不同的等级，从而使得同一全宗、同一类别、同一载体的档案因其价值的不同，分别保存在不同的库房里，并且不同全宗、不同类别、不同载体但价值等级相同的档案存放于同一库房，这就使得分级管理后的档案在保管上存在其特殊性。 　　（三）保护的优先性 　　在档案分级管理中，档案的整理与保管按照不同的级别进行科学有序地管理，是对传统档案管理的一种突破。它通过对永久档案区分等级，从而对不同级别的档案采取相应的保管要求，集中力量对更为珍贵、更具价值的档案进行特别的保管与保护；而在传统档案管理模式中，档案的整理与保管是从维护档案之间的有机联系，以便查找利用为出发点，以全宗为界定，集中存放。即在档案馆中，同一全宗、同一类别的档案集中存放在同一个库房，以便日常保管和利用；永久档案在保管、保护方面一视同仁，不存在差异，因此档案分级管理体现档案保护的优先性，即优先对馆藏永久档案中等级较高的档案采取保护，并且根据不同的级别依次递减。 　　（四）利用的安全性 　　在传统档案管理中对档案的利用往往是利用原件或者复制原件，对于有些已进行数字化的档案则提供数字化扫描件，一般不制作仿真件等。因特殊情况经局（馆）长同意，一些永久档案还可以办理外借出馆手续，但档案分级管理对不同等级的档案采取不同的利用要求。如对一级档案则严格禁止提供原件，并且严格禁止外借出馆，因为这部分档案往往是馆藏档案中最为珍贵、最具价值的，有的甚至是孤本，一旦被损毁或丢失，将无法弥补，因此对其利用来说，应通过制作仿真件等方法制作复制件，使档案在提供利用中相对于传统档案管理中的利用工作更具有安全性。 　　三、区县档案馆档案分级管理的可行性 　　区县档案馆作为国家综合性档案馆的重要组成部分，其业务上受上级档案行政主管部门的领导，其行政上受本级地方政府的领导。近年来在国家档案局、省市档案局等上级部门的领导和要求下，区县档案馆在开展好常规业务工作的同时，陆续开展了国家重点档案抢救工程、中国档案文献遗产工程和特藏室建设等，有些区县档案馆特藏室建设甚至走在了前列，如北京市延庆