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商业性文件中心产生理论依据和实践原因 　　摘要:美国20世纪40年代末起源的商业性文件中心至今已成为文件信息领域提供社会化服务的专业机构。本文提出商业性文件中心是基于文件生命周期理论的完美实践,其产生和发展突出体现了文件生命周期理论全过程管理的思想。商业性文件中心产生的实践原因包括满足多元化的市场需求、体现社会分工的细化、追求文件管理效益、实现文件管理和信息服务的技术优势等。 　　关键词:商业性　文件中心　理论　实践 　　 　　笔者近年系统研究商业性文件中心后发现,这种机构在美国20世纪40年代末起源,至今已成为文件信息领域提供社会化服务的专业机构,并发展形成了一种成熟行业――文件管理与信息服务业。国内档案界对文件中心的产生原因和理论依据已经比较了解,究竟商业性文件中心与文件中心有何关系,商业性文件中心的产生有无理论依据和实践原因,国内同行探讨并不是很多。为此,笔者基于课题研究的需要,对商业性文件中心产生的理论依据和实践原因进行深入思考,提出一孔之见,供同行参考。 　　 　　一、商业性文件中心产生的理论依据 　　 　　研究商业性文件中心产生的理论依据之前,笔者认为应当明确商业性文件中心与文件中心的关系。据材料查证,商业性文件中心是文件中心的一种形式,是效仿政府文件中心的产物。20世纪40年代,二战之后,美国联邦政府机构及其职能活动大量增加,致使政府文件出现了史无前例的爆炸式增长。文件的大量产生直接促成了文件中心的出现。1941年,美国海军部首先设置了造价低廉的临时库房,用来集中保存平时已不常使用、却也不宜立即销毁或移交档案馆的大量半现行文件,这种临时库房成为文件中心的起源。文件中心费用低廉,取得了良好的管理成效,很快在其他政府机构推广。政府文件中心的成功及推广,带动美国商业界开始认识到建立商业性文件中心的必要性。1948年商业档案中心(BusinessArchivesCenter)建立,成为美国的第一个商业性文件中心。可以说,是政府文件中心的建立引领了商业性文件中心起步。更能证明商业性文件中心与政府文件中心密切关系的事实是,创办第一个政府文件中心和商业性文件中心的人都是美国国家档案馆工作人员艾默特(EmmettLeahy)。他被派往海军部担任文件协作主管,帮助设计了文件中心方案并受到海军部嘉奖。从国家档案馆离职后,他把建立海军部文件中心的成功经验引入商业领域,投资建立了第一个商业性文件中心。由此可见,商业性文件中心的确源自对政府文件中心的效仿。 　　国际档案界对商业性文件中心的定义也能证明商业性文件中心与文件中心的密切关系。笔者认为较为权威的定义当属国际文件管理者和指导者协会(ARMA International)的术语手册(Glossary of Records and Information ManagementTerms,April2007)给出的解释――“是保存其他组织的文件并以营利为目的提供有偿服务的文件中心(Arecordscenterthatstorestherecordsofotherorganizations and provides services on a for-profit,feebails)”。这一定义说明。商业性文件中心是文件中心的一种类型。 　　文件中心的理论依据是文件生命周期理论(TheoryofRecords’LifeCycle)。美国建立的海军部文件中心取得了巨大效益,后来推广到其他政府机构,并在美国普及,继而成为其他国家争相效仿的榜样。这种现象引起了西方档案界的普遍关注,引发了对其理论依据的思考。为了挖掘文件中心的理论根源,西方档案学者提出了文件生命周期理论,这一理论经过数十年不断发展和完善,被公认为文件中心的理论基础。 　　文件中心是基于文件生命周期理论的最佳实践。文件生命周期理论的基本内容包括三点:第一,文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程;第二,文件的完整运动过程由于文件价值形态的变化可划分为若干阶段;第三,文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的关系。文件生命理论将文件视为广义概念,包括现行文件、半现行文件和非现行文件。文件从形成到销毁或永久保存呈现出明显的阶段性特征,以此可将文件运动阶段划分为现行、半现行和非现行三个阶段,现行阶段的文件因机关需要频繁利用,一般保存在机关内部,服务对象以本机关为主。非现行阶段文件对机关的作用基本丧失,其中大多数因为没有历史价值而被销毁,少数具有永久保存价值的文件则需永久保存,保存场所转移至档案馆,服务对象由机关扩展到社会各界。而对于半现行阶段的文件,现行作用已经开始衰退,利用率也逐渐降低,服务对象仍以机关为主,但文件的历史价值尚未得到检验,不宜过早销毁或移交到档案馆,