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国外人事档案管理特点及启示 　　人事档案管理是为现代社会人力资源管理和利用创造条件#65380;提供相关人事数据和信息支持的重要活动#65377;当前随着全球信息化进程的加快,特别是在我国加入WTO之后,与国外的信息沟通变得十分必要#65377;因此,了解世界各国,特别是发达国家人事档案管理的做法并借鉴其中有益的经验,对改革和完善我国现有的人事档案管理具有重要意义#65377; 　　国外对人事档案定义的表述尽管不尽相同,但大多是指国家机构#65380;社会组织在人事活动中形成的,记述和反映人员经历#65380;德才水平和工作表现的,保存备查的文字#65380;表格及其他各种形式的原始记录#65377;另外,某些专业部门形成的公民状况文件#65380;健康状况文件#65380;财产和收入文件#65380;刑事和犯罪处理案卷#65380;基本统计文件等涉及个人秘密的档案文件也被视为人事档案的组成部分#65377; 　　 　　一#65380;代表性国家人事档案管理的做法 　　 　　受人事管理制度和档案管理体制的影响,国外人事档案管理的具体方法各有特色#65377;大多数国家的共同做法是对现职和非现职人员的人事档案进行区分管理#65377;一般来说,现职人员的人事档案由任职机构的人事部门集中保管;退休或离职人员的人事档案,往往由文件中心或档案馆集中保管#65377;下面选择美国#65380;法国和日本三个代表性国家,分别介绍其人事档案管理的主要做法#65377;其中,美国的做法比较有代表性,是重点介绍的对象#65377; 　　 　　(一)美国 　　由于社会制度的原因,美国的人事档案管理因雇员任职机构的所有制差别,可以分为公有系统与私立系统两大块#65377;在不同的系统,人事档案采取了不同的管理模式#65377; 　　公有系统的人事档案一般采取的是集中管理模式#65377;各级政府机构和其他公立组织的现职人员,其人事档案均由所在机构的人事部门集中统一保管#65377;“人事管理总署”(Office of Personnel Management)就是联邦政府管理公务员的中枢机构,总体负责联邦政府所属公务员的任用#65380;考核#65380;培训#65380;晋升和退休等事宜#65377;联邦政府各机构都统一设置了人事部门负责管理本单位现职人员的人事档案#65377;州政府以及其他地方政府中也类似地设有管理现职公务员人事档案的机构#65377;管理现职人员人事档案的机构有的叫“人事办公室”,有的称“人力资源办公室”,虽然名称不尽一致,但工作职责和范围基本相同#65377; 　　美国联邦政府系统的非现职人员,其人事档案则由“国家人事文件中心“(National Personnel Records Center)集中保管#65377;该中心设在密苏里州的圣路易斯,由“军职人员文件中心”和“文职人员文件中心”组成#65377;非现役军人,不管是军官还是士兵,在死亡#65380;离职或调动工作120天后,其人事档案都统一向军职人员文件中心移交#65377;其他政府雇员,无论职务高低,在死亡#65380;离职或调动工作120天后,其人事档案也统一向文职人员文件中心移交#65377;可见,国家人事文件中心就是联邦政府集中保管非现职人员人事档案的机构,其管理和利用方法可以说代表了美国人事档案管理的典型做法#65377; 　　在美国,利用人事档案的程序主要包括三步:第一步,提交书面授权#65377;如果是相对人本人,提交一份附有正式签名和日期的申请信#65377;如果利用者不是本人,并且相对人健在,提交相对人授权的签名信#65377;如果相对人死亡,提交死亡证明#65377;假如相对人年龄已超过百岁,则无需提交死亡证明#65377;第二步:提交便于文件中心确认文件所需的信息,包括相对人任职期间使用的全名#65380;出生日期#65380;社会保障号#65380;任职机构的名称,任职开始时间和离职时间#65377;第三步,列出所需利用的文件或信息,说明利用目的#65377; 　　私立系统的人事档案一般采取分散的社会化管理模式#65377;企业#65380;公司或其他私立组织的雇员,其人事档案往往由本单位的人事部门保管#65377;如果雇员出现死亡#65380;辞职或工作调动等情况,其人事档案仍然保留在原供职单位#65377;有的情况下,企业#65380;公司或其他私立机构也把进入半现行期的员工档案移交到商业性文件中心寄存#65377;雇员进入新的单位,就建立起新的人事档案#65377;可见,这种做法的突出特点是“人档分离”#65377; 　　此外,美国人事档案管理的特色之处还在于一些专业部门也保存着大量的个人数据,如社会保